Ваш доступ к журналу

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистики

  • 22 февраля 2019
  • 260
Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистики

Когда встает вопрос оценки эффективности сотрудников, всегда возникает проблема объективности. Можно ли найти показатель, который станет единой мерой оценки персонала и подойдет как для анализа продуктивности маркетингового отдела, так и для экономистов или кадровиков?

Такой индикатор существует и называется KPI. Он демонстрирует эффективность в зависимости от специфики деятельности. О том, как его рассчитать для различных отделов, читайте в нашей статье.

Вы узнаете:

  • Как определить KPI для отдела закупок.
  • Какие KPI установить в отделе логистики.
  • Какие KPI подойдут для оценки работы отдела маркетинга.
  • Какие факторы влияют на выбор KPI экономического отдела.

Зачем нужен KPI отдела

Такой удобный и эффективный показатель анализа эффективности, как KPI (Key Performance Indicator) в нашей стране только набирает обороты, хотя во многих компаниях мира им пользуются уже довольно давно. Данный индикатор демонстрирует успешность достижения целей, выполнение планов и показателей, а также уровень полезности конкретной деятельности конкретного сотрудника или целых подразделений, где можно применить KPI.

Как результативный показатель KPI нагляднее и эффективнее других методик, а его область применения шире. Чаще всего на русский язык key performance indicator переводится как «ключевой показатель эффективности», хотя правильнее было бы сказать не «эффективность», а «результат». Первый термин подразумевает отношение затраченных ресурсов к произведенному результату и зависит от плановых показателей, заявленного уровня, временных или финансовых рамок и планов. Результат же демонстрирует достижение определенной цели и более понятен для восприятия.

Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистикиПример положения о KPI в компании

На предприятии показатель результативности вводится для контроля успешности функционирования всей компании в целом, отдельных подразделений и сотрудников в частности. Индикатор KPI служит источником мотивации и трудовым стимулом для сотрудников и является удобным инструментом для контроля эффективности различных показателей в деятельности фирмы. Особенно часто данный показатель применяется для анализа успешности работников, чьи действия напрямую влияют на финансовую успешность компании – менеджеры, консультанты.

Результативность подразделения (например, отдела рекламы) показывает организованность работы по заданному направлению, а KPI начальника отдела демонстрирует, насколько эффективно ведется работа с подчиненными.

KPI руководителя отдела

Управляющий отвечает за результативность всего отдела или целой компании – в зависимости от занимаемой должности. Его ключевые показатели напрямую зависят от его способности выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы он приносил максимум эффективности. 

Прежде чем приступить к оценке показателей, необходимо учесть несколько факторов. Во-первых, задачи, поставленные перед сотрудником, должны быть выполнимыми. Недостижимые цели гарантируют разочарование, «опущенные руки» и дальнейшее снижение эффективности. Во-вторых, следует взять правильный временной отрезок: чтобы максимально проявить себя, сотруднику требуется не меньше года. В-третьих, показатели руководителя стоит рассматривать в комплексе с показателями отдела, ведь успешная работа подразделения и есть главная задача управленца.

Для оценки KPI стоит выбрать около пяти показателей, чтобы получить более-менее четкую картину результативности. Показатели должны быть численными и максимально объективными. Это могут быть:

  • выполнение поставленного плана;
  • количество успешно завершенных проектов;
  • рост продаж и прибыли по сравнению с предыдущим периодом;
  • соблюдение отчётности;
  • текучесть кадров в подконтрольном отделе.

Показатели будут отличаться в зависимости от особенностей занимаемой должности – разумеется, для руководителя отдела продаж и для начальника отдела кадров критерии оценки разные. Стимулировать руководящее звено можно системой, основанной на достижении установленных результатов. Можно выделить три уровня:

  1. Минимальный – необходимый для функционирования компании, без начисления бонусов.
  2. Целевой – при достижении которого идет премирование.
  3. Превышающий – гарантирующий дополнительные бонусы.

Эффективность руководящего звена отражается на благополучии всей компании, поэтому анализу их результатов работы стоит уделить наибольшее внимание. Но и показатели отделов чрезвычайно важны – во-первых, для оценки работы руководства, во-вторых – для понимания общей картины развития бизнеса.

