Читать журнал бесплатно

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

  • 19 апреля 2019
  • 320
  • Средний балл: 0 из 5
Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

Разбираемся в тонкостях выбора и оформления служебного авто.


Вы узнаете:

  • Как выбрать автомобиль в качестве служебного транспорта.
  • Как документально оформить автомобиль в пользование сотруднику.
  • В каких случаях нужно оформлять путевые листы и проводить медицинский осмотр сотрудников.
  • Как учитывать и отражать в отчете затраты на служебный транспорт.

Служебный транспорт – это транспорт, который принадлежит компании и находится во временном или постоянном пользовании сотрудника.

Как оформить служебный транспорт

Есть два основных способа получить служебный автомобиль в пользование:

  • Совмещать основную работу и должность водителя. В этом случае расходы по содержанию автотранспорта входят в общие затраты на служебный автопарк компании.
  • Передача служебного транспорта в личное пользование. Все затраты по содержанию автомобиля несет сотрудник.

Порядок использования сотрудником служебного автотранспорта оговаривается в трудовом договоре и внутренних актах компании.

Чтобы предоставить рабочий автомобиль работнику, необходимо:

  • внести необходимые изменения в трудовой договор и должностную инструкцию;
  • выпустить приказ о передаче транспорта конкретному сотруднику;
  • оформить акт приема-передачи транспортного средства.

Если поездки на служебном транспорте осуществляются по рабочим делам, оформляется путевой лист и выполняются все требования федерального закона № 116-ФЗ. Кроме прочего, в этом законе прописывается необходимость прохождения предрейсового осмотра.

Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

Нажмите на изображение для увеличения

★ Читайте также: Лизинг или кредит при покупке автомобиля: счет 6:2 в пользу лизинга »

Кто имеет право управлять служебным транспортом

Согласно п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации, сотрудник имеет право управлять служебным автомобилем, если у него имеется:

  • действующее водительское удостоверение;
  • свидетельство о государственной регистрации автотранспортного средства;
  • полис ОСАГО;
  • официальный приказ о передаче в пользование служебного транспорта.

Как выбрать служебный транспорт

Выбор коммерческого транспорта для собственного автопарка зависит от сферы деятельности компании, ее финансовых возможностей и способа работы. На какие параметры следует обращать внимание при выборе автомобиля, чтобы в дальнейшем он приносил доходы, а не убытки? Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий директор».

Узнать критерии выбора авто

Алгоритм оформления служебного транспорта в пользование сотруднику

Оформление автотранспортного средства в пользование сотруднику происходит следующим образом:

  • На имя сотрудника оформляется доверенность на право управления служебным транспортом.

  • В должностную инструкцию или трудовой договор (в раздел «Права» или «Обязанности») добавляется пункт о том, что сотрудник имеет право использовать служебный автомобиль для поездок и выполнения своих должностных полномочий.
  • Проводится инструктаж. Водители должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией по охране труда.
  • В полис ОСАГО вносится фамилия сотрудника, имеющего право пользоваться автотранспортным средством.
  • Проводится предрейсовый медицинский осмотр. За его отсутствие инспектор ДПС может наложить на организацию штраф в размере 30 000 ₽, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Также наказание может наложить трудовая инспекция.

  • Оформляется путевой лист – документ, позволяющий вести учет и контроль работы автомобиля и водителя. В установленных законом случаях водитель обязан иметь его под рукой и по первому требованию предъявлять сотруднику ГИБДД. Путевой лист оформляется в обязательном порядке, если служебный транспорт используется для перевозки любых грузов, пассажиров и багажа.

Доплаты сотруднику, пользующемуся служебным транспортом

Если работник одновременно с основной деятельностью работает водителем, ему необходимо доплачивать. Основание – ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Необходимая информация должна содержаться в трудовом договоре или должностной инструкции.

Если работник одновременно со своими служебными обязанностями, прописанными в трудовом договоре, выполняет обязанности водителя, не указанные в документе, это называется совмещением должностей. За это работнику также положена доплата. Основание – ч. 1-2 ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ.

Если работник с получением автомобиля не получает новых трудовых функций (не начинает перевозить грузы или людей), то в этом случае совмещения должностей не возникает. Дополнительные выплаты сотруднику не положены, а сам факт предоставления транспорта может расцениваться как поощрение или дополнительная мотивация.

Оформление путевого листа служебного автомобиля

В компании могут использоваться как унифицированные, так и собственные формы путевых листов. Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 №78. Эти формы не обязательны к использованию на всех предприятиях.

Если по каким-либо причинам унифицированные формы не подходят, то разрабатываются собственные бланки. Использование путевых листов фиксируется в учетной политике предприятия.

Если бланк путевого листа разрабатывается самостоятельно, необходимо включить в него ряд обязательных реквизитов, которые содержатся в разделе II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 №52:

  • Номер путевого листа.
  • Срок действия путевого листа.
  • Данные о водителе, у которого есть право управления автотранспортным средством.
  • Данные о транспортном средстве.

Кроме этого, в документ могут включаться специфические реквизиты, в зависимости от того, какой деятельностью занимается компания.

Лист оформляется в единственном экземпляре на каждый автомобиль. В названии документа следует обозначить вид служебного транспорта. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Бланк заполняется уполномоченным сотрудником (самим предпринимателем, диспетчером и т.д.). Листы нумеруются в хронологическим порядке и заверяются печатью организации или штампом.

Совет: при оформлении путевых листов все обязательные реквизиты необходимо заполнять тщательно, аккуратно и без ошибок. Если при проверке будут обнаружены неточности, это будет основанием для налоговой инспекции исключить эти листы из числа документов, которые подтверждают расходы. Если какой-то из обязательных реквизитов заполнить по уважительным причинам невозможно, это документируется и указывается в отдельном поле. При необходимости, можно приложить дополнительные документы, например, акт о неисправностях.

Как учитывать затраты на служебный транспорт

Если использование автотранспорта относятся к основной деятельности предприятия, а расходы на него имеют документальное подтверждение, то их можно отнести к затратам. В дальнейшем они могут учитываться при расчете налога на прибыль.

Если на предприятии используется общая система налогообложения, затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции. Сельскохозяйственные производители, работающие на УСН «Доходы минус расходы», учитывают расходы на транспорт на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ. В этом случае затраты учитываются и при уплате ЕСХН.

Служебный транспорт компании: как документально оформить и учитывать на него затраты

Нажмите на изображение для увеличения

Все расходы на транспорт должны быть обоснованы и подтверждены соответствующими документами. Это требование относится не только к предприятиям, работающим на общей системе налогообложения, но и тем, кто пользуется упрощенкой. При использовании кассового метода затраты признаются лишь после фактической оплаты.

Отдельной строкой идут затраты на приобретение топлива. Сама по себе заправка, даже заверенная чеком, свидетельствует лишь о том, что работник приобрел бензин/дизель. Чтобы расходы были признаны, необходимо документальное подтверждение того, что топливо было израсходовано по прямому назначению. Для этого используется путевой лист.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на содержание служебного автотранспорта могут включать самые разные выплаты. К примеру, мойку авто. Если оплата происходит по безналу, оформляется акт об оказании услуг. Если работник оплачивает услуги наличными, необходимо предоставить в бухгалтерию товарный или кассовый чек. Причем в товарнике должны указываться марка и номер обслуживаемого автомобиля.

В затраты можно включить и расходы на парковку. Они подтверждаются товарным чеком либо квитанцией.

Важная новость для подписчиков!

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.