Ваш доступ к журналу

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

  • 18 апреля 2019
  • 29
Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

В этом материале разбираемся, обязательно ли наличие печати в компании для заверения документации и кто может ее использовать.


Вы узнаете:

  • Зачем компаниям нужна печать.
  • Каким организациям обязательно иметь печать.
  • Какие существуют актуальные виды печатей и штампов.
  • Какие требования предъявляет государство к оформлению, хранению и использованию печатей.
  • В каких случаях печать можно не использовать.

Зачем нужна печать организации

Каждый руководитель сам решает, заводить печать своей организации или нет. Но если она есть, то компания должна ей пользоваться в обязательном порядке.

Использование печати компании обязательно в следующих случаях:

  • Вы имеете право работать без кассы и выдаете квитанции, а не чеки. Такое правило характерно для мелких предпринимателей и организаций, которые работают напрямую с клиентами и не сотрудничают в сегменте B2B.
  • Вы хотите нанять дополнительных сотрудников официально. В трудовой книжке обычно ставится печать. Правила едины для всех.
  • Вы пользуетесь или планируете пользоваться корпоративными автомобилями. Печать понадобится для оформления транспортных листов.
  • Вы ведете бизнес с организациями, которые требуют непременного заверения документа печатью.

В остальных случаях оформление печати остается добровольным решением. Но мы советуем все же сделать штамп своей организации, так как его себестоимость низкая, а вести дела будет гораздо спокойнее. Многие предприятия и даже банки могут отказаться сотрудничать с компанией, у которой нет печати. Печать придает компании авторитетности и весомости, значительно упрощая процесс взаимодействия с контрагентами и клиентами.

Виды печатей компаний

Существует несколько разновидностей печатей, которые используются в организациях для разных нужд.

Основная или гербовая круглая печать организации служит для утверждения подписей и подлинности документов, она соответствует строгим стандартам.

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

Также может быть дополнительная печать предприятия (в форме круга или треугольника). Такая печать может принадлежать отделу или филиалу и имеет отличия от основной печати компании. Часто дополнительная печать применяется для подтверждения копий, различных справочных бумаг и других документов имеющих важное, но не первостепенное значение.

Существуют и различные штампы, которые используются для сокращения усилий и временных расходов. Они бывают разной формы и служат для обозначения конкретных видов информации:

  • Начало отсчета, регистрации документа.
  • Подтверждение оплаты или достоверности копии.
  • Контакты и реквизиты предприятия.
  • Платежные данные компании.
  • Уровень секретности информации.

За сохранность основной печати отвечает главное лицо в организации. Редко печатью может пользоваться его зам или другой уполномоченный сотрудник.

Все штампы распределяются между работникам, в соответствии с их функциями. Например, у кассира может храниться печать «Оплачено», а в отделе кадров может лежать печать с контактами компании.

Неправомерное использование печатей может нанести урон предприятию – как финансовый, так и репутационный.

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

Требования к печатям предприятий

Инструкция на изготовление печати организации согласовывается всем руководством и включает в себя перечень необходимых штампов и их содержание. Требования к главной печати регулируются государственными стандартами, а вот штампы и дополнительные печати устанавливает сама организация. Обязательно прописывается количество и виды используемых штампов, правила их использования, ответственные лица и места хранения.

Также должен иметься перечень документации, которую можно заверить с помощью тех или иных печатей. В подобных списках утверждается также алгоритм заверения и ответственные лица.

Право на использование печати закрепляется за ограниченным кругом лиц. Именно поэтому обозначаются и местоположение штампов, чтобы те, кто имеет к ним доступ, могли найти их по требованию.

В зависимости от специфики предприятия, количество штампов может отличаться, это никак не регулируется.

Изменения и коррективы в установленные правила пользования печатями может вносить только руководство. Ликвидировать печать можно только при ликвидации самой компании, а также при проведении серьезных изменений в структуре. Например, если фирма поглощается корпорацией, переходит на другую форму организации или переименовывается. Также заменить печать можно по причине потертости или износа.

Печать организации: статусность, подлинность и узнаваемость ваших документов

Обязательные и необязательные документы для заверения печатью организации

Согласно действующему законодательству печать требуется не для всех документов. В основном любую документацию можно заверить только подписью руководителя. Однако есть ряд случаев, когда применение печати рекомендуется:

  • Акт о происшествии с несчастным случаем во время рабочего процесса.
  • Доверенность от компании, которая выдается сотруднику, чтобы тот совершал действия от имени предприятия.
  • Журнал проведения проверок.
  • Оптовые закупки этилового спирта для нужд производства.
  • Копии свидетельств и документов для правового взаимодействия.
  • Все, что связано с ценными бумагами – для акционерных обществ.
  • Документация, которая требует взаимодействия с таможней: доверенность, декларации, отчетность, справочная информация о ввозимых и вывозимых товарах.
  • Бухгалтерская отчетность.
  • Документация на участие в государственных программах и тендерах.

Все перечисленные документы формально требуют применения печати, но на деле закон разрешает заверять подобную документацию только подписью руководителя. Чаще всего печать требуется на документах, которые относятся к платежам, квитанциям, различным видам финансовой отчетности.

Обязательно применение печатей и штампов на тех бумагах, где указано место под печать. Все отчеты, которые составляются для налоговой службы также лучше заверять с помощью печати.

К обязательным для штамповки документам относятся путевые листы, трудовые договора и книжки сотрудников, документация о командировке, справка для получения кредита на товары и оборудование. Часто печать требуется для подтверждения акта о совершенной работе и другой отчетной документации.

Важная новость для подписчиков!

Печать для хозяйствующих организаций

Существуют также определенные нормы для хозяйствующих субъектов. В соответствии с последними правками в законодательстве им не обязательно иметь печать – ранее это считалось необходимым. Сведения о том, есть ли у данного субъекта печать, прописаны в уставе компании. До этого подобных правил не было, потому что печать использовалась по умолчанию.

Сейчас для хозяйствующих субъектов печать равнозначна средствам персонификации, то есть имеет то же назначение, что и фирменный стиль, логотип и т.д., поэтому ее форма может быть любой.

Несмотря на то, что использование печати теперь добровольное, некоторые документы все еще требуют заверения печатью в обязательном порядке.

Вывод

Печать организации – это способ придать документам статусность и подтвердить их достоверность. Официальная печать на предприятии только одна (круглая), а ее содержание контролируют государственные стандарты. Кроме этого в компании может использоваться дополнительная печать для филиалов и отделов, а также большое количество штампов, которые упрощают работу.

Применение печати не всегда обязательно, однако каждому предприятию полезно ее иметь для тех случаев, когда она действительно может быть необходима.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.