Ваш доступ к журналу

Коммерческий директор

Командировка работника: грамотное оформление всех нюансов

  • 4 февраля 2019
  • 112
Командировка работника: грамотное оформление всех нюансов

Узнайте из этой статьи, как организовать и документально оформить командировку для сотрудника.


Вы узнаете:

  • Какие поездки относятся к командировкам.
  • Какие существуют виды командировок.
  • Какие гарантии предоставляются работнику.
  • Как оплачиваются командировки.
  • Какие существуют нюансы в отправлении в командировки иностранных граждан.
  • Как оформляется командировка и какие ошибки совершаются чаще всего.

Статья 166 Трудового кодекса РФ определяет командировку работника, как «поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Если работа персонала изначально предполагает разъездной характер, то к служебным командировкам это не относится.

Когда поездка работника считается командировкой

Согласно действующему трудовому законодательству, есть несколько условий, когда поездка признается именно рабочей командировкой по ТК РФ:

  • В поездку должен быть направлен работник предприятия. Командировочный должен не только состоять в трудовых отношениях с компанией, но и осуществлять свою деятельность по официальному трудовому договору.
  • Работник должен выехать в другой населенный пункт. Поездки по месту командировками не считаются.
  • Поездка проводится по непосредственному распоряжению руководителя предприятия или подразделения для выполнения некоторых работ и служебных поручений.
  • Поездка должна быть ограничена определенным сроком.
  • Работа сотрудника не должна носить разъездной характер и проходить в пути.

Служебной командировкой с оплатой, например, признается поездка работника по распоряжению руководителя из одного филиала компании в другой при условии, что филиалы расположены в разных населенных пунктах.

Если сотрудник работает на предприятии, но без заключения трудового договора, его поездки к командировкам не относятся.

Виды и формы командировок

Согласно нормативным документам, все командировки могут быть разделены на 2 категории:

  • Поездки по территории России.
  • Поездки за пределами России.

Кроме этого все типы поездок можно подразделить на:

  • По срокам – краткосрочные и длительные.
  • По числу работников – одиночные и групповые.
  • Плановые и внеплановые. Плановые подготавливаются на протяжении некоторого отрезка времени Внеплановые происходят при чрезвычайных и непредвиденных ситуациях.

Сроки командировки

Минимальный и максимальный срок командировки работника законодательно не установлен. Время определяется работодателем и зависит от ряда обстоятельств:

  • Сложность задания.
  • Объем задания.
  • Иные обстоятельства, которые не всегда зависят от работника и руководителя.

Днем выезда считается момент отправления поезда, самолета или иного транспортного средства. Днем приезда считается день прибытия транспортного средства в город, где находится постоянное место работы человека.

Организация командировки для иностранных граждан

Все иностранцы, работающие в России, делятся на 2 категории – которые имеют право работать в России без разрешительных документов и те, которым требуется получение разрешения.

К первому типу относятся:

  • Лица, имеющие вид на жительство на территории Российской Федерации.
  • Граждане, проживающие в странах ЕАЭС.
  • Другие категории – дипломаты и члены семей, журналисты, работники иностранных представительств, имеющие аккредитацию и т.д.

В этом случае работники могут направляться в поездки по регионам без особых ограничений. Исключение – посещение закрытых городов, приграничных территорий.

Нюансы в случае с иностранцами, у которых есть разрешение на работу в определенном регионе:

  • Иностранные граждане, временно пребывающие и работающие на территории РФ, могут направляться в служебную поездку не более, чем на 10 календарных дней в течение календарного года.
  • Иностранные граждане, временно проживающие и работающие на территории РФ, могут быть направлены в другой регион не более, чем на 40 календарных дней в течение календарного года.
  • Если иностранец позиционирует себя как высококвалифицированного специалиста, непрерывная продолжительность рабочей поездки не может превышать 30 календарных дней.

Если гражданин не является высококвалифицированным специалистом, то в зависимости от своего статуса он может быть направлен в командировку либо на 10, либо на 40 дней в течение года.
Для высококвалифицированных работников общая продолжительность не оговаривается, но есть ограничение по предельному сроку одной командировки – 1 календарный месяц.

При организации командировок иностранцам необходимо учитывать еще несколько нюансов:

  • Профессия и должность иностранного работника в разрешении на ведение трудовой деятельности, договоре и командировочных документах указывается одинаково.
  • Профессия должна содержаться в Приказе Минздрава №564н от 28.07.2010, в котором устанавливаются случаи, когда иностранные граждане или лица, не имеющие гражданства, могут осуществлять трудовую деятельность вне разрешенного региона.
  • Разъездной характер деятельности (возможность командировок) должен четко прописываться в трудовом договоре.

