Ваш доступ к журналу

Коммерческий директор

Контроль руководителя: 5 видов, 5 инструментов и 5 советов управленцам

  • 25 января 2019
  • 130
Контроль руководителя: 5 видов, 5 инструментов и 5 советов управленцам

О том, как руководителю выстроить систему контроля в организации, какую форму отчетности выбрать и как не навредить рабочему процессу, читайте в нашей статье.


Вы узнаете:

  • Что важнее: контроль результата или процесса.
  • Как и кого должен контролировать руководитель.
  • Какие существуют виды контроля руководителя.
  • Какие советы по контролю для руководителей дает «Коммерческий Директор».

Задача руководителя – обеспечивать эффективную и слаженную работу предприятия. Многие привыкли оценивать исключительно результат, но у поэтапного контроля есть свои преимущества – например, не придется в срочном порядке поднимать документацию и искать виноватых, если что-то пойдет не так.

Контроль руководителя за процессом и/или результатом

Контроль руководителя часто заключается только в оценке результата проекта. Многие считают, что если процесс завершен успешно, то не имеет значения, как работники его провели. Но в случае неудачи потребуется углубиться в ход работы, чтобы выяснить причину.

Причиной того, что результат не соответствует ожиданиям, может послужить отсутствие у сотрудника необходимых навыков, чрезмерная загрузка персонала, плохо отлаженная система работы, отсутствие мотивации у сотрудников, неверная постановка задачи или завышенные ожидания.

Кого и как контролировать

Допустим, мы убедились в необходимости контроля всего хода работы. Но то, насколько эффективен контроль со стороны руководителя, напрямую зависит от тех работников, которым мы собираемся уделить пристальное внимание.

Если речь идет о тех работниках, чья деятельность строго регламентирована и состоит в тщательном выполнении служебных обязанностей, то контроль процесса очень важен. Например, бухгалтер, кассир, аналитик или оператор службы поддержки выполняют ежедневно схожий набор функций, который и является их основной задачей. Эти показатели просты в учете, их можно посчитать и оценить.

Гораздо сложнее следить за процессом выполнения задач, которые сложно регламентировать. Речь идет не только о творческой составляющей сотрудников креативных профессий, но и о задачах, которые могут быть достигнуты разными способами или в принципиально разные сроки.

Оперативный контроль руководителя необходим, если речь идет о новых сотрудниках. Предоставив свободу действий специалисту, не имеющему достаточного опыта, вы рискуете ресурсами предприятия.

Виды контроля в работе руководителя

Существует несколько видов контроля, которые также можно разделить на подкатегории. Основные формы контроля руководителя представлены ниже.

Предварительный контроль

Это разработка определенных установок до начала самих работ. В данном случае оцениваются материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Например, до начала выполнения пошива изделий необходимо проверить качество сырья, а перед назначением на проект сотрудника – убедиться в его компетентности.

Текущий контроль

Представляет собой наблюдение за ходом выполнения работ, а в качестве объекта выступают работники предприятия, занятые в процессе. Для осуществления данной формы контроля необходимо получать отчетность об этапах работ. Сюда относятся систематические проверки, контроль качества.

Текущий контроль можно разделить на 2 категории:

  • Стратегический. Оцениваются качественные и количественные показатели с целью выявления эффективности использования ресурсов. Чаще всего в данном случае отслеживается производительность и соответствие используемых методов, средств и инструментов современным стандартам.
  • Оперативный. Оценивается последовательность действий, затраченное время, качество выполнения операций. При данной проверке отслеживаются загрузка оборудования, выполнение норм, соблюдение графика, запасы сырья и динамика расходования финансов.

Заключительный контроль

Представляет собой отчет о завершении процесса, его основой служит обратная связь. Примером финального контроля может стать оценка образца, соответствие полученных данных ожидаемым, испытания изготовленной продукции. Он может проводиться как на самой последней стадии, так и в срок, оговоренный заранее.

Внешний контроль

Внешний осуществляется управляющим лицом или специально назначенными сотрудниками. Считается, что работа выполняется эффективнее, если проводится под наблюдением вышестоящего сотрудника. Причины для подобного вывода:

  • Поощрения и взыскания основываются на результате контроля.
  • Внимание к данному виду работ говорит об их важности, поэтому сотрудники проявляют усердие, чтобы быть замеченными.
  • Обсуждение в коллективе мотивирует работников работать лучше.

Также к отдельному виду внешнего контроля относится оценка действий предприятия сторонними специалистами – анализ, аудит, консультация. Более простой формой стороннего внешнего контроля является услуга «тайный покупатель». Мнение клиентов можно узнать также с помощью специальных опросов или анкет.

Внутренний контроль

Внутренний контроль подразумевает самостоятельную оценку работы ее исполнителем. В этой ситуации чрезвычайно важно вовремя найти ошибку и выявить возможность ее исправления. Самоконтроль эффективен, если:

  • Климат в коллективе благоприятен.
  • Руководство приветствует демократию.
  • Основная форма работы – групповая.

