Ваш доступ к журналу

Коммерческий директор

Товарные запасы: как формировать и управлять

  • 4 марта 2019
  • 31
Товарные запасы: как формировать и управлять

Каждое торговое предприятие должно иметь товарный запас на несколько недель бесперебойной работы. Это позволит избежать краткосрочных рыночных колебаний. Узнайте, как формировать и контролировать товарные запасы.

Вы узнаете:

  • Что такое товарные запасы и для чего они нужны.
  • Какие существуют виды товарных запасов.
  • Как ведется учет и планирование товарных запасов.
  • От чего зависит величина товарных запасов.

На предприятии, в первую очередь в торговой организации, должны быть товарные запасы. Их величина должна быть оптимальной для конкретной компании. С одной стороны, необходимо обеспечить бесперебойную реализацию товаров, с другой – избежать затоваривания и замораживания.

Товарные запасы создаются на всех этапах движения товаров от производителя к конечному покупателю. Они могут находиться на складе производственного предприятия, в пути, на оптовых и розничных складах. С их помощью обеспечивается соответствие спроса и предложения. То, что в данный момент находится на складе, – это и есть реальное предложение.

Для чего необходимы товарные запасы

Товарные запасы необходимы для того, чтобы компания могла в бесперебойном режиме осуществлять свою коммерческую деятельность. На формирование товарных запасов на складе могут повлиять следующие факторы:

  • Сезонные колебания в создании и реализации товаров.
  • Несоответствие между производством и торговым ассортиментом.
  • Территориальное размещение производственного предприятия.
  • Условия, при которых происходит транспортировка товаров.
  • Наличие склада и возможностей для кратковременного и длительного хранения запасов.

Классификация товарных запасов

Классификация ТЗ осуществляется по ряду признаков.

  1. Местонахождение. Этот признак мы немного рассматривали выше. Товары могут находиться в торговле, в промышленности, в пути.
  2. Сроки. Рассчитываются товарные запасы на начало и на конец определенного отчетного периода.
  3. Единицы измерения. Могут быть:
    1. Абсолютные. Выражаются в натуральном и стоимостном выражении – 1 штука, 500 рублей.
    2. Относительные. Выражаются в днях товарооброта.
  4. Назначение. Все зависит от того, что это за запасы и для чего они нужны.
    1. Текущее хранение. Товары данного назначения необходимы для обеспечения повседневных потребностей. К примеру, необходимы для работы торговой точки в течение нескольких дней.
    2. Сезонное назначение. Некоторые товары, например, газонокосилки или лопаты для уборки снега, являются сезонными. Цель запасов – избежать падения продаж в моменты сезонного изменения спроса и предложения.
    3. Досрочный завоз. Теоретически, эту группу также можно отнести к текущему хранению: это то, что необходимо для осуществления коммерческой деятельности предприятия в течение определенного периода времени. Различие – в сроках между завозами. Данная категория касается ведения торговли в отдаленных областях, где невозможно в любой момент организовать дополнительную поставку.
    4. Целевые товарные запасы, необходимые для проведения определенных мероприятий, акций, розыгрыша призов. В отличие от предыдущих они не относятся к повседневной деятельности. Такие запасы считаются разовыми.

Управление товарными запасами

Огромное значение имеет местонахождение запасов. На данный момент большая часть из них находится на складах розничной торговли. С одной стороны, это обеспечивает бесперебойную работу компаний, вне зависимости от поставщиков. С другой стороны, велик риск затоваривания и просрочек.

При оптимальном распределении большая часть товаров должна принадлежать предприятиям оптовой торговли. Эти предприятия обслуживают более мелкие компании, в том числе розничные, и влияют на формирование ассортимента, удовлетворяющего потребительский спрос.

Управление товарными запасами – это установление и поддержка их структуры и размеров, отвечающих задачам, поставленным перед конкретным предприятием. К инструментам управления относятся:

  1. Нормирование. Расчет минимума и оптимума, который должен быть на складе для бесперебойной работы компании в зависимости от сезонных и иных факторов.
  2. Оперативный учет и контроль. Ведение форм отчетности – статистических отчетов, учетных карточек. В этих документах отражаются остатки на начало отчетного периода, вносятся данные о поступлении и реализации товаров.
  3. Регулирование. Меры, принимаемые для поддержания товарных остатков на оптимальном уровне, маневрирование и т. д.