Гарантии сотрудникам во время командировок

Каждый сотрудник, находящийся в служебной командировке, имеет право на:

  • Сохранение должности и рабочего места.
  • Оплату труда согласно графику на постоянном месте. Выходные, проведенные вне города, оплачиваются в двойном размере.
  • Компенсацию подтвержденных командировочных расходов.

Все гарантии и компенсации, положенные работнику, находящемуся в командировке, прописаны в статьях 167 и 168 ТК РФ, а также в Положении о командировках.

Какие расходы компенсируются

В соответствии с действующим законодательством, возмещаются следующие типы расходов работника:

  • Расходы на проживание – для этого сотруднику выдаются суточные.
  • Стоимость проезда до места и обратно. Подтверждение – билеты.
  • Затраты на аренду жилого помещения или оплата гостиницы.
  • Прочие расходы, связанные с выполнением поручения.

Сохранение заработной платы

За все время поездки за сотрудником сохраняется средняя заработная плата. Она рассчитывается следующим образом:

СЗк = Сз x КРДк

  • СЗк – средняя зарплата за время пребывания в служебной поездке.
  • Сз – среднедневной заработок работника.
  • КРДк – количество рабочих дней, проводимых в командировке.

Время пребывания в пути также входит в оплачиваемый срок пребывания в служебной поездке и оплачивается по нормативам.

При этом на работника распространяются и стандартные ограничения. При расчете среднего заработка из расчетного периода исключаются возможные периоды:

  • Когда работник получал пособие по нетрудоспособности.
  • Когда работник не мог выполнять свои рабочие обязанности по независящим от него обстоятельствам.
  • Когда работник получал оплачиваемые выходные за инвалидами с детства и детьми-инвалидами.
  • В иных случаях, когда работник официально освобождался от выполнения служебных обязанностей с сохранением зарплаты или без нее.

Порядок оформления командировки

Все нюансы и особенности, связанные с направлением работников в командировки, прописаны в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки». Рассмотрим пошагово, что необходимо сделать до и после отправки сотрудника в командировочную поездку.

Определение целей командировки

Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от сотрудника выполнения работ, не входящих в его трудовые обязанности. Исключением могут быть случаи, предусмотренные самим ТК и другими федеральными законодательными актами.

Некоторых работников запрещается направлять в другие города. Например, беременных женщин. При этом если женщина имеет ребенка до 3 лет, она может быть направлена в поездку при условии письменного согласия и отсутствия медицинских ограничений. Аналогичные гарантии предоставляются:

  • Родителям-одиночкам, имеющим детей в возрасте до 5 лет.
  • Сотрудникам с детьми-инвалидами.
  • Сотрудникам, ухаживающим за больными членами семьи.

Запрещается оправлять в дальние поездки несовершеннолетних и учеников школ/вузов. В первом случае исключение составляют творческие работники, во втором – командировки, непосредственно связанные с учебой.

Оформление командировки происходит следующим образом:

  • Работодатель готовит уведомление. В уведомлении содержится следующее:
    1. предложение поехать в командировку;
    2. уточнение, что работник может отказаться или согласиться;
    3. предложение сообщить начальству, не запрещены ли ему подобные поездки по медицинским показаниям.
  • Уведомление разрабатывается в 2 экземплярах. Оба заверяются и регистрируются в порядке, который установлен в компании. Один экземпляр остается у работодателя, второй вручается работнику.
  • На экземпляре работодателя сотрудник должен расписаться, дать согласие или отказаться, проставить дату. Также работник может выразить свое согласие или несогласие в виде отдельного заявления.
  • Цель командировки определяет руководство. В каждом случае – индивидуально. Ранее цель указывалась в отдельном служебном задании, на сегодняшний день данный документ не относится к обязательным. Некоторые работодатели оформляют собственные служебные задания в соответствии с внутренней нормативной документацией.

Издание и регистрация приказа

Если работник согласен ехать, издается приказ на командировку. Можно разработать документ по унифицированной форме Т-9 (для одиночных работников) или Т-9а (для групп). Можно также использовать форму, разработанную для внутреннего использования в компании.

Командировка работника: грамотное оформление всех нюансов Скачать форму приказа о направлении работника в командировку

Если на предприятии отсутствуют служебные задания, в приказе детально расписывается цель командировки. Кроме этого, в документе уточняются:

  • Место, куда командируется работник.
  • Сроки командировки.
  • На каком транспорте едет сотрудник – на собственном, на служебном, на общественном.

