Ваш доступ к журналу

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

  • 19 апреля 2019
  • 144
Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

Разбираемся в тонкостях выбора и оформления служебного авто.


Вы узнаете:

  • Как выбрать автомобиль в качестве служебного транспорта.
  • Как документально оформить автомобиль в пользование сотруднику.
  • В каких случаях нужно оформлять путевые листы и проводить медицинский осмотр сотрудников.
  • Как учитывать и отражать в отчете затраты на служебный транспорт.

Служебный транспорт – это транспорт, который принадлежит компании и находится во временном или постоянном пользовании сотрудника.

Как оформить служебный транспорт

Есть два основных способа получить служебный автомобиль в пользование:

  • Совмещать основную работу и должность водителя. В этом случае расходы по содержанию автотранспорта входят в общие затраты на служебный автопарк компании.
  • Передача служебного транспорта в личное пользование. Все затраты по содержанию автомобиля несет сотрудник.

Порядок использования сотрудником служебного автотранспорта оговаривается в трудовом договоре и внутренних актах компании.

Чтобы предоставить рабочий автомобиль работнику, необходимо:

  • внести необходимые изменения в трудовой договор и должностную инструкцию;
  • выпустить приказ о передаче транспорта конкретному сотруднику;
  • оформить акт приема-передачи транспортного средства.

Если поездки на служебном транспорте осуществляются по рабочим делам, оформляется путевой лист и выполняются все требования федерального закона № 116-ФЗ. Кроме прочего, в этом законе прописывается необходимость прохождения предрейсового осмотра.

Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

Нажмите на изображение для увеличения

★ Читайте также: Лизинг или кредит при покупке автомобиля: счет 6:2 в пользу лизинга »

Кто имеет право управлять служебным транспортом

Согласно п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации, сотрудник имеет право управлять служебным автомобилем, если у него имеется:

  • действующее водительское удостоверение;
  • свидетельство о государственной регистрации автотранспортного средства;
  • полис ОСАГО;
  • официальный приказ о передаче в пользование служебного транспорта.

Как выбрать служебный транспорт

Выбор коммерческого транспорта для собственного автопарка зависит от сферы деятельности компании, ее финансовых возможностей и способа работы. На какие параметры следует обращать внимание при выборе автомобиля, чтобы в дальнейшем он приносил доходы, а не убытки? Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий директор».

Узнать критерии выбора авто

Алгоритм оформления служебного транспорта в пользование сотруднику

Оформление автотранспортного средства в пользование сотруднику происходит следующим образом:

  • На имя сотрудника оформляется доверенность на право управления служебным транспортом.

  • В должностную инструкцию или трудовой договор (в раздел «Права» или «Обязанности») добавляется пункт о том, что сотрудник имеет право использовать служебный автомобиль для поездок и выполнения своих должностных полномочий.
  • Проводится инструктаж. Водители должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией по охране труда.
  • В полис ОСАГО вносится фамилия сотрудника, имеющего право пользоваться автотранспортным средством.
  • Проводится предрейсовый медицинский осмотр. За его отсутствие инспектор ДПС может наложить на организацию штраф в размере 30 000 ₽, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Также наказание может наложить трудовая инспекция.

  • Оформляется путевой лист – документ, позволяющий вести учет и контроль работы автомобиля и водителя. В установленных законом случаях водитель обязан иметь его под рукой и по первому требованию предъявлять сотруднику ГИБДД. Путевой лист оформляется в обязательном порядке, если служебный транспорт используется для перевозки любых грузов, пассажиров и багажа.

Доплаты сотруднику, пользующемуся служебным транспортом

Если работник одновременно с основной деятельностью работает водителем, ему необходимо доплачивать. Основание – ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Необходимая информация должна содержаться в трудовом договоре или должностной инструкции.

Если работник одновременно со своими служебными обязанностями, прописанными в трудовом договоре, выполняет обязанности водителя, не указанные в документе, это называется совмещением должностей. За это работнику также положена доплата. Основание – ч. 1-2 ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ.

Если работник с получением автомобиля не получает новых трудовых функций (не начинает перевозить грузы или людей), то в этом случае совмещения должностей не возникает. Дополнительные выплаты сотруднику не положены, а сам факт предоставления транспорта может расцениваться как поощрение или дополнительная мотивация.

Оформление путевого листа служебного автомобиля

В компании могут использоваться как унифицированные, так и собственные формы путевых листов. Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 №78. Эти формы не обязательны к использованию на всех предприятиях.

Если по каким-либо причинам унифицированные формы не подходят, то разрабатываются собственные бланки. Использование путевых листов фиксируется в учетной политике предприятия.

Если бланк путевого листа разрабатывается самостоятельно, необходимо включить в него ряд обязательных реквизитов, которые содержатся в разделе II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 №52:

  • Номер путевого листа.
  • Срок действия путевого листа.
  • Данные о водителе, у которого есть право управления автотранспортным средством.
  • Данные о транспортном средстве.

Кроме этого, в документ могут включаться специфические реквизиты, в зависимости от того, какой деятельностью занимается компания.

Лист оформляется в единственном экземпляре на каждый автомобиль. В названии документа следует обозначить вид служебного транспорта. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Бланк заполняется уполномоченным сотрудником (самим предпринимателем, диспетчером и т.д.). Листы нумеруются в хронологическим порядке и заверяются печатью организации или штампом.

Совет: при оформлении путевых листов все обязательные реквизиты необходимо заполнять тщательно, аккуратно и без ошибок. Если при проверке будут обнаружены неточности, это будет основанием для налоговой инспекции исключить эти листы из числа документов, которые подтверждают расходы. Если какой-то из обязательных реквизитов заполнить по уважительным причинам невозможно, это документируется и указывается в отдельном поле. При необходимости, можно приложить дополнительные документы, например, акт о неисправностях.

Как учитывать затраты на служебный транспорт

Если использование автотранспорта относятся к основной деятельности предприятия, а расходы на него имеют документальное подтверждение, то их можно отнести к затратам. В дальнейшем они могут учитываться при расчете налога на прибыль.

Если на предприятии используется общая система налогообложения, затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции. Сельскохозяйственные производители, работающие на УСН «Доходы минус расходы», учитывают расходы на транспорт на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ. В этом случае затраты учитываются и при уплате ЕСХН.

Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

Нажмите на изображение для увеличения

Все расходы на транспорт должны быть обоснованы и подтверждены соответствующими документами. Это требование относится не только к предприятиям, работающим на общей системе налогообложения, но и тем, кто пользуется упрощенкой. При использовании кассового метода затраты признаются лишь после фактической оплаты.

Отдельной строкой идут затраты на приобретение топлива. Сама по себе заправка, даже заверенная чеком, свидетельствует лишь о том, что работник приобрел бензин/дизель. Чтобы расходы были признаны, необходимо документальное подтверждение того, что топливо было израсходовано по прямому назначению. Для этого используется путевой лист.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на содержание служебного автотранспорта могут включать самые разные выплаты. К примеру, мойку авто. Если оплата происходит по безналу, оформляется акт об оказании услуг. Если работник оплачивает услуги наличными, необходимо предоставить в бухгалтерию товарный или кассовый чек. Причем в товарнике должны указываться марка и номер обслуживаемого автомобиля.

В затраты можно включить и расходы на парковку. Они подтверждаются товарным чеком либо квитанцией.

Важная новость для подписчиков!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.