Ваш доступ к журналу

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

  • 4 апреля 2019
  • 214
Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

Рассказываем, как правильная расстановка приоритетов позволит руководителю любого уровня работать с максимальной отдачей и эффективностью.


Вы узнаете:

  • Какие существуют приоритеты в работе директора.
  • Как правильно расставлять приоритеты.
  • Как пользоваться ABC-анализом в работе с приоритетными задачами.

Почему руководителю важно уметь расставлять приоритеты в работе

Люди, которые совмещают выполнение нескольких дел, редко выполняют их с достаточной точностью и эффективностью. Согласно научным данным, человек не может концентрироваться на двух вещах одновременно, даже если долго тренируется. При этом он может переключаться между различными видами деятельности, в этом случае каждая задача будет выполняться качественно и эффективно. Одно из основных свойств успешного руководителя – умение грамотно расставлять приоритеты в своей работе.

Самоменеджмент и его функции

Выбор целей, задач и приоритетов руководителя – это часть самоменеджмента, развития управленца как профессионала и личности, организация рабочей деятельности. Главные функции:

  • Постановка целей.
  • Планирование.
  • Расстановка приоритетов.
  • Организация эффективного трудового процесса.
  • Осуществление самоконтроля.

Как директору правильно расставить приоритеты

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

Японские госслужащие имеют одно важное правило: в первую очередь должны быть выполнены задания, которые поступили от руководства высшего звена, затем – от управленцев более низкого уровня и далее по нисходящей.

В российской практике подобные жесткие правила отсутствуют, потому следует самостоятельно уточнить критерии, которыми нужно руководствоваться в отборе наиболее приоритетных задач. Каждый опытный менеджер вырабатывает собственные критерии и в дальнейшем придерживается их при решении рабочих ситуаций.

В первую очередь составляется перечень критериев, которые позволяют судить о приоритетности той или иной задачи. Этот список достаточно обширен, так как включает в себя все возможные показатели. Из этого списка выделяются несколько основных. Чтобы понять, являются ли выбранные критерии оптимальными, необходимо проанализировать с их помощью вчерашние задачи.

Для примера приоритетов руководителя перечислим несколько основных критериев, которые чаще всего называют лидеры компаний на профильных тренингах, которые посвящены тайм-менеджменту и планированию деятельности.

  • Значимость результата.
  • Последствия невыполнения задачи.
  • Источник постановки – задача может быть поставлена руководителем высшего, среднего звена и т.д.
  • Влияет ли решение задачи на стратегические цели компании либо отдельного подразделения.
  • Затраты времени.
  • Возможность делегирования задач другому человеку.
  • Сложность.
  • Понятность.

Это не полный перечень. Сюда же можно включить, например, личное отношение человека к стоящей перед ним задаче.

Приоритеты в работе руководителя устанавливаются в определенной последовательности, после чего составляется план, и задачи выполняются в порядке очередности. Можно воспользоваться классическим принципом Парето – соотношение 80/20. Если перенести этот принцип на работу руководителя, это будет означать, что во время работы за 20 % времени достигается 80 % результата. За оставшиеся 80 % затрачиваемого на выполнение задачи времени достигается 20 % результата.

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

10 бесплатных приложений для управления задачами и временем

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и времяМозг человека способен одновременно удерживать в памяти всего 5–7 задач. Вряд ли это устроит занятого руководителя, который ежедневно решает гораздо больше проблем. Вот почему сегодня не обойтись без приложений и программ, которые избавляют от рутины и экономят время.

Редакция электронного журнала «Коммерческий директор» сделала обзор удобных сервисов, которые помогут выжить в деловом цейтноте.

Смотреть обзор приложений

ABC-анализ для определения приоритетов руководителя

В определении приоритетов директора часто помогает ABC-анализ – метод, позволяющий определить степень распределения определенного показателя между различными элементами множества. В деятельности управленца это означает следующее:

  • Важные дела (категория А) – это примерно 15 % от общего количества дел, которыми занимается руководитель. Значимость важных дел, их вклад в достижение цели, которую ставит менеджер, составляет около 65 %.
  • Не важные дела (категория В) – около 20 % от общего числа дел, находящихся в ведении управленца. Их значимость – также около 20 %.
  • Несущественные дела (категория С). Это большая часть дел, которыми занимается руководитель – порядка 65 %. При этом их важность минимальна – 15 % от значимости всех дел.