Приказ регистрируется у работодателя. Порядок регистрации регламентируется внутренними актами. Например, в некоторых компаниях ведется журнал регистрации приказов.

После этого приказ необходимо довести до сведения работника под роспись.

Все приказы и иные документы в обязательном порядке сохраняются:

  • 5 лет, если командировка сотрудника является краткосрочной.
  • 75 лет, если командировка является длительной и/или проходит в тяжелых и опасных условиях.

В Трудовом кодексе отсутствуют критерии, какие именно командировки относятся к краткосрочным и долгосрочным. Специалисты рекомендуют все приказы о командировках длиной от 3 дней хранить в течение 75 лет.

Выдача денег на сопутствующие расходы

Перед поездкой работник должен получить денежные средства на оплату проезда, жилья, питания и иных расходов, которые связаны с работой и проживанием вне дома.

Работник составляет заявление в письменной произвольной форме, включает в него запись об общей сумме наличных и о сроке, на который они выдаются. Заявление подписывается руководителем, проставляется дата, работник идет в кассу и получает аванс.

В кассе оформляется расходный кассовый ордер по форме 0310002 и выдаются затребованные денежные средства.

Как оптимизировать расходы на командировки

Командировка работника: грамотное оформление всех нюансовДеловые поездки – одна из важнейших статей расходов компании, идущая сразу после затрат на персонал и аренду помещений. Строгий контроль этой сферы деятельности сотрудников позволит на 20–30  % снизить издержки, не сокращая числа командировок и не урезая финансирования командированных.

Добиться таких результатов вы можете с помощью алгоритма снижения командировочных расходов от электронного журнала «Коммерческий Директор».

Смотреть алгоритм

Учет отправления и прибытия

Некоторые компании ведут строгий учет командировок. Законодательно этот шаг не устанавливается, однако работодатель может издать соответствующий внутренний приказ о ведении «Журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки».

С 2009 по 2015 год действовал Приказ Минсоцразвития РФ от 11.09.2009 N739н, в котором подробно расписывались обязанности компаний по учету выбывающих и прибывающих работников. Приказом Минтруда России от 17.09.2015 N646н, данный документ утратил силу. Однако ситуация может измениться в любой момент, поэтому рекомендуем вести учет, заполнять и хранить соответствующие журналы в течение минимум 5 лет.

Фактический срок командировки

Не всегда запланированный срок совпадает с фактическим. Поэтому фактический срок можно определить по проездным документам, который работник предоставляет руководителю по возвращении.

Если работник ездил на собственном или служебном транспорте, фактический срок должен быть указан в служебной записке. Подтверждением служат путевой и маршрутный листы, квитанции, счета и прочие документы, которые могут подтвердить маршрут, по которому следовал сотрудник.

Если проездных документов нет, срок пребывания подтверждается договором найма жилого помещения, квитанцией об оплате гостиничных услуг и т.д.

Дни фактической командировки отмечаются в табеле и учитываются при начислении компенсации.

Отчет о сумме расходов во время командировки

По возвращении сотрудник обязан в течение 3 рабочих дней предоставить руководству авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет командировки. К отчету прилагаются все сопутствующие документы:

  • Документы о найме жилья или оплате гостиничных услуг.
  • Расходы по проезду – бензин, питание, оплата постельных принадлежностей в поезде, билеты и т.д.
  • Иные сопутствующие расходы – питание, канцелярия, представительские и т.д.

Если работник израсходовал больше денег, чем было ему предоставлено, и может это правильно обосновать, то ему возвращается сумма перерасхода. Если у сотрудника осталась на руках какая-то сумма, она возвращается в кассу. В противном случае работодатель вправе удержать деньги из зарплаты или выписать премию за успешно выполненное задание.

Важная новость для подписчиков!

Основные нарушения при направлении работников в командировки

При направлении работников в командировки работодатели совершают классические ошибки – неправильно оформляют поездку, неправильно возмещают расходы и т.д. Большинство таких нарушений не являются злонамеренными, но любое из них может привести к административной ответственности. В числе частых нарушений:

  • Отправление в поездки работников, которых запрещено отправлять.
  • В уведомлении отсутствует сноска, что работник может отказаться от командировки.
  • От работника требуется выполнение обязанностей, которые отсутствуют в трудовом договоре.
  • В табеле учета не отражается или неправильно отражается время, проведенное в командировке.
  • Не издается приказ о направлении сотрудника в командировку.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.