Ваш доступ к журналу

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

  • 5 июня 2019
  • 38
Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

Разбираемся в особенностях и правилах деловой переписки.


Вы узнаете:

  • Какие бывают виды деловых писем.
  • Из каких основных частей обычно состоит деловое письмо.
  • Какие существуют правила деловой переписки.

Грамотно составленное деловое письмо вызовет быстрый и адекватный запросу ответ. И напротив – письмо, написанное с нарушением этики делового общения, способно нанести вред вашей репутации.

Что такое деловая переписка

Деловая переписка – это обмен коммерческой информацией между разными компаниями или между филиалами и подразделениями одной организации, осуществляемый в строго определенной форме и согласно предписанным правилам.

Различают следующие формы деловой переписки:

  • Бумажная. В этом случае составленное письмо отправляется адресату по почте или курьером.
  • Электронная. Рассылка происходит с корпоративной электронной почты.

Деловая переписка – это не формальность, которую можно игнорировать, а важная составляющая делового этикета. Умение правильно составлять деловые письма способствует созданию вашего положительного имиджа, формирует у собеседников и партнеров серьезное отношение к вашей компании. По ней судят не только о профессионализме отдельного сотрудника, но и о респектабельности и успешности всей компании.

Корпоративная почта должна использоваться для ведения именно деловой переписки. Не отправляйте с нее письма личного характера.

Виды деловой переписки

Деловая переписка бывает внутренняя (между сотрудниками одной компании) и внешняя (между компаниями).

Существует несколько видов деловых писем, для каждого из которых характерна своя цель и способ подачи информации:

  • Благодарственные.
  • Информационные.
  • Коммерческие (гарантийное письмо, рекламное письмо, коммерческое предложение, приглашение, претензия, сопроводительное письмо, запрос, отказ).
  • Письма-требования.
  • Поздравительные письма (с юбилеем, переходом на новую должность, с расширением дилерской сети).
  • Письма с соболезнованиями.

Для каждого из видов делового письма существуют свои готовые шаблоны. Независимо от назначения деловых писем при их составлении важно придерживаться определенной структуры и правил.

11 стоп-фраз в деловой переписке

Электронный журнал «Коммерческий директор» рассказывает, какие фразы в деловом письме отпугивают клиентов и партнеров и как составить письмо, которое получателю захочется прочитать, а не отправить в корзину.

Узнать стоп-фразы »

Структура делового письма

Четкая структура – непременный отличительный признак делового письма. Ее соблюдение делает ваше послание более удобным для восприятия и экономит время получателя для прочтения и понимания написанного.

Как правило, деловое письмо состоит из четырех частей:

Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

Нажмите на изображение для увеличения

Правила деловой переписки

  • Язык

Используйте короткие предложения, избегайте слов и речевых оборотов, которые могут быть истолкованы двояко. Категорически недопустимо использование жаргонизмов, разговорных и просторечных выражений, непонятных сокращений, междометий, прозвищ, уменьшительно-ласкательных слов.

В деловом письме не должно быть восклицательных знаков, смайликов, слов, написанных заглавными буквами. Выделение жирным шрифтом или курсивом используйте только, если это действительно необходимо.

В деловом письме не должно быть пунктуационных и грамматических ошибок – они свидетельство невысокого культурного уровня отправителя.

Совет. Если вы не уверены в своем знании языковых правил, воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов проверки орфографии. Они бесплатны, и проверка небольшого текста обычно занимает несколько секунд.

  • Стиль

Деловое письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Для него характерны лаконичность, содержательность, отсутствие экспрессивных выражений, точность формулировок. Не стоит перегружать письмо канцелярскими штампами и клише. Главная задача письма состоит в том, чтобы собеседник после первого прочтения ясно понял для себя суть вопроса. Деловое письмо не должно содержать эмоциональной окраски, его характер – нейтральный.

Если с собеседником вы находитесь в достаточно близких отношениях, то это не повод игнорировать правила ведения деловой переписки.

