Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

4 апреля 2019
531
Средний балл: 0 из 5
Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

Рассказываем, как правильная расстановка приоритетов позволит руководителю любого уровня работать с максимальной отдачей и эффективностью.


Вы узнаете:

  • Какие существуют приоритеты в работе директора.
  • Как правильно расставлять приоритеты.
  • Как пользоваться ABC-анализом в работе с приоритетными задачами.

Почему руководителю важно уметь расставлять приоритеты в работе

Люди, которые совмещают выполнение нескольких дел, редко выполняют их с достаточной точностью и эффективностью. Согласно научным данным, человек не может концентрироваться на двух вещах одновременно, даже если долго тренируется. При этом он может переключаться между различными видами деятельности, в этом случае каждая задача будет выполняться качественно и эффективно. Одно из основных свойств успешного руководителя – умение грамотно расставлять приоритеты в своей работе.

Самоменеджмент и его функции

Выбор целей, задач и приоритетов руководителя – это часть самоменеджмента, развития управленца как профессионала и личности, организация рабочей деятельности. Главные функции:

  • Постановка целей.
  • Планирование.
  • Расстановка приоритетов.
  • Организация эффективного трудового процесса.
  • Осуществление самоконтроля.

Как директору правильно расставить приоритеты

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

Японские госслужащие имеют одно важное правило: в первую очередь должны быть выполнены задания, которые поступили от руководства высшего звена, затем – от управленцев более низкого уровня и далее по нисходящей.

В российской практике подобные жесткие правила отсутствуют, потому следует самостоятельно уточнить критерии, которыми нужно руководствоваться в отборе наиболее приоритетных задач. Каждый опытный менеджер вырабатывает собственные критерии и в дальнейшем придерживается их при решении рабочих ситуаций.

В первую очередь составляется перечень критериев, которые позволяют судить о приоритетности той или иной задачи. Этот список достаточно обширен, так как включает в себя все возможные показатели. Из этого списка выделяются несколько основных. Чтобы понять, являются ли выбранные критерии оптимальными, необходимо проанализировать с их помощью вчерашние задачи.

Для примера приоритетов руководителя перечислим несколько основных критериев, которые чаще всего называют лидеры компаний на профильных тренингах, которые посвящены тайм-менеджменту и планированию деятельности.

  • Значимость результата.
  • Последствия невыполнения задачи.
  • Источник постановки – задача может быть поставлена руководителем высшего, среднего звена и т.д.
  • Влияет ли решение задачи на стратегические цели компании либо отдельного подразделения.
  • Затраты времени.
  • Возможность делегирования задач другому человеку.
  • Сложность.
  • Понятность.

Это не полный перечень. Сюда же можно включить, например, личное отношение человека к стоящей перед ним задаче.

Приоритеты в работе руководителя устанавливаются в определенной последовательности, после чего составляется план, и задачи выполняются в порядке очередности. Можно воспользоваться классическим принципом Парето – соотношение 80/20. Если перенести этот принцип на работу руководителя, это будет означать, что во время работы за 20 % времени достигается 80 % результата. За оставшиеся 80 % затрачиваемого на выполнение задачи времени достигается 20 % результата.

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и время

10 бесплатных приложений для управления задачами и временем

Приоритеты руководителя: как эффективно распределять цели, задачи и времяМозг человека способен одновременно удерживать в памяти всего 5–7 задач. Вряд ли это устроит занятого руководителя, который ежедневно решает гораздо больше проблем. Вот почему сегодня не обойтись без приложений и программ, которые избавляют от рутины и экономят время.

Редакция электронного журнала «Коммерческий директор» сделала обзор удобных сервисов, которые помогут выжить в деловом цейтноте.

Смотреть обзор приложений

ABC-анализ для определения приоритетов руководителя

В определении приоритетов директора часто помогает ABC-анализ – метод, позволяющий определить степень распределения определенного показателя между различными элементами множества. В деятельности управленца это означает следующее:

  • Важные дела (категория А) – это примерно 15 % от общего количества дел, которыми занимается руководитель. Значимость важных дел, их вклад в достижение цели, которую ставит менеджер, составляет около 65 %.
  • Не важные дела (категория В) – около 20 % от общего числа дел, находящихся в ведении управленца. Их значимость – также около 20 %.
  • Несущественные дела (категория С). Это большая часть дел, которыми занимается руководитель – порядка 65 %. При этом их важность минимальна – 15 % от значимости всех дел.

