Ваш доступ к журналу

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Задачи и функции отдела кадров на предприятии

  • 13 февраля 2019
  • 1588
Задачи и функции отдела кадров на предприятии

В этом материале рассмотрим все нюансы работы и список обязательных документов кадрового отдела.


Вы узнаете:

  • Зачем нужен кадровый отдел компании.
  • Какие функции выполняет отдел кадров предприятия.
  • Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров.
  • В чем заключаются основные отличия отдела кадров от HR-отдела.
  • Какова структура кадрового отдела.

Кадровый отдел на предприятии

Отдел кадров – это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства: оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Сотрудники этого отдела являются посредниками между работодателем и сотрудниками, они обеспечивают должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Отдел кадров является ключевым звеном в общей системе любой компании, так как именно кадровики влияют на то, кто и на каких основаниях работает в фирме.

Есть теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник, это как раз данное подразделение.

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом. Но обязанности отдела кадров не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т.п.

Обязанности персонала отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор новых сотрудников, составление резервной базы и постоянная работа с коллективом.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами.

Цель отдела кадров – это способствование достижению целей организации путем обеспечения необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

В зоне обязанностей отдела кадров в рамках управляющей компании находятся функции:

  • Организационная. Выражается в организации трудового процесса, осуществлении найма и вовлечении в работу нового персонала. Специалисты также занимаются ведением внутренней документации, которая связана с трудовыми отношениями.
  • Процессуальная. Подразумевает под собой практическое ведение делопроизводства, согласно правилам законодательства, и реализацию установленных нормативов в целях предотвращения привлечения организации к ответственности.
  • Связующая. Обеспечивает взаимосвязь остальных структурных участков между собой, а также обеспечивает поиск и отбор сотрудников в фирму.

Данные функции являются основными и относятся к большей части кадровых отделов. Помимо них кадровые отделы могут выполнять также и дополнительные функции:

  • Инновационная. Внедрение в принципы работы отдела кадров новых методик и инструментов, которые качественно улучшат политику кадров и документооборот компании.
  • Социальная. В современных условиях работа кадровых работников заключается не только в реализации нормативов для проформы. Необходимо действовать во всех сферах и зонах ответственности, а именно: управление персоналом, реализация и поддержание благоприятного психологического микроклимата, подъем мотивации сотрудников для продуктивной работы.

Рассмотрим частные примеры должностных обязанностей отдела кадров и его сотрудников:

  • Выявление потребностей организации в новых сотрудниках. Основываясь на запросах других структурных подразделений, отдел кадров принимает решение о необходимости и финансовой возможности найма рабочей силы в компанию.
  • Поиск необходимых кадров и прием их в штат. Кадровики проводят поиск сотрудников на определенные должности, осуществляют первичную проверку знаний потенциальных работников. На этой ступени важную роль играет взаимодействие с другими отделами, которые нуждаются в новых сотрудниках.
  • Ведение штатного расписания. Кадровый отдел поддерживает непрерывную работу предприятия посредством составления штатного расписания. Кадровик должен учитывать ситуации отсутствия работника на его рабочем месте (отпуск, больничный, увольнение и т.д.) и в соответствии с этим регулировать расписание.
  • Работа с трудовыми книжками. Одной из основных функций отдела является ведение, хранение, внесение записей, а также выдача трудовых книжек.
  • Оформление локальных правовых актов. Кадровая служба работает с внутренней документацией компании, предварительно получив одобрение вышестоящего руководства.
  • Повышение квалификации сотрудников. Выявление знаний сотрудников, а также обеспечение роста их профессиональной квалификации посредством прохождения специальных обучающих курсов.
  • Ведение воинского учета в организации. Согласно законодательству, на предприятии нужно организовывать обособленный стол воинского учета. Часто в организациях данные функции также возлагаются на кадровый отдел.
  • Ведение документооборота в кадровой сфере. При отсутствии отдела канцелярии, их непосредственные функции также могут выполняться кадровым отделом: предоставление сотрудникам справок и документов об их трудоустройстве, учет и архивирование приказов вышестоящего руководства.
  • Исследование кадровой политики и нынешней кадровой системы компании. Отдел кадров должен осуществлять выявление и сбор информации об эффективности работы наемных сотрудников, а также внесение предложений по оптимизации и повышению производительности.
  • Контроль дисциплины в компании. По согласованию с кадровым отделом сотрудникам выносятся взыскания и поощрения.
  • Исследование текучести персонала. Отбор инструментов для снижения ее уровня.
  • Ведение регистрации отпусков, создание графиков, утверждение и оформление отпусков согласно нормативно-правовым нормам.
  • Включение программ мотивации сотрудников.
  • Составление расписания штатов компании.
  • Ведение личных дел работников, предоставление сотрудникам справок и документов оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов
  • Осуществление аттестации сотрудников штата.
  • Осуществление профессиональной оценки работников, создание и подготовка программы карьерного роста.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также к задачам отдела относятся:

  • Осуществление выбора, приема и найма сотрудников нужной специализации и в необходимом количестве.
  • Формирование качественной структуры штата.
  • Создание и осуществление карьерных программ сотрудников.
  • Создание кадровых технологий.

Также отделу кадров необходимо осуществлять подачу данных работников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, налоговую и миграционную службы.

