Бесплатный доступ к журналу

Коммерческий директор

Онлайн-совещание: инструкция по организации и проведению

  • 26 декабря 2018
  • 79
Онлайн-совещание: инструкция по организации и проведению

Расскажем, как организовать эффективное совещание и принять коллективное решение по важным вопросам.

Вы узнаете:

  • Как подготовить и провести онлайн-совещание.
  • На что обращать внимание при подготовке и проведении онлайн-совещания.
  • Что лучше: онлайн-совещание или классическое.

Онлайн-совещание – это совещание с сотрудниками или партнерами, организованное с помощью сети Интернет.

Организация онлайн-совещания

Каждый руководитель знает, как важно донести до собеседников всю информацию на совещании и добиться необходимого отклика. С приходом инновационных технологий ситуация упростилась и усложнилась одновременно. Больше нет необходимости собирать всех участников совещания в одном месте, достаточно организовать связь через интернет. Появились и новые сложности –нужно учитывать разницу часовых поясов.

Онлайн совещание – это собрание сотрудников компании, проводимое через интернет. В процессе этого заседания участники обсуждают текущие вопросы, просматривают документы, презентации, обмениваются идеями и вырабатывают новые рабочие стратегии.

Весь процесс подготовки и проведения онлайн-совещания проходит в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

Подготовка к онлайн-совещанию

На первом этапе проводятся подготовительные работы.

  • Выбор формата. Организатор должен знать, какой именно формат позволит добиться максимальной эффективности от проводимого собрания. Если необходимо проинформировать персонал о каких-то глобальных нововведениях или провести встречу-презентацию, то стоит сделать официальное собрание. Если встреча относится к разряду плановых и связана с решением текущих проблем, разработкой планов на ближайшее время и т.д., можно ограничиться более узким кругом участников и более простым форматом.
  • Формулировка точной цели. Целью любого совещания, вне зависимости от режима проведения, является выработка коллективного решения после обмена данными. В каждом конкретном случае цель определяется инициатором.
  • Назначение даты и времени. Эффективность подобных мероприятий повышается, если они проводятся в начале недели и утром. Если среди участников есть люди, находящиеся в других часовых поясах, это также необходимо учитывать. Время должно быть оптимально для всех участников. Исключение – срочные совещания, которые могут проводиться в любой момент.
  • Разработка повестки совещания. От того, насколько проработана повестка дня, зависит и то, как будет проходить совещание. В первую очередь обсуждаются текущие вопросы, которые можно решить быстро, далее – спорные и сложные. Повестка заранее рассылается всем участникам совещания. Каждый участник может ознакомиться, подготовить свои предложения и возражения. Также своевременное уведомление дает возможность участникам заранее определиться с тем, будут они участвовать лично, или вместо них к обсуждению важных вопросов подключится уполномоченное лицо. Грамотная повестка включает в себя следующие разделы:
  1. цель, дату и время проведения онлайн совещания;
  2. перечень участников;
  3. список проблем, которые будут обсуждаться;
  4. главную тему.
  • Создание списка участников встречи. Чем больше количество обсуждаемых тем и участников, тем лучше должна быть организация онлайн-совещания. Некоторые проблемы могут решить всего 2-3 человека. Разрабатывая список участников онлайн-совещания, необходимо иметь в виду ряд важных факторов:
  1. вопросы, которые нужно обсудить, и решения, которые нужно принять;
  2. информация, которая должна быть получена от участников в процессе совещания;
  3. информация, которая должна быть передана участникам;
  4. роль, которую каждый приглашенный будет играть в принятии решения по тем или иным вопросам.

Результат встречи зависит от того, насколько компетентны будут участники. Планируя состав, необходимо руководствоваться не только целями совещания, но и личностными и иными характеристиками человека.

В онлайн-совещаниях такой подход особенно важен. При проведении обычной встречи каждому участнику не требуется подключать камеру и гарнитуру для выступления. Поэтому на онлайн-конференцию приглашаются те люди, без которых эта конференция не может пройти.

Проведение онлайн-совещания

Виртуальная встреча должна начинаться вовремя.

Совет: Во избежание опозданий и прочих недоразумений в приглашениях укажите, что все участники онлайн-конференции должны авторизоваться примерно за 10 минут до начала.

Примерно за полчаса до начала мероприятия участникам рассылается письменное напоминание. В письмо включается информация, которая необходима для входа в конференцию, и список вопросов, входящих в повестку дня.

Один из главных факторов успешного совещания, в том числе виртуального – это соблюдение регламента времени. Если собрание затянулось, целесообразно устраивать небольшие перерывы на 5-10 минут в каждый час. И один большой, если встреча должна продлиться 3 часа и более.

Как увеличить пользу онлайн-совещаний

Плохо организованные совещания абсолютно бесполезны и даже вредны. Потому что сами по себе они добавочной стоимости не создают, а вот времени на них тратиться может огромное количество. Каким должно быть собрание, чтобы действительно двигать, а не стопорить рабочий процесс? Как сделать его полезным при минимуме затрачиваемого времени?