Если запасов не хватает, могут возникнуть сложности с товарооборотом и поддержанием ассортимента. Излишек приводит к дополнительным убыткам, связанным с оплатой и хранением товарных запасов в большем объеме, чем было запланировано изначально. Это, в свою очередь, ведет к ухудшению финансового состояния предприятия.

Организация товарных запасов включает в себя расчет оптимального объема, которого достаточно для функционирования компании в течение некоторого ограниченного промежутка времени, принятие мер по хранению этого объема и минимизации убытков.

Простая формула, которая позволит рассчитать, сколько товаров точно купят

Привычное планирование производственных объемов тормозит продажи компании. Попробуйте работать по теории ограничения систем Э. Голдратта: производить только то, за что потребитель заплатит в ближайшее время. Это помогает вовремя и быстро поставлять товары дистрибьюторам, экономить на производстве продукции и содержании склада.

Формулу расчета самого точного уровня спроса вы найдете в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Рассчитать спрос по формуле

Абсолютные и относительные показатели товарных запасов

Анализ, планирование и учет товарных запасов ведутся в абсолютных и относительных показателях.

Абсолютные показатели выражены в денежных и натуральных единицах и используются при инвентаризации и проведении других бухгалтерских операций. Основной недостаток абсолютных показателей – невозможность определения соответствия величины запасов потребностям товарооборота.

С помощью относительных показателей можно сопоставить величину хранимых запасов с товарооборотом торговых компаний и предприятий. К относительным показателям относятся:

  1. Величина товарных запасов, которая выражается в днях товарооборота. Показатель характеризует обеспеченность компании товарами на заданную дату и уточняет, на какое количество торговых дней этих товаров хватит при условии стабильного товарооборота. Величина товарного запаса может быть рассчитана по следующей формуле:

Зт = З / Тодн = З * Д / Т, где:

  • З – размер запасов на заданную дату.
  • Тодн – средний дневной товарооборот за определенный период.
  • Т – товарооборот за рассматриваемый отрезок времени.
  • Д – число дней в рассматриваемом периоде.
  1. Товарооборачиваемость. Пока не произошел факт продажи, товар относится к товарным запасам. Величина товарных запасов является изменяющейся: он вовлечен в товарооборот и после продажи перестает быть запасом. При этом товар постоянно замещается другими партиями, закупками и т.д. – таким образом, величина остатков может считаться постоянно существующей и возобновляемой величиной, размер которой варьируется исходя из конкретных условий. При расчете товарооборачиваемости оцениваются и измеряются два основных показателя – время и скорость обращения товаров.

Временем товарного обращения называется период, в течение которого товар совершает путь от производителя до конечного потребителя. Оно складывается из времени, которое товар проводит в отдельных звеньях: производство, оптовая торговля, розница.

Второй показатель – время товарного обращения, или товарооборачиваемость, которая выражается в днях товарооборота. Для расчета используется следующая формула:

Одн = Д * Зт.ср. / Т = Зт.ср. / Тодн

Зт.ср – величина запасов за рассматриваемый отрезок времени, выраженная в рублях.

Здесь есть два нюанса. Чтобы привести к сопоставимому виду информации о товарообороте за заданный период и товарных запасах на заданную дату, рассчитывается средняя величина ТЗ за отрезок времени. А расчет среднего показателя позволяет сгладить отдельные колебания товарных запасов и товарооборота.

  1. Скорость товарного обращения – количество оборотов за заданный период. Этот показатель позволяет оценить время, в течение которого оборачивается средний запас. Расчет скорости обращения производится по формуле:

Ор = Т / З = Д / Одн

Между временем и скоростью существует обратно пропорциональная связь. Чем меньше время товарообращения и выше скорость, тем больше объем товарооборота при небольшом размере запасов. Благодаря этому снижаются потери товаров, уменьшаются расходы по их хранению, сокращаются расходы за пользование кредитной линией и многое другое.

При анализе относительных показателей нужно учитывать изменение товарооборота, вне зависимости от причины, и изменение количества товарных запасов.

После этого оценивается влияние каждого фактора на среднегодовой запас товаров. Учитываются все факторы:

  • Увеличение или уменьшение товарооборота.
  • Изменение структуры товарооборота.
  • Оборачиваемость товаров.

