Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистики

22 февраля 2019
515
Средний балл: 0 из 5
Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистики

Когда встает вопрос оценки эффективности сотрудников, всегда возникает проблема объективности. Можно ли найти показатель, который станет единой мерой оценки персонала и подойдет как для анализа продуктивности маркетингового отдела, так и для экономистов или кадровиков?

Такой индикатор существует и называется KPI. Он демонстрирует эффективность в зависимости от специфики деятельности. О том, как его рассчитать для различных отделов, читайте в нашей статье.

Вы узнаете:

  • Как определить KPI для отдела закупок.
  • Какие KPI установить в отделе логистики.
  • Какие KPI подойдут для оценки работы отдела маркетинга.
  • Какие факторы влияют на выбор KPI экономического отдела.

Зачем нужен KPI отдела

Такой удобный и эффективный показатель анализа эффективности, как KPI (Key Performance Indicator) в нашей стране только набирает обороты, хотя во многих компаниях мира им пользуются уже довольно давно. Данный индикатор демонстрирует успешность достижения целей, выполнение планов и показателей, а также уровень полезности конкретной деятельности конкретного сотрудника или целых подразделений, где можно применить KPI.

Как результативный показатель KPI нагляднее и эффективнее других методик, а его область применения шире. Чаще всего на русский язык key performance indicator переводится как «ключевой показатель эффективности», хотя правильнее было бы сказать не «эффективность», а «результат». Первый термин подразумевает отношение затраченных ресурсов к произведенному результату и зависит от плановых показателей, заявленного уровня, временных или финансовых рамок и планов. Результат же демонстрирует достижение определенной цели и более понятен для восприятия.

Как установить KPI в отделе: советы для закупок, маркетинга и логистикиПример положения о KPI в компании

На предприятии показатель результативности вводится для контроля успешности функционирования всей компании в целом, отдельных подразделений и сотрудников в частности. Индикатор KPI служит источником мотивации и трудовым стимулом для сотрудников и является удобным инструментом для контроля эффективности различных показателей в деятельности фирмы. Особенно часто данный показатель применяется для анализа успешности работников, чьи действия напрямую влияют на финансовую успешность компании – менеджеры, консультанты.

Результативность подразделения (например, отдела рекламы) показывает организованность работы по заданному направлению, а KPI начальника отдела демонстрирует, насколько эффективно ведется работа с подчиненными.

KPI руководителя отдела

Управляющий отвечает за результативность всего отдела или целой компании – в зависимости от занимаемой должности. Его ключевые показатели напрямую зависят от его способности выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы он приносил максимум эффективности. 

Прежде чем приступить к оценке показателей, необходимо учесть несколько факторов. Во-первых, задачи, поставленные перед сотрудником, должны быть выполнимыми. Недостижимые цели гарантируют разочарование, «опущенные руки» и дальнейшее снижение эффективности. Во-вторых, следует взять правильный временной отрезок: чтобы максимально проявить себя, сотруднику требуется не меньше года. В-третьих, показатели руководителя стоит рассматривать в комплексе с показателями отдела, ведь успешная работа подразделения и есть главная задача управленца.

Для оценки KPI стоит выбрать около пяти показателей, чтобы получить более-менее четкую картину результативности. Показатели должны быть численными и максимально объективными. Это могут быть:

  • выполнение поставленного плана;
  • количество успешно завершенных проектов;
  • рост продаж и прибыли по сравнению с предыдущим периодом;
  • соблюдение отчётности;
  • текучесть кадров в подконтрольном отделе.

Показатели будут отличаться в зависимости от особенностей занимаемой должности – разумеется, для руководителя отдела продаж и для начальника отдела кадров критерии оценки разные. Стимулировать руководящее звено можно системой, основанной на достижении установленных результатов. Можно выделить три уровня:

  1. Минимальный – необходимый для функционирования компании, без начисления бонусов.
  2. Целевой – при достижении которого идет премирование.
  3. Превышающий – гарантирующий дополнительные бонусы.

Эффективность руководящего звена отражается на благополучии всей компании, поэтому анализу их результатов работы стоит уделить наибольшее внимание. Но и показатели отделов чрезвычайно важны – во-первых, для оценки работы руководства, во-вторых – для понимания общей картины развития бизнеса.