Узнайте правила от журнала «Коммерческий Директор», которые помогут вам увеличить пользу онлайн-совещаний и сделать их максимально эффективными. 

Узнать 6 правил

Техническая часть онлайн-совещаний

Перед началом онлайн-конференции каждому участнику имеет смысл сделать несколько простых действий.

  • Перегрузить компьютер, чтобы не пришлось этого делать в самое неподходящее время и затем заново проходить авторизацию в конференции.
  • Проверить звук и микрофон. Сообщение может слегка «подвисать». Если проблемы со звуком или микрофоном, люди не будут понимать друг друга, а совещание будет непродуктивным.
  • Не стоит перегружать мероприятие. Например, одновременно проводить видеоконференцию и демонстрировать видеофайл с данными. Слабое место большинства онлайн-конференций – скорость загрузки. Если вы испытываете проблемы со связью, имеет смысл воспользоваться гарнитурой – это повышает шансы на то, что вас услышат, и вы услышите все, что говорят другие.
  • Установите фон. На столе не должно быть ничего лишнего. За спиной не должно быть посторонних – это непрофессионально. Лучшим вариантом будет установить в качестве фона бренд волл с логотипом вашей компании.
  • Проверьте оборудование. Внешняя камера может обеспечить лучшее изображение. Вместо встроенного микрофона и динамиков стоит воспользоваться качественной гарнитурой. Она пригодится не только в одном совещании, но и при повседневной работе.

Основная часть онлайн-совещания

В назначенное время каждый участник соревнования переходит по ссылке из письма-приглашения. Подключается веб-камера, микрофон, гарнитура. Далее начинается совещание, где участники выступают и обмениваются идеями по тому или иному вопросу.

Виртуальное совещание не ограничивается только формальной частью. Здесь есть ряд других возможностей:

  • Демонстрация презентаций. Сотрудник заранее делает презентацию по одному из вопросов из повестки дня и демонстрирует ее всем участникам онлайн-конференции. После этого следует обсуждение, если оно предусмотрено регламентом.
  • Совместный просмотр сайтов либо программ. Участник может запустить на своем компьютере или ноутбуке демонстрацию экрана и дать возможность остальным участникам просматривать запущенные программы или сайты. Следует помнить, что рабочий стол должен соответствовать имиджу делового человека, это говорит о его профессионализме.
  • Чат. Участники встречи могут обмениваться быстрыми сообщениями, уточнять какие-то вопросы, касающиеся совещания.
  • Опрос. По итогам голосования принимается решение по той или иной проблеме.
  • Запись. Если один из участников пропустил встречу, часть встречи или хочет освежить в памяти некоторые нюансы, онлайн-конференция записывается. Впоследствии каждый желающий сможет ее просмотреть.

Если вы планируете организовать показ слайдов, делайте их простыми и лаконичными. На них должны отражаться основные тезисы, к которым в дальнейшем даются развернутые комментарии. Слайды демонстрируются лишь тогда, когда они помогают донести идею участника встречи.

Все приложения, которые не используются в совещании, должны быть закрыты.

Споры на онлайн-совещаниях

Один из нюансов онлайн-мероприятий заключается в том, что у участников не получится спорить друг с другом так, как это происходит на реальной встрече.

За соблюдением регламента должен следить организатор совещания или назначенный модератор.

Чтобы удерживать внимание участников онлайн-совещания, необходимо, чтобы они были вовлечены в процесс. Объясняйте каждое свое действие: выбираете нужный файл, переключаетесь между приложениями, открываете доступ к рабочему столу. Так участники будут более внимательно следить за всеми манипуляциями, проходящим на экране.

Итоги и оценка проведения онлайн-совещания

Организатор совещания должен вести протокол. Макет готовится заранее и правится по ходу встречи в зависимости от конкретных действий и результатов. По окончании совещания протокол рассылается участникам. Лучше всего сделать рассылку в течение часа с момента окончания: именно быстрое распространение протокола встречи и важных данных считается одним из достоинств онлайн-конференций.

Человек, отвечающий за ведение протокола, делает следующее:

  • Фиксирует важные мысли рядом с текущим вопросом.
  • Записывает принятое решение и имя работника, который назначен ответственным.
  • Контролирует время, выделенное для обсуждения каждой темы.

Протокол онлайн-совещания – это руководство к действию. При его грамотном оформлении организатор может быть уверен, что все присутствовавшие работники в курсе тем, которые поднимались на совещании, и принятых решений.

По окончании онлайн-совещания, его стоит тщательно проанализировать на предмет ошибок и исключить их повторение при проведении следующих конференций.

Все решения, принятые на онлайн-совещании, должны выполняться. Это необходимо проконтролировать отдельно, связавшись с ответственными лицами. Если решение не выполняется, назначается другое лицо или дата следующего совещания, где будет обсуждаться новый пакет проблем с последующей разработкой решений.

Важная новость для подписчиков!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.