Во время анализа необходимо уточнить причины, вызвавшие падение оборачиваемости товаров. В их числе:

  1. Переизбыток товаров на складе, накопление излишков товарных запасов.
  2. Уменьшение суммы товарооборота.

В первую очередь оценивается оборачиваемость товарных запасов в целом, затем идет анализ отдельных групп и марок.

Поставки по отдельным поставщикам и товарным группам анализируются за любой отрезок времени.

От чего зависят товарные запасы и товарооборачиваемость

Товарные запасы предприятия и товарооборачиваемость считаются взаимосвязанными коэффициентами. На их величину влияет множество факторов:

  • Внутренняя и внешняя среда.
  • Объем производства.
  • Качество производимой продукции.
  • Сезонность.
  • Величина импорта.
  • Широта ассортимента, который предлагается потребителям.
  • Обновляемость ассортимента.
  • Колебания спроса, как сезонные, так и не связанные со временем года.
  • Насыщенность рынка.
  • Стоимость товара.
  • Соотношение спроса и предложения на отдельные товары и группы.

Изменение любого из этих факторов может сказаться на величине запасов как в лучшую, так и в худшую сторону.

Стоит учесть, что товарооборачиваемость может различаться для разных групп и товаров. В теории, очевидным кажется ликвидация непродающихся остатков с их постепенным замещением более ликвидными. На практике, такая очевидность не всегда воплощается в жизнь:

  • Невозможно изменить специализацию.
  • На какое-то время снизится предлагаемый ассортимент и уйдут покупатели.
  • Не всегда есть возможность поддерживать отпускные цены хотя бы на уровне прямых конкурентов.

Чтобы всегда быть в курсе того, что происходит на складе, необходимо проводить постоянный контроль товарных запасов, уточнять наличие той или иной продукции, периодически проводить полную или частичную инвентаризацию.

Важная новость для подписчиков!

Учет и анализ товарных запасов: основные методы

Традиционно используется два метода учета и анализа товарных запасов – расчетный и балансовый. Рассмотрим их немного подробнее.

Расчетный метод

В данном случае происходит анализ остатков и товарооборачиваемости. Постоянно проводится инвентаризация – подсчитываются все товары в натуральном выражении и в актуальных ценах. Затем все товары сводятся по группам в общую таблицу и суммируются. Основной недостаток – этот метод очень трудоемок и не всегда выгоден для предприятия. В момент проведения инвентаризации предприятие обычно на некоторое время закрывается для потребителей.

С помощью стоимостного и натурального учета можно:

  • Определить, какие группы и наименования пользуются спросом в настоящий момент времени, и в дальнейшем пополнять их в первую очередь.
  • Оптимизировать вложения в запасы товаров.
  • Принимать взвешенные и обоснованные решения по улучшению ассортимента.

Кроме инвентаризации, расчетный метод также пользуется данными оперативного учета. Материально ответственное лицо проверяет фактическое наличие товара с данными, предоставленными бухгалтерией или товароведом. При этом считаются не единицы товара, а места – ящики, мешки и т.д. От традиционной инвентаризации этот способ отличается меньшей точностью.

Балансовый метод

Данная методика основана на использовании балансовых данных и формул. Она менее трудоемка в сравнении с расчетным методом и позволяет анализировать запасы в сочетании с прочими показателями. Основной недостаток – невозможность убрать возможные неустановленные потери. Это неизбежно приводит к искажениям. Поэтому оптимальный вариант – использовать комбинированный метод: данные балансового учета время от времени сопоставляются с данными инвентаризации.

Классическая формула расчета товарооборота выглядит следующим образом:

Т = Онп / Опм, где:

  • Онп – остаток на начало периода.
  • Опм – величина продаж за месяц.

Для анализа и управления товарными запасами и расчета их оптимального объема используются:

  1. Технико-экономические расчеты.
  2. Системы с неизменным размером заказа.
  3. Системы с заданной периодичностью повторения заказа.
  4. Система S’ – S.

Технико-экономические способы работают как в рознице, так и в опте. Пример способа – последовательный расчет оптимального размера запасов на каждой стадии и дальнейшее суммирование полученных по отдельным стадиям результатов.

