Бесплатный доступ к журналу

Коммерческий директор

Администрирование персонала как необходимый элемент управления компанией

  • 9 января 2019
  • 59
Администрирование персонала как необходимый элемент управления компанией

Как связаны управление персоналом и кадровое администрирование, на что влияет наличие такой системы, кто отвечает за ее функционирование, можно ли автоматизировать некоторые процессы кадрового учета? Ответим на эти и другие вопросы в статье.


Вы узнаете:

  • Что понимают под термином «администрирование персонала».
  • Какие преимущества дает компании отлаженная система кадрового администрирования.
  • Какое место занимает администрирование персонала в структуре предприятия.
  • Как соотносятся кадровое администрирование персонала и HR в компании.
  • Можно ли автоматизировать администрирование персонала и с помощью каких программ.

Администрирование персонала в современной компании свидетельствует о качественном управлении и достаточно развитой корпоративной культуре.

Суть кадрового администрирования персонала

Под понятием «администрирование персонала» следует понимать комплексную систему управления движения и учета кадров, принятую на предприятии. Эта система включает в себя ведение кадрового делопроизводства, ведение гражданско-правовой документации по оформлению отношений между персоналом и компанией, а также разработку локальных нормативных актов.

Наличие четкого и слаженно функционирующего кадрового администрирования персонала говорит об эффективности внутренней организации компании. Это признак развитой корпоративной культуры и высокого качества управления предприятия в целом. Кроме того, грамотное оформление движения и учета персонала – это залог успешного прохождения проверок трудовой инспекции и прочих контролирующих органов.

Как правило, функцию администрирования персонала передают отделу кадров, частично – бухгалтерии, частично – юристам фирмы. Некоторые компании для комплексного ведения этой работы или выполнения ее части привлекают сторонние аутсорсинговые организации, которые специализируются на кадровом учете.

Особенность профессионального администрирования персонала заключается в том, чтобы все действия, связанные с кадрами, строго соответствовали нормам федерального законодательства. А также не противоречили разъяснениям Министерства труда и социальной защиты, ПФР, ФСС и проводились с учетом правоприменительной практики.

Кадровой документации на сегодняшний день довольно много, из года в год она меняется. Если предприятие крупное, управление движением и учет персонала необходимо вести с особым вниманием, обладая достаточной компетенцией. Система кадрового администрирования нужна, чтобы работодатель соблюдал закон и действовал в рамках регламентов. В случае проверки нарушение законодательства может дорого обойтись компании. Поэтому главная цель управления администрированием персонала – это разработка, внедрение и последующее ведение кадрового учета и документооборота в соответствии с требованиями Трудового кодекса и других нормативных актов.

Что дает компании система администрирования персонала

Если в компании действует достаточно эффективная система кадрового администрирования, это позволяет:

  • Разрабатывать кадровые документы и принимать решения, не противоречащие требованиям трудового законодательства.
  • Выстраивать наиболее эффективную организационно-штатную структуру компании.
  • Обеспечивать в кадровом документообороте грамотное сопровождение деятельности каждого сотрудника.
  • Контролировать состояние кадрового состава компании, выявлять необходимость открытия новых вакансий, перевода или повышения определенных сотрудников.
  • Правильно осуществлять учет рабочего времени.
  • Своевременно и в полном объеме выплачивать работникам пособия, компенсации, предоставлять отгулы и отпуска.

Это не полный перечень преимуществ, которые дает компании качественное управление по кадровому администрированию персонала.

Управление персоналом как часть администрирования: опыт IKEA и Burger King

Каждый руководитель хотя бы раз задавался вопросом, почему одни компании достигают целей, а другие нет. Успех предприятия во многом зависит от того, способны ли сотрудники решать поставленные перед ними задачи. Это напрямую связано с тем, как в компании взаимодействуют руководители и подчиненные, как построена система мотивации и администрирования персонала.

Существуют разные модели управления. Они получили названия в честь стран, где их культивировали.

Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий Директор», какие модели применяют компании, завоевавшие мировое признание. Выберете ту, которая подходит вашему бизнесу и смело применяйте ее.

Узнать опыт IKEA и Burger King

Администрирование персонала в структуре предприятия

Основная часть работы ложится на отдел кадров/службу персонала. На некоторых предприятиях выделяется отдельная должность – специалист по кадровому администрированию персонала. Или же эти вопросы может курировать руководитель отдела по персоналу.

Это подразделение администрирования персонала занимается кадровым учетом и документооборотом компании. В его функции входит:

  • Оформление процедур приема, перевода, увольнения работников в соответствии с требованиями трудового законодательства.
  • Учет кадрового состава компании.
  • Обработка и хранение персональных данных всех сотрудников, а также лиц, привлеченных к выполнению подрядной проектной работы по гражданско-правовым договорам.
  • Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел сотрудников.
  • Оформление и выдача по запросам сотрудников справок о трудовой деятельности и стаже.
  • Подготовка документов, необходимых для назначения пенсии и подтверждения страхового стажа.
  • Организация и учет рабочего времени сотрудников, составление графика отпусков.
  • Ведение законодательной и кадровой баз данных, их своевременное пополнение и актуализация.
  • Подготовка локальных нормативных актов, внедрение и контроль за их соблюдением на предприятии.
  • Подготовка необходимых документов для наложения дисциплинарных взысканий или представления работников к поощрениям.
  • Контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
  • В некоторых компаниях реализуют также сбор информации и анализ причин текучки персонала.