Правила эффективного контроля подчиненных для руководителя

Контроль руководителя в организации зависит от нескольких факторов, которые определяют его успешность:

  • Контроль должен быть регулярным. Если проверка проводится время от времени, то сотрудник может относиться к работе халатно, надеясь избежать отчета о проделанной работе.
  • Контроль должен быть прозрачным. Если вы контролируете подчиненного, то он должен быть осведомлен о том, что проверка состоится, а также о том, что именно и каким образом будет проверяться.
  • Контроль должен быть единоличным. Один вид работ оценивается одним руководителем.
  • Задача должна быть поставлена предельно ясно. Составление регламента, форм отчетности, выработка стандартов позволяют систематизировать и улучшить получение отчетов о проделанной работе.
  • Более важным задачам следует уделять больше внимания. Степень контроля прямо пропорциональна важности проекта.

Как руководителю контролировать работу филиалов

Контроль руководителя над подчиненными: 5 видов, 5 инструментов и 5 советов управленцам

В любой компании наступает момент, когда руководство решает осваивать регионы, создавая дочерние предприятия или сеть филиалов. Изменения могут значительно осложнить работу коммерческого директора: в одном регионе воруют, другой не приносит запланированной прибыли, в третьем падают продажи. Как отладить деятельность дочерних структур, чтобы не допустить подобных проблем?

Узнайте об этом из статьи электронного журнала «Коммерческий Директор» по ссылке. 

Узнать из статьи...

Инструменты контроля для руководителя

Существует несколько методов, позволяющих осуществлять контроль за работой подчиненных. Самые распространённые из них приведены далее.

Наблюдение за рабочим процессом

В данном случае руководитель включается в рабочий процесс и отмечает, как ведет себя сотрудник.

Такой метод используется в качестве профилактики, чтобы избежать грубых ошибок и уточнить алгоритм действий сотрудников. Подходит для незапланированных проверок, а также для контроля за молодыми сотрудниками.

Анализ отчета выполненных работ

Этот вид контроля подразумевает составление письменного отчета. Подходит для регулярного использования и позволяет зафиксировать результаты на разных стадиях готовности проекта.

Оценка качества

Этот способ подходит для контроля работ, связанных с изготовлением товара, который можно оценить по определенным параметрам. Позволяет сразу оценить результаты труда и сделать определенные выводы. Минус – контроль качества обычно производится в финале и не всегда существует возможность внести правки.

Устный отчет о проделанной работе

Такой способ контроля можно использовать в качестве промежуточного, обращаясь к нему на всех этапах работы над проектом. Позволяет внести оперативные правки в работу и избежать ошибок. Но из-за отсутствия фактического подтверждения такая форма контроля может восприниматься подчиненными недостаточно серьезно.

Совещание

Групповая форма оценки деятельности, которая позволяет произвести обмен опытом и избежать повторения одних и тех же ошибок разными сотрудниками. Такой вид контроля особенно подходит для оценки эффективности групповых проектов. Он также позволяет оперативно перераспределить нагрузку между всеми работниками и стимулирует их на достижения.

Важная новость для подписчиков!

Советы руководителю по контролю подчиненных

Контроль – это не негатив

Чаще всего необходимость отчитываться ассоциируется у работников с отрицательным аспектом: выявлением ошибок, применением дисциплинарных взысканий и т.д. Но руководитель должен постоянно вести наблюдение за рабочим процессом, чтобы вовремя выявить нарушения и исправить их до того, как они нанесут ущерб.

Не допускайте тотальной слежки

Контролирующие действия должны быть своевременными и регулярными, но ненавязчивыми и отбивающими у персонала все желание работать. Не действуйте скрыто, ведь контроль распоряжений руководителя заключается в том, чтобы повысить эффективность работы и сделать выполнение процесса удобнее.

Не имитируйте контроль

Подчиненные должны знать, что их оценивают, а результат проверки должен быть оглашен. Сотруднику недостаточно знать о возможной грядущей проверке, ему важно понимать, что его действия эффективны. Контроль поручений руководителя – не простая формальность, а инструмент регулирования трудового процесса.

Обсудите результаты проверки с исполнителем задачи

Совместные действия вызывают больше отклика и побуждают сотрудников относиться более ответственно к своим обязанностям. Также совместные коллективные обсуждения помогают избежать аналогичных оплошностей других сотрудников в будущем.

Держите эмоции при себе

Контроль не должен иметь эмоциональной окраски. Если вы чувствуете, что готовы сорваться и не отдаете себе отчет в собственных эмоциях, то лучше отложить процесс проверки на потом, чтобы честно и беспристрастно оценить результаты.

Вывод

Контроль поручений руководителя призван помочь сотрудникам справиться с решением поставленной задачи. Он не должен быть вынужденной мерой.

Основная задача контрольных проверок – выделить недочеты и сделать рабочий процесс более понятным и плодотворным.

Выбор формы контроля зависит от структуры и особенностей деятельности организации.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНУЮ СЕТЬ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНУЮ СЕТЬ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.