Системы с заданным размером и периодичностью заказа работают в рознице. Одно из условий использования этих способов – постоянные инвентаризации, проверки наличия продукта на складе. Смысл данных методов состоит в том, что для приведения величины запасов на складе до оптимального уровня необходимо заказывать заданное количество товаров через произвольный промежуток времени (при необходимости) или заказывать нужное число товаров (каждый раз разное) через одинаковые интервалы.

Система S’ – S работает на оптовых складах. Устанавливаются два уровня:

  1. S’ – минимальный уровень. Ниже этого показателя величина запасов опуститься не может.
  2. S – максимальный уровень. Рассчитывается в соответствии с действующими нормами и нормативами.

Наличие товаров проверяется через одинаковые интервалы времени. Заказ делается, если их величина опускается ниже показателя S или (S – S’).

Ни один способ управления запасами не является идеальным. Каждое торговое предприятие выбирает собственный метод и дорабатывает его под свои условия, факторы и пожелания. К примеру, оптимальная величина товарных остатков может быть определена:

  1. Как отношение остатков на конкретную дату к реализации товара на ту же дату предыдущего периода. Чаще всего данный расчет товарного запаса делается на начало календарного месяца.
  2. Как количество торговых недель, на которые хватит имеющегося запаса. При этом предполагается стабильная оборачиваемость.
  3. Учет по дробным группам. В крупных магазинах используются контрольно-кассовые аппараты, с помощью которых можно учитывать реализацию по различным признакам.

Фактические и плановые запасы могут быть учтены в абсолютных величинах (в первую очередь в денежных единицах) и в относительных (днях запаса).

При анализе запасов их фактическое наличие сопоставляется с нормативом в абсолютных и относительных величинах. В процессе рассчитывается величина сверхнормативных товаров, величина незаполнения, производится тщательная оценка товарных запасов и определяются основные причины отклонения фактических величин от нормативных.

К главным причинам превышения нормативов относятся:

  • Снижение товарооборота по любой причине.
  • Превышение величины завоза.
  • Нарушение сроков поставки, в результате чего в компанию пришло сразу несколько заказов.
  • Нарушение условий хранения и, как следствие, ухудшение качества товаров и т.д.

Анализ оборачиваемости необходим, чтобы выделить отдельные позиции и принять по ним решение. При этом нельзя сравнивать товары, относящиеся к разным категориям. К примеру, пиво может продаваться чаще, чем хлеб. Однако исключив хлеб из ассортимента, вы лишитесь трети клиентов. Товары сравниваются исключительно в рамках одной категории. К примеру, несколько сортов хлеба или несколько марок пива. В этом случае можно сделать взвешенный вывод об оборачиваемости конкретного товара.

Если в течение предыдущего периода наблюдается снижение коэффициента оборачиваемости товарных запасов, то это классический случай затоваривания склада. Если же коэффициент растет большими темпами, стоит подумать об увеличении закупок: в какой-то момент компании может не хватить текущего остатка на складе.

Нюансы работы с товарными запасами

При работе с формулами товарных запасов стоит учитывать несколько важных нюансов:

  1. Если компания не имеет собственных запасов, например, работает исключительно по предзаказу, то рассчитывать оборачиваемость не имеет никакого смысла.
  2. При расчете оборачиваемости следует учитывать, при каких условиях были проведены поставки товара. Целевые поставки считаются отдельно. К примеру, если компания выигрывает тендер на поставку материалов в крупный торговый комплекс и для этого завезла на склад крупную партию товара, они не учитываются при расчете розничной оборачиваемости. Это единичный заказ.
  3. Оборачиваемость товара и запасы рассчитываются в закупочных ценах. Остатки в ценах продаж компания может делать для себя, но в этом случае не получится сравнить текущую закупочную цену с предложениями от поставщиков. А закупка, в свою очередь, зависит от множества внешних факторов, не относящихся напрямую к торговле – таких как курс доллара.

Постоянный мониторинг товарных запасов – это важнейший инструмент для предотвращения возможных убытков. Уменьшение потерь достигается путем повышения эффективности работы службы безопасности фирмы, наблюдения за торговыми залами и складскими помещениями, проведения периодических инвентаризаций при участии сторонних аудиторских фирм. Благодаря эффективной системе контроля и учета можно настроить оптимальный товарооборот, после чего своевременно выявлять и устранять проблемные точки.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНУЮ СЕТЬ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.