KPI в отделе продаж

Эксперты рынка утверждают, что внедрение KPI в отделе продаж позволяет увеличить прибыль на 30 %. Добиться таких результатов вам поможет инструкция с примерами расчетов, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Примеры KPI для отдела продаж

KPI отдела закупок

Чтобы оценить результативность отдела, следует выделить несколько критериев и проводить анализ регулярно, выявляя динамику. Стимулирование в зависимости от данного показателя привязывается к премиальной части заработка или проценту от выполнения плановых показателей.

Для оценки всего отдела можно выбрать несколько показателей из следующего списка:

  • следование бюджету на закупки;
  • выполнение плановых показателей по марже;
  • экономия затрат на приобретение и сохранение товара;
  • реорганизация и оптимизация ассортиментного ряда (исключение неактуальных позиций, проработка более продаваемых услуг и товаров);
  • рост прибыли предприятия;
  • отсутствие претензий к логистике закупок;
  • сокращение затрат внутри отдела;
  • отсутствие возражений со стороны руководства или других отделов.

Для оценки эффективности отдельных менеджеров можно остановиться на 3-4 показателей из данной группы:

  • процент оборота в выделенной группе товаров;
  • процент своевременного выполнения заказов;
  • поиск поставщиков (в количестве от необходимого);
  • снижение цен на закупки, сокращение расходов на конкретные товарные группы;
  • соотношение объемов закупа и продаж.

Также могут быть выработаны дополнительные критерии с учетом специфики вашей организации. Например, количество уникальных товаров или эксклюзивных контрактов, соотношение закупленного сырья и произведенного товара, количество брака и т.д.

KPI отдела маркетинга

Маркетинг не такая простая сфера для анализа результативности, как может показаться на первый взгляд. Во-первых, основная деятельность этой группы сотрудников направлена на привлечение потребителей в перспективе. Планирование и организация рекламных акций, привлечение заказчиков и пр. нацелено на отложенный результат, то есть получается, что эффективно работая в одном месяце, маркетинговый отдел приносит эффективность по экономическим и количественным показателям в другом.

Однако система KPI как раз позволяет выработать определенные критерии оценки, на основе которых можно более объективно оценить трудовую эффективность маркетингового отдела. Для этого стоит четко разграничить показатели и разработать критерии их оценки. Одним из таких показателей является конверсия (продажи, переходы на сайт, обращения в компанию и другие контакты с аудиторией). Важно прописать действия и понимать их реалистичность. Например, если вы хотите запустить рекламу лыж в летний сезон, то странно ожидать от нее конверсии в продажи, максимум интерес к такому нестандартному рекламодателю и переходы на сайт.

Контролировать выполнение показателей можно с помощью отдела продаж, соотнося цели и задачи рекламной акции с достигнутым результатом. Например, насколько выросли продажи шапок после таргетированной рекламы. Также можно учитывать затраты на рекламу и стоимость привлечения каждого покупателя, то есть соотношение реализованных контактов к затраченному бюджету. Необходимо также учитывать покупательское сопротивление. Клиент может быть недоволен ценой, ассортиментом, качеством, и если все силы отдела маркетинга направлены на работу с возражениями, то главная задача – популяризация и привлечение новых клиентов – не выполняется.

KPI отдела логистики

Уровень организации логистических процессов может как значительно улучшить функционирование предприятия, так и нанести непоправимый вред. Для оценки показателей результативности в данном отделе можно учитывать следующие показатели.

Время

Различные показатели, характеризующие то, как долго выполняется заказ. Учитывает сроки выполнения конкретных этапов логистического цикла: обработку заявки покупателя, комплектацию и сборку, доставку заказа потребителю. Также может включать время обработки заказа посредниками, поставщиками и сторонними организациями. Логистику производственного цикла тоже стоит учитывать: сроки закупа, производства, выполнения работ, составления отчетности.

Инвестиции

Использование и эффективность использования вложенных средств. Возврат инвестиций, скорость оборота средств и запасов, улучшение информационной и технической составляющей логистического процесса.

Качество доставки

Обеспечение бесперебойного функционирования процесса доставки и приема заказов, количество своевременно отправленных и полученных заявок, отсутствие претензий по качеству и срокам, точность сборки заказа и его выполнения.

Издержки

Затраты на логистические процессы, потери от неправильно спланированных маршрутов, возвраты товаров, повреждения, утраченные вещи. Расходы на хранение и транспортировку, обеспечение непрерывности производственного процесса.

Производительность

Количество полностью проработанных заказов за условленный период, соотношение издержек и капитала или произведенной продукции, грузовая вместимость используемых средств и логистическое обеспечение их загрузки.

