Читать журнал бесплатно

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

  • 18 апреля 2019
  • 52
Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

В этом материале разбираемся, обязательно ли наличие печати в компании для заверения документации и кто может ее использовать.


Вы узнаете:

  • Зачем компаниям нужна печать.
  • Каким организациям обязательно иметь печать.
  • Какие существуют актуальные виды печатей и штампов.
  • Какие требования предъявляет государство к оформлению, хранению и использованию печатей.
  • В каких случаях печать можно не использовать.

Зачем нужна печать организации

Каждый руководитель сам решает, заводить печать своей организации или нет. Но если она есть, то компания должна ей пользоваться в обязательном порядке.

Использование печати компании обязательно в следующих случаях:

  • Вы имеете право работать без кассы и выдаете квитанции, а не чеки. Такое правило характерно для мелких предпринимателей и организаций, которые работают напрямую с клиентами и не сотрудничают в сегменте B2B.
  • Вы хотите нанять дополнительных сотрудников официально. В трудовой книжке обычно ставится печать. Правила едины для всех.
  • Вы пользуетесь или планируете пользоваться корпоративными автомобилями. Печать понадобится для оформления транспортных листов.
  • Вы ведете бизнес с организациями, которые требуют непременного заверения документа печатью.

В остальных случаях оформление печати остается добровольным решением. Но мы советуем все же сделать штамп своей организации, так как его себестоимость низкая, а вести дела будет гораздо спокойнее. Многие предприятия и даже банки могут отказаться сотрудничать с компанией, у которой нет печати. Печать придает компании авторитетности и весомости, значительно упрощая процесс взаимодействия с контрагентами и клиентами.

Виды печатей компаний

Существует несколько разновидностей печатей, которые используются в организациях для разных нужд.

Основная или гербовая круглая печать организации служит для утверждения подписей и подлинности документов, она соответствует строгим стандартам.

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

Также может быть дополнительная печать предприятия (в форме круга или треугольника). Такая печать может принадлежать отделу или филиалу и имеет отличия от основной печати компании. Часто дополнительная печать применяется для подтверждения копий, различных справочных бумаг и других документов имеющих важное, но не первостепенное значение.

Существуют и различные штампы, которые используются для сокращения усилий и временных расходов. Они бывают разной формы и служат для обозначения конкретных видов информации:

  • Начало отсчета, регистрации документа.
  • Подтверждение оплаты или достоверности копии.
  • Контакты и реквизиты предприятия.
  • Платежные данные компании.
  • Уровень секретности информации.

За сохранность основной печати отвечает главное лицо в организации. Редко печатью может пользоваться его зам или другой уполномоченный сотрудник.

Все штампы распределяются между работникам, в соответствии с их функциями. Например, у кассира может храниться печать «Оплачено», а в отделе кадров может лежать печать с контактами компании.

Неправомерное использование печатей может нанести урон предприятию – как финансовый, так и репутационный.

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

Требования к печатям предприятий

Инструкция на изготовление печати организации согласовывается всем руководством и включает в себя перечень необходимых штампов и их содержание. Требования к главной печати регулируются государственными стандартами, а вот штампы и дополнительные печати устанавливает сама организация. Обязательно прописывается количество и виды используемых штампов, правила их использования, ответственные лица и места хранения.

Также должен иметься перечень документации, которую можно заверить с помощью тех или иных печатей. В подобных списках утверждается также алгоритм заверения и ответственные лица.

Право на использование печати закрепляется за ограниченным кругом лиц. Именно поэтому обозначаются и местоположение штампов, чтобы те, кто имеет к ним доступ, могли найти их по требованию.

В зависимости от специфики предприятия, количество штампов может отличаться, это никак не регулируется.

Изменения и коррективы в установленные правила пользования печатями может вносить только руководство. Ликвидировать печать можно только при ликвидации самой компании, а также при проведении серьезных изменений в структуре. Например, если фирма поглощается корпорацией, переходит на другую форму организации или переименовывается. Также заменить печать можно по причине потертости или износа.

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

Обязательные и необязательные документы для заверения печатью организации

Согласно действующему законодательству печать требуется не для всех документов. В основном любую документацию можно заверить только подписью руководителя. Однако есть ряд случаев, когда применение печати рекомендуется:

  • Акт о происшествии с несчастным случаем во время рабочего процесса.
  • Доверенность от компании, которая выдается сотруднику, чтобы тот совершал действия от имени предприятия.
  • Журнал проведения проверок.
  • Оптовые закупки этилового спирта для нужд производства.
  • Копии свидетельств и документов для правового взаимодействия.
  • Все, что связано с ценными бумагами – для акционерных обществ.
  • Документация, которая требует взаимодействия с таможней: доверенность, декларации, отчетность, справочная информация о ввозимых и вывозимых товарах.
  • Бухгалтерская отчетность.
  • Документация на участие в государственных программах и тендерах.

Все перечисленные документы формально требуют применения печати, но на деле закон разрешает заверять подобную документацию только подписью руководителя. Чаще всего печать требуется на документах, которые относятся к платежам, квитанциям, различным видам финансовой отчетности.

Обязательно применение печатей и штампов на тех бумагах, где указано место под печать. Все отчеты, которые составляются для налоговой службы также лучше заверять с помощью печати.

К обязательным для штамповки документам относятся путевые листы, трудовые договора и книжки сотрудников, документация о командировке, справка для получения кредита на товары и оборудование. Часто печать требуется для подтверждения акта о совершенной работе и другой отчетной документации.

Важная новость для подписчиков!

Печать для хозяйствующих организаций

Существуют также определенные нормы для хозяйствующих субъектов. В соответствии с последними правками в законодательстве им не обязательно иметь печать – ранее это считалось необходимым. Сведения о том, есть ли у данного субъекта печать, прописаны в уставе компании. До этого подобных правил не было, потому что печать использовалась по умолчанию.

Сейчас для хозяйствующих субъектов печать равнозначна средствам персонификации, то есть имеет то же назначение, что и фирменный стиль, логотип и т.д., поэтому ее форма может быть любой.

Несмотря на то, что использование печати теперь добровольное, некоторые документы все еще требуют заверения печатью в обязательном порядке.

Вывод

Печать организации – это способ придать документам статусность и подтвердить их достоверность. Официальная печать на предприятии только одна (круглая), а ее содержание контролируют государственные стандарты. Кроме этого в компании может использоваться дополнительная печать для филиалов и отделов, а также большое количество штампов, которые упрощают работу.

Применение печати не всегда обязательно, однако каждому предприятию полезно ее иметь для тех случаев, когда она действительно может быть необходима.

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.