KPI в отделе продаж

Эксперты рынка утверждают, что внедрение KPI в отделе продаж позволяет увеличить прибыль на 30 %. Добиться таких результатов вам поможет инструкция с примерами расчетов, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Примеры KPI для отдела продаж

KPI отдела закупок

Чтобы оценить результативность отдела, следует выделить несколько критериев и проводить анализ регулярно, выявляя динамику. Стимулирование в зависимости от данного показателя привязывается к премиальной части заработка или проценту от выполнения плановых показателей.

Для оценки всего отдела можно выбрать несколько показателей из следующего списка:

  • следование бюджету на закупки;
  • выполнение плановых показателей по марже;
  • экономия затрат на приобретение и сохранение товара;
  • реорганизация и оптимизация ассортиментного ряда (исключение неактуальных позиций, проработка более продаваемых услуг и товаров);
  • рост прибыли предприятия;
  • отсутствие претензий к логистике закупок;
  • сокращение затрат внутри отдела;
  • отсутствие возражений со стороны руководства или других отделов.

Для оценки эффективности отдельных менеджеров можно остановиться на 3-4 показателей из данной группы:

  • процент оборота в выделенной группе товаров;
  • процент своевременного выполнения заказов;
  • поиск поставщиков (в количестве от необходимого);
  • снижение цен на закупки, сокращение расходов на конкретные товарные группы;
  • соотношение объемов закупа и продаж.

Также могут быть выработаны дополнительные критерии с учетом специфики вашей организации. Например, количество уникальных товаров или эксклюзивных контрактов, соотношение закупленного сырья и произведенного товара, количество брака и т.д.

KPI отдела маркетинга

Маркетинг не такая простая сфера для анализа результативности, как может показаться на первый взгляд. Во-первых, основная деятельность этой группы сотрудников направлена на привлечение потребителей в перспективе. Планирование и организация рекламных акций, привлечение заказчиков и пр. нацелено на отложенный результат, то есть получается, что эффективно работая в одном месяце, маркетинговый отдел приносит эффективность по экономическим и количественным показателям в другом.

Однако система KPI как раз позволяет выработать определенные критерии оценки, на основе которых можно более объективно оценить трудовую эффективность маркетингового отдела. Для этого стоит четко разграничить показатели и разработать критерии их оценки. Одним из таких показателей является конверсия (продажи, переходы на сайт, обращения в компанию и другие контакты с аудиторией). Важно прописать действия и понимать их реалистичность. Например, если вы хотите запустить рекламу лыж в летний сезон, то странно ожидать от нее конверсии в продажи, максимум интерес к такому нестандартному рекламодателю и переходы на сайт.

Контролировать выполнение показателей можно с помощью отдела продаж, соотнося цели и задачи рекламной акции с достигнутым результатом. Например, насколько выросли продажи шапок после таргетированной рекламы. Также можно учитывать затраты на рекламу и стоимость привлечения каждого покупателя, то есть соотношение реализованных контактов к затраченному бюджету. Необходимо также учитывать покупательское сопротивление. Клиент может быть недоволен ценой, ассортиментом, качеством, и если все силы отдела маркетинга направлены на работу с возражениями, то главная задача – популяризация и привлечение новых клиентов – не выполняется.

KPI отдела логистики

Уровень организации логистических процессов может как значительно улучшить функционирование предприятия, так и нанести непоправимый вред. Для оценки показателей результативности в данном отделе можно учитывать следующие показатели.

Время

Различные показатели, характеризующие то, как долго выполняется заказ. Учитывает сроки выполнения конкретных этапов логистического цикла: обработку заявки покупателя, комплектацию и сборку, доставку заказа потребителю. Также может включать время обработки заказа посредниками, поставщиками и сторонними организациями. Логистику производственного цикла тоже стоит учитывать: сроки закупа, производства, выполнения работ, составления отчетности.

Инвестиции

Использование и эффективность использования вложенных средств. Возврат инвестиций, скорость оборота средств и запасов, улучшение информационной и технической составляющей логистического процесса.

Качество доставки

Обеспечение бесперебойного функционирования процесса доставки и приема заказов, количество своевременно отправленных и полученных заявок, отсутствие претензий по качеству и срокам, точность сборки заказа и его выполнения.

Издержки

Затраты на логистические процессы, потери от неправильно спланированных маршрутов, возвраты товаров, повреждения, утраченные вещи. Расходы на хранение и транспортировку, обеспечение непрерывности производственного процесса.