Как соотносятся кадровое администрирование персонала и HR в компании

HR-менеджмент и кадровое администрирование связаны в рамках одного предприятия. Управление администрирования персонала – это один из инструментов и часть работы HR. Специалисту в области управления персоналом важно знание норм трудового законодательства, в том числе актуальных его изменений, а также основ кадрового делопроизводства и процедурных вопросов оформления кадровых документов.

Важная новость для подписчиков!

Можно ли автоматизировать администрирование персонала

Многие компании постепенно приходят к идее автоматизации кадрового администрирования. Благодаря тому, что все процедуры этой кадровой работы четко регламентированы, можно стандартизировать систему и привести ее к автоматизации. На сегодняшний день на рынке IT представлен довольно широкий выбор специальных программ. При этом затраты на приобретение такой программы окупаются уже через несколько месяцев.

Автоматизация администрирования персонала позволяет:

  • Создавать кадровые документы, отчеты, ускорить их подготовку.
  • Вести карточки сотрудников и штатное расписание.
  • Вести учет движения кадров, рабочего времени, отпусков и т.д.

Программы для автоматизации администрирования персонала

  • 1С: Зарплата и управление персоналом. При установке этой программы можно выполнять все необходимые задачи по учету персонала и вести воинский учет. Система полезна и для бухгалтеров, и для HR. Цена за одно рабочее место – от 7 000 ₽ до 109 000 ₽ в зависимости от функционала.
  • Отдел кадров. Цена – от 4 900 ₽ до 10 900 ₽ за одного пользователя. Если в компании меньше 15 работников, то пользоваться системой можно бесплатно, но без обновлений.
  • Кадры Плюс. Стоимость – от 6 900 ₽ до 27 500 ₽. Демоверсия – 55 дней.
  • Сотрудники предприятия. Бесплатная программа. Дополнительные возможности: напоминание о необходимости прохождения медкомиссии, возможность сфотографировать сотрудника.
  • Персонал Бизнес. Бесплатная программа. У сервиса есть платная версия Pro (от 10 000 до 20 000 ₽) с возможностью ведения учета по нескольким фирмам.

В большинстве случаев трудовая инспекция придерживается консервативного подхода в отношении автоматизации кадрового учета, в том числе использования электронных подписей. Но судебная практика признает кадровый электронный документооборот. Есть ряд решений, где суды признают факт ознакомления работника с локальными нормативными актами посредством электронного документооборота. Работникам в таком случае бесполезно заявлять о неосведомленности.

Кроме того, если в компании действует электронный документооборот, работники тоже могут передавать информацию работодателю таким способом.

Любая из подобных программ автоматизирует большинство кадровых бизнес-процессов. С помощью ПО кадровик может вести учет личных дел, движения персонала, отпусков, больничных, неявок, переработок, обучений, табельный учет, формировать кадровые документы, хранить информацию по сотруднику в одной личной карточке, даже если он занимает несколько должностей, создавать отчеты, в том числе для военкоматов, ПФР, Росстата.

Программа оповещает кадровиков о завершении испытательных сроков, срочных договоров, сроков действия обучений, аттестаций, о наступлении отпусков по графику. Кроме того, современное ПО автоматически рассчитывает стаж работника и формирует график рабочего времени на основании приказов о неявках и переработках, а также позволяет загружать данные с электронной проходной.

Программы разрабатываются и адаптируются для различных сфер деятельности, к примеру, производства, медицины, госслужбы и образования.

Плюсы автоматизированного администрирования персонала:

  • Унификация кадровых процедур и всех бизнес-процессов, используемых внутри предприятия.
  • Минимизируются технические ошибки, описки и опечатки, которые случаются по вине человеческого фактора.
  • Оперативное внесение текущих изменений в базы данных.
  • Одновременное обновление информации.
  • Формирование отчетов в автоматическом режиме.
  • Принятие грамотных и обоснованных управленческих решений.
  • Повышение качества управления персоналом и повышение производительности труда.

Вывод

Независимо от размера предприятия и сферы его деятельности, внедрение системы администрирования персонала имеет важное значение. Главная цель – это контроль компании за соблюдением требований трудового законодательства.

Благодаря действующей системе кадрового администрирования работодатель может: исключить нарушения, обеспечить отсутствие трудовых споров и замечаний при проверках государственной инспекции труда, минимизировать штрафы и текучесть кадров.

При выстроенной системе администрирования персонала сотрудники четко понимают, что все требования работодателя обоснованы и законны, поэтому они более лояльны и позитивно расположены к руководству.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.