Все дела, которыми занимается руководитель, могут быть проанализированы в соответствии с этим методом. Для анализа необходимо выполнить следующую последовательность действий:

  • Составить перечень дел, которые необходимо выполнить в течение дня, недели и т.д. Можно воспользоваться средствами Excel и составить таблицу дел. Если дела поручены исполнителям, это можно отобразить в отдельной графе.
  • Выполнить сортировку дел в порядке значимости. Следует учитывать, что важность и срочность – это разные понятия. При прочих равных приоритет отдается более важному делу.
  • Пронумеровать каждое дело.
  • После этого каждое дело оценивается в соответствии с категориями А, В, С. В группу А выделяются самые важные дела, которые невозможно перепоручить другим исполнителям – это около 15 % от всех дел. В группу В входят важные дела, которыми могут заняться другие лица, назначенные руководителем – это около 20 %. Группа С – это малозначимые задачи, которые можно перепоручить практически любому исполнителю – 65 %.
  • Проверить план на день. Главный критерий проверки – первоочередность дел. 65 % рабочего времени нужно посвятить делам категории А, 20 % – делам категории В, 15 % – делам категории С.
  • При необходимости провести соответствующие корректировки. Основной упор делается на выполнение дел, которые невозможно перепоручить исполнителям. На выполнение задач, входящих в группы В и С время выделяется по возможности и в соответствии с их значимостью.
  • Просмотр дел из категории В и С, оценка возможности делегирования отдельных задач подчиненным.

Важно помнить: даже если какая-либо задача относится к категории С, это не значит, что ее можно не выполнять. Любая сложная задача требует множества подготовительных работ, каждая из которых в отдельности мало значима. Также не следует забывать и о повседневной рутине, которая ни на что не влияет, но является неотъемлемой частью рабочего процесса. Не нужно в первую очередь выполнять работы, которые кажутся интересными или не требуют особых временных затрат – ими можно заняться в любой момент.

Читайте также: Прокрастинация: 14 советов, как перестать откладывать дела »

Анализ ABC работает, если:

  • На день запланированы 1-2 задачи категории А.
  • Нужно выполнить 3-4 задачи категории В.
  • Все остальное время зарезервировано для задач из категории С и на различные форс-мажоры.

Дело руководителя – не выполнить самостоятельно все возможные задачи, а грамотно распределить полномочия между подчиненными.

Все оценки в данном случае являются субъективными. Каждый руководитель самостоятельно решает, какие задачи являются первоочередными, какие можно временно отложить, какие делегировать подчиненным, а какие необходимо выполнить самостоятельно.

Есть несколько простых вопросов, которые помогут решить вопрос, какие задачи стоит отнести к категории А:

  • Выполнение каких задач непосредственно влияет на воплощение ключевых целей фирмы или отдела?
  • Поможет ли решение одной задачи выполнить ряд других?
  • Решение каких задач принесет максимальную пользу в среднесрочной и долгосрочной перспективе, а также максимальную прибыль?
  • Какие негативные последствия имеет невыполнение конкретных задач?

Важная новость для подписчиков!

Приоритеты для руководителя-новичка

Руководитель, только что вступивший в должность, может столкнуться с рядом проблем. В первое время к нему присматриваются, проверяют, «тестируют на прочность». При этом начало работы – это время для выстраивания оптимальных взаимоотношений, поиска поддержки в коллективе.

  • Кто отвечает за проекты? Новый руководитель не является членом команды, не имеет отношения к ее созданию и не знает всех тонкостей конкретного проекта. Важно узнать максимальное количество информации о сотрудниках, которые оказывают наибольшее влияние на работу коллектива.
  • Как работает предприятие? Если вы изучали это предприятие до того, как стали руководителем – это хорошо. Если нет – необходимо вникнуть во все тонкости производственного процесса, изучить профильный рынок, клиентскую базу, проанализировать пути перемещения готовой продукции и сырья. Уточните, есть ли у высшего руководства планы по развитию компании на среднесрочную перспективу.
  • В каком состоянии находится компания на данный момент и какова ее история? Любое решение, которое принимает руководитель, неизбежно сказывается на положении дел в компании. Кроме этого, не следует забывать о корпоративных ценностях и культуре – это поможет грамотно подготовить и обосновать свои идеи перед высшим руководством и в дальнейшем внедрить их на фирме.
  • Политика открытых дверей. Не стоит закрываться от сотрудников. Работники должны знать, кто ими руководит. У менеджеров среднего звена – например, у руководителя регионального офиса – в расписании заранее оговорено, что больше половины рабочего времени проходит в командировках. Это не только проверка работы сотрудников, но и отличная возможность быть в курсе событий, своевременно предотвращать возможные конфликты в коллективе, выслушивать точку зрения подчиненных на планируемые изменения.
  • Многие руководители при доведении информации до подчиненных ограничиваются стандартными собраниями или рассылкой по электронной почте. В некоторых случаях это оправдано. Однако если есть возможность, никогда нельзя пренебрегать живым общением. Это способствует доверию и стимулирует подчиненных на более эффективную работу. Механизм, с помощью которого до каждого сотрудника можно донести его роль, разрабатывается самим руководителем и зависит от его предпочтений, личных качеств, опыта.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.