KPI для отдела кадров

Существует несколько основных критериев для оценки эффективности показателей эффективности данного отдела.

  • Можно оценить качество подбора персонала – насколько подобранные сотрудники соответствуют занимаемой должности, как они на ней приживаются. В крупных компаниях показатель можно выявить с помощью соотношения трудоустроенных сотрудников спустя три месяца или другой срок к нанимаемым за один месяц. Также можно высчитать продуктивность работы нанятых работников, сравнив их с KPI уже работающих.
  • Показателем результативности кадрового отдела может быть удовлетворенность нанятых работников, основанная на проведенном анкетировании или опросах. Важную роль играет текучесть кадров, так как она является ключевым показателем успешности проведенной работы.
  • Посчитать можно и затраты: финансовые ресурсы на подбор персонала делятся на количество устроенных на работу – чем этот показатель ниже, тем эффективнее работают рекрутеры. Важны также и сроки подбора – чем быстрее находится нужный сотрудник, тем оперативнее возможность отдела удовлетворять потребность компании в нужных работниках.

Существует еще система оценки, основанная на принципе воронки. Он заключается в расчете соотношения тех, кто пришел на собеседование или встречу, к тем, кто добрался до стажировки или обучения, к тем, кто прошел процедуру трудоустройства, а затем к тем, кто остался на занимаемой должности и не уволился в течение трех месяцев.

Конечно, оценивать эффективность лишь по одному показателю не стоит – трудоустраивать могут быстро, но текучесть кадров будет высокой, а удовлетворенность низкой. Только комплексный подход к показателям позволяет составить наиболее четкую картину и понять, насколько качественно функционирует отдел.

Важная новость для подписчиков!

KPI экономического отдела

Эффективность работы экономического отдела целиком зависит от целей и задач компании, а также ее дальнейших стратегических решений и планов. С другой стороны, здесь гораздо проще оценивать критерии, поскольку все показатели априори численные. Можно выделить несколько ключевых аспектов для анализа.

  • Рентабельность. Этот показатель может относиться к производственной деятельности, продажам или капиталу.
  • Ликвидность. Этот коэффициент демонстрирует возможность компании выполнять свои текущие финансовые обязательства и не должен превышать определенные числовые границы.
  • Оборачиваемость дебиторской задолженности. Показывает, как быстро компания получает финансовую компенсацию за произведенные товары или услуги от потребителей. Не слишком показателен, если компания растет за счет кредитных продаж.
  • Соотношение выплаченных налогов к совокупному доходу предприятия. Экономический отдел также отвечает за налоговый аспект – поэтому данный показатель учитывается.
  • Если задачей является удешевление обслуживания кредитов, то имеет смысл рассчитать среднюю ставку кредитования. Рассчитывается как отношение выплаченной части процентов к совокупному долгу предприятия. Характеризует успешность выбора программ кредитования.
  • Один из самых распространенных в анализе платежеспособности фирмы показателей EBITDA часто используется и для оценки эффективности экономического отдела. Чем он ниже, тем привлекательнее предприятие для инвесторов.

Численные показатели эффективности экономической успешности компании и ее стабильного финансового положения – показатель грамотной работы отдела. Оценивать можно как отдельные критерии, так и их совокупность – но наиболее правильный подход, конечно же, предполагает комплексный анализ.

Оценить отделы, завязанные на численных показателях, – проще, чем те, где большое значение имеет человеческий фактор. Однако KPI можно определить практически для любой деятельности.

Вывод

KPI – это удобный и эффективный инструмент для анализа результатов. Подходит и для оценки продуктивности отдельных работников, так и для понимания общей картины всего отдела. Подход для каждого подразделения будет отличаться – так как различается и суть деятельности.

Для отдела закупок ключевое значение имеет приобретение товара по наиболее низкой цене, для маркетинга – конверсия рекламы в продажи, для логистики – своевременная и правильно спланированная система транспортных взаимодействий.

Эффективность руководящего звена будет зависеть как от личных достижений, так и от показателей подразделения. Отслеживание KPI позволяет понимать, насколько продуктивно работает компания, а также служит дополнительным источником мотивации для сотрудников.

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи практического пособия по маркетингу и продажам - журнала «Коммерческий директор» без ограничений.

Доступ действует 3 дня. Активируйте его сегодня и используйте полезные идеи для роста продаж.

Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.