Все дела, которыми занимается руководитель, могут быть проанализированы в соответствии с этим методом. Для анализа необходимо выполнить следующую последовательность действий:

  • Составить перечень дел, которые необходимо выполнить в течение дня, недели и т.д. Можно воспользоваться средствами Excel и составить таблицу дел. Если дела поручены исполнителям, это можно отобразить в отдельной графе.
  • Выполнить сортировку дел в порядке значимости. Следует учитывать, что важность и срочность – это разные понятия. При прочих равных приоритет отдается более важному делу.
  • Пронумеровать каждое дело.
  • После этого каждое дело оценивается в соответствии с категориями А, В, С. В группу А выделяются самые важные дела, которые невозможно перепоручить другим исполнителям – это около 15 % от всех дел. В группу В входят важные дела, которыми могут заняться другие лица, назначенные руководителем – это около 20 %. Группа С – это малозначимые задачи, которые можно перепоручить практически любому исполнителю – 65 %.
  • Проверить план на день. Главный критерий проверки – первоочередность дел. 65 % рабочего времени нужно посвятить делам категории А, 20 % – делам категории В, 15 % – делам категории С.
  • При необходимости провести соответствующие корректировки. Основной упор делается на выполнение дел, которые невозможно перепоручить исполнителям. На выполнение задач, входящих в группы В и С время выделяется по возможности и в соответствии с их значимостью.
  • Просмотр дел из категории В и С, оценка возможности делегирования отдельных задач подчиненным.

Важно помнить: даже если какая-либо задача относится к категории С, это не значит, что ее можно не выполнять. Любая сложная задача требует множества подготовительных работ, каждая из которых в отдельности мало значима. Также не следует забывать и о повседневной рутине, которая ни на что не влияет, но является неотъемлемой частью рабочего процесса. Не нужно в первую очередь выполнять работы, которые кажутся интересными или не требуют особых временных затрат – ими можно заняться в любой момент.

Читайте также: Прокрастинация: 14 советов, как перестать откладывать дела »

Анализ ABC работает, если:

  • На день запланированы 1-2 задачи категории А.
  • Нужно выполнить 3-4 задачи категории В.
  • Все остальное время зарезервировано для задач из категории С и на различные форс-мажоры.

Дело руководителя – не выполнить самостоятельно все возможные задачи, а грамотно распределить полномочия между подчиненными.

Все оценки в данном случае являются субъективными. Каждый руководитель самостоятельно решает, какие задачи являются первоочередными, какие можно временно отложить, какие делегировать подчиненным, а какие необходимо выполнить самостоятельно.

Есть несколько простых вопросов, которые помогут решить вопрос, какие задачи стоит отнести к категории А:

  • Выполнение каких задач непосредственно влияет на воплощение ключевых целей фирмы или отдела?
  • Поможет ли решение одной задачи выполнить ряд других?
  • Решение каких задач принесет максимальную пользу в среднесрочной и долгосрочной перспективе, а также максимальную прибыль?
  • Какие негативные последствия имеет невыполнение конкретных задач?

Важная новость для подписчиков!

Приоритеты для руководителя-новичка

Руководитель, только что вступивший в должность, может столкнуться с рядом проблем. В первое время к нему присматриваются, проверяют, «тестируют на прочность». При этом начало работы – это время для выстраивания оптимальных взаимоотношений, поиска поддержки в коллективе.

  • Кто отвечает за проекты? Новый руководитель не является членом команды, не имеет отношения к ее созданию и не знает всех тонкостей конкретного проекта. Важно узнать максимальное количество информации о сотрудниках, которые оказывают наибольшее влияние на работу коллектива.
  • Как работает предприятие? Если вы изучали это предприятие до того, как стали руководителем – это хорошо. Если нет – необходимо вникнуть во все тонкости производственного процесса, изучить профильный рынок, клиентскую базу, проанализировать пути перемещения готовой продукции и сырья. Уточните, есть ли у высшего руководства планы по развитию компании на среднесрочную перспективу.
  • В каком состоянии находится компания на данный момент и какова ее история? Любое решение, которое принимает руководитель, неизбежно сказывается на положении дел в компании. Кроме этого, не следует забывать о корпоративных ценностях и культуре – это поможет грамотно подготовить и обосновать свои идеи перед высшим руководством и в дальнейшем внедрить их на фирме.
  • Политика открытых дверей. Не стоит закрываться от сотрудников. Работники должны знать, кто ими руководит. У менеджеров среднего звена – например, у руководителя регионального офиса – в расписании заранее оговорено, что больше половины рабочего времени проходит в командировках. Это не только проверка работы сотрудников, но и отличная возможность быть в курсе событий, своевременно предотвращать возможные конфликты в коллективе, выслушивать точку зрения подчиненных на планируемые изменения.
  • Многие руководители при доведении информации до подчиненных ограничиваются стандартными собраниями или рассылкой по электронной почте. В некоторых случаях это оправдано. Однако если есть возможность, никогда нельзя пренебрегать живым общением. Это способствует доверию и стимулирует подчиненных на более эффективную работу. Механизм, с помощью которого до каждого сотрудника можно донести его роль, разрабатывается самим руководителем и зависит от его предпочтений, личных качеств, опыта.

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи практического пособия по маркетингу и продажам - журнала «Коммерческий директор» без ограничений.

Доступ действует 3 дня. Активируйте его сегодня и используйте полезные идеи для роста продаж.

Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.