Производительность

Количество полностью проработанных заказов за условленный период, соотношение издержек и капитала или произведенной продукции, грузовая вместимость используемых средств и логистическое обеспечение их загрузки.

KPI для отдела кадров

Существует несколько основных критериев для оценки эффективности показателей эффективности данного отдела.

  • Можно оценить качество подбора персонала – насколько подобранные сотрудники соответствуют занимаемой должности, как они на ней приживаются. В крупных компаниях показатель можно выявить с помощью соотношения трудоустроенных сотрудников спустя три месяца или другой срок к нанимаемым за один месяц. Также можно высчитать продуктивность работы нанятых работников, сравнив их с KPI уже работающих.
  • Показателем результативности кадрового отдела может быть удовлетворенность нанятых работников, основанная на проведенном анкетировании или опросах. Важную роль играет текучесть кадров, так как она является ключевым показателем успешности проведенной работы.
  • Посчитать можно и затраты: финансовые ресурсы на подбор персонала делятся на количество устроенных на работу – чем этот показатель ниже, тем эффективнее работают рекрутеры. Важны также и сроки подбора – чем быстрее находится нужный сотрудник, тем оперативнее возможность отдела удовлетворять потребность компании в нужных работниках.

Существует еще система оценки, основанная на принципе воронки. Он заключается в расчете соотношения тех, кто пришел на собеседование или встречу, к тем, кто добрался до стажировки или обучения, к тем, кто прошел процедуру трудоустройства, а затем к тем, кто остался на занимаемой должности и не уволился в течение трех месяцев.

Конечно, оценивать эффективность лишь по одному показателю не стоит – трудоустраивать могут быстро, но текучесть кадров будет высокой, а удовлетворенность низкой. Только комплексный подход к показателям позволяет составить наиболее четкую картину и понять, насколько качественно функционирует отдел.

Важная новость для подписчиков!

KPI экономического отдела

Эффективность работы экономического отдела целиком зависит от целей и задач компании, а также ее дальнейших стратегических решений и планов. С другой стороны, здесь гораздо проще оценивать критерии, поскольку все показатели априори численные. Можно выделить несколько ключевых аспектов для анализа.

  • Рентабельность. Этот показатель может относиться к производственной деятельности, продажам или капиталу.
  • Ликвидность. Этот коэффициент демонстрирует возможность компании выполнять свои текущие финансовые обязательства и не должен превышать определенные числовые границы.
  • Оборачиваемость дебиторской задолженности. Показывает, как быстро компания получает финансовую компенсацию за произведенные товары или услуги от потребителей. Не слишком показателен, если компания растет за счет кредитных продаж.
  • Соотношение выплаченных налогов к совокупному доходу предприятия. Экономический отдел также отвечает за налоговый аспект – поэтому данный показатель учитывается.
  • Если задачей является удешевление обслуживания кредитов, то имеет смысл рассчитать среднюю ставку кредитования. Рассчитывается как отношение выплаченной части процентов к совокупному долгу предприятия. Характеризует успешность выбора программ кредитования.
  • Один из самых распространенных в анализе платежеспособности фирмы показателей EBITDA часто используется и для оценки эффективности экономического отдела. Чем он ниже, тем привлекательнее предприятие для инвесторов.

Численные показатели эффективности экономической успешности компании и ее стабильного финансового положения – показатель грамотной работы отдела. Оценивать можно как отдельные критерии, так и их совокупность – но наиболее правильный подход, конечно же, предполагает комплексный анализ.

Оценить отделы, завязанные на численных показателях, – проще, чем те, где большое значение имеет человеческий фактор. Однако KPI можно определить практически для любой деятельности.

Вывод

KPI – это удобный и эффективный инструмент для анализа результатов. Подходит и для оценки продуктивности отдельных работников, так и для понимания общей картины всего отдела. Подход для каждого подразделения будет отличаться – так как различается и суть деятельности.

Для отдела закупок ключевое значение имеет приобретение товара по наиболее низкой цене, для маркетинга – конверсия рекламы в продажи, для логистики – своевременная и правильно спланированная система транспортных взаимодействий.

Эффективность руководящего звена будет зависеть как от личных достижений, так и от показателей подразделения. Отслеживание KPI позволяет понимать, насколько продуктивно работает компания, а также служит дополнительным источником мотивации для сотрудников.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.