Метод оценки кадров, основанный на физиогномике

Как сотруднику отдела кадров по внешнему виду определить психотип кандидата на должность? 

В этом поможет метод оценки, основанный на физиогномике, о котором подробно рассказывает электронный журнал «Коммерческий директор» в статье по ссылке.

Узнать о методе оценки кадров

Структура отдела кадров

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. Практика показывает, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на 100 работников приблизительно. Если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации.

На небольших предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным. Распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе на условиях аутсорсинга.

Структура отдела кадров организации и количество кадровых специалистов определяется руководителем фирмы, который в своем решении опирается на количество сотрудников и специфику деятельности компании.

В фирмах, где количество человек составляет от 100 до 500, оптимальным вариантом будет 3-4 работника кадрового отдела.

В больших организациях, где объем кадровой наполненности начинается от 500 человек, отдел будет насчитывать от 7 до 10 специалистов.

Отличия отдела кадров от HR-отдела

Часто термин «кадровый отдел» и «HR» в сфере предпринимательства воспринимаются как равнозначные, но это мнение ошибочно. Главная цель кадрового отдела – это соблюдение нормативно-правовых норм законодательства. Тогда как отдел HRM (human resource management) осуществляет руководство сотрудниками, организует и контролирует трудовую деятельность штата. В жизни часто деятельность двух разных структур осуществляется одной системой. Однако профессиональный рост сотрудников посредством вебинаров, курсов и узкоспециализированных школ, нормализация микроклимата в коллективе не является прямой непосредственной обязанностью отдела кадров. А HR- работников нельзя обязать к знанию правой базы законодательства в области кадров. Их основной функцией является руководство сотрудниками, повышение качества их деятельности, а не документооборот.

Другие нюансы деятельности кадрового отдела

Один из нюансов мы уже выяснили в процессе изучения основных функций деятельности кадровых работников. Это взаимодействие с другими системами. Причем взаимодействие идет как с управленческо-административной частью штата, так и сотрудниками непосредственного производства. В процессе взаимодействия с другими подразделениями чаще всего отдел кадров контактирует с:

  • Руководителями других подразделений компании. На базе нормативных документов других руководителей осуществляется поиск и подбор штата сотрудников, а также прекращение действия трудовых отношений, посредством разрыва трудового договора. Также на основании документальных указаний проводятся дисциплинарные взыскания и поощрения.
  • Бухгалтерией. Подача бухгалтерии информации о составе и количестве работников, с указанием их должностных окладов и фиксированных премий. Помимо этого, кадровики опираются на бухгалтерские сведения в сфере подбора сотрудников, назначении заработной платы и премий.
  • Юридическим отделом. Различные правовые столкновения при увольнении или приеме в штат персонала, осуществляются кадровым отделом при правовой поддержке юристов, что обеспечивает качественное разрешение спорных ситуаций.

Руководитель отдела кадров отвечает за совершенствование и реализацию системы кадрового учета и кадровой документации. Управление отделом кадров должно осуществляться таким образом, чтобы всячески содействовать реализации задач, стоящих перед компанией, путем ее наполнения профессиональными кадрами и качественного использования данных сотрудников.

Руководителя отдела кадров можно назвать универсальным специалистом. Он должен не только безупречно знать трудовое законодательство и правила оформления кадровых документов, но и владеть вопросами управления персоналом, помогать руководителю организации принимать стратегические решения, касающиеся работы с кадрами.

Должностная инструкция отдела кадров включает следующие разделы:

  • Общее положение.
  • Должностные обязанности начальника отдела кадров.
  • Права начальника отдела кадров.
  • Ответственность начальника отдела кадров.

Контроль отдела кадров осуществляется в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных перед отделом задач. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками. Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом это ведет к снижению эффективности работы всей компании.

Документы для отдела кадров

Список основных документов для отдела кадров:

  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Положение об оплате труда.
  • Трудовой договор.
  • Приказы по личному составу.
  • Штатное расписание.
  • График отпусков.
  • Личная карточка работника.
  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
  • Трудовая книжка.
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  • Журнал учета мероприятий по контролю.
  • Заявления работников об увольнении по собственному желанию, на предоставление отпуска.

Отчеты отдела кадров

В круг функциональных обязанностей специалистов кадровых служб, как правило, включается обязанность заполнять и сдавать обязательную отчетность по кадрам организации. Отчетность по кадрам можно разделить на:

  • Внешнюю (обязательную) отчетность, установленную законодательством.
  • Внутреннюю отчетность, установленную приказом в рамках конкретного нанимателя.

В какие контролирующие организации и как часто нужно сдавать отчеты? Стандартный перечень таких отчетов следующий:

  • Если организация принимала на работу или увольняла иностранного работника – отчет в МВД (по мере необходимости).
  • Если трудоустроены военнообязанные граждане – в Военкомат (по мере необходимости).
  • Если планируется ликвидация организации или массовые сокращения – в Службу занятости.

Раз в месяц специалист отдела кадров предоставляет следующие отчеты:

  • В Службу занятости – о наличии свободных мест.
  • В ПФР – о застрахованных лицах.
  • В Росстат – данные и статистика по сотрудникам.

Вывод

Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом. Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере. Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника.

Важная новость для подписчиков!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.