Помните: ваше письмо, написанное другу из соседнего отдела, возможно, попадет третьим лицам.

  • Оформление

На листе, на котором пишется письмо, обязательно нужно оставить поля: 20 мм слева, сверху и снизу; 10 мм справа.

Повышает статус отправителя деловое письмо, написанное на фирменном бланке с реквизитами компании (название организации, юридический и почтовый адрес, контактная информация), размещенными в «шапке». Неплохо украсить фирменный бланк и элементами узнаваемого корпоративного стиля (логотип, фирменный шрифт).

Использование бланков возможно и если вы общаетесь посредством электронной переписки: больше внимания и уважения вызовет письмо, размещенное на фирменном бланке и отправленное в виде вложения, чем текст в «теле» письма.

✪ Читайте также: Фирменный бланк организации: пошаговый алгоритм разработки узнаваемого шаблона »

  • Тема письма

Не оставляйте это поле пустым, тема обязательно должна быть указана – так собеседнику будет проще сортировать и искать письма. Подойдите ответственно к формулированию темы, она должна касаться сути вопроса. Избегайте длинных и неясных выражений, ограничьтесь несколькими точными словами.

Пример. Не стоит писать «Письмо Валентине Ивановне о том, как прошла выставка Мосбилд 2019 в Крокусе с комментариями и фотографиями». Лучше – «Мосбилд 2019 Крокус-Экспо: комментарии и фотоотчет».

  • Персональное обращение

Личное обращение является знаком вашего уважения к собеседнику и располагает его к внимательному отношению к вам и вашему письму. Важно не путать имена: если вы забыли, как зовут того, кому отправляете письмо, лучше предварительно это уточнить.

  • Вежливость

Не забудьте поприветствовать адресата и попрощаться с ним. Важно быть доброжелательным, каким бы ни был повод вашего письма: даже если вы его пишете в ярости от проступка вашего собеседника, не опускайтесь до упреков и оскорблений. Сдержанность и учтивость – вот правила, которых вы должны придерживаться.

  • Предмет письма

Правила деловой переписки рекомендуют посвящать одно деловое письмо одному вопросу или проблеме. Невежливо отправлять собеседнику список из 10 пунктов с просьбой подробно ответить на каждый из них. Уважение к чужому времени – вот что отличает компетентного сотрудника, знающего основы деловой переписки.

Если у вас есть несколько вопросов, которые нужно обсудить, подумайте, может не все из них требует письменного подтверждения, по каким-то пунктам достаточно телефонного разговора. Оставьте для письма те вопросы, на которые вам нужна письменная гарантия, например, вопрос о сроках поставки и порядке оплаты – такие письма можно использовать как доказательство достигнутых договоренностей в случае дальнейших возможных недоразумений. Для письменного обсуждения вопросов, не связанных с одной общей темой, лучше составить отдельные письма.

  • Структура

Ваше письмо должно быть легким и удобным для зрительного восприятия. Выделяйте отдельные абзацы, в случае необходимости используйте подзаголовки. Дополнительные материалы (таблицы, фото) лучше, не перегружая «тело» письма, отправлять вложенными файлами. В тексте письма упомянуть о их наличии во вложении.

Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

  • Убедительность и правильная аргументация

Цель любого делового письма – получить информацию от собеседника или добиться от него определенных действий. Поэтому подумайте о том, чтобы привести аргументы: они должны быть вескими и логичными. Приведите достаточно количество доводов, делая упор на том, какую выгоду получит собеседник, оперативно и точно вам ответив.

  • Скорость ответа на письмо

Быстрый ответ на полученное письмо демонстрирует вашу заинтересованность в общении и сотрудничестве. Постарайтесь отвечать на деловые письма в течение первых минут или часа. В крайнем случае – до конца рабочего дня.

Обращайте внимание на отметки «важно», оставленные собеседником в его послании. Если по каким-то причинам вы не можете ответить сразу, обязательно напишите собеседнику, что вы работаете над его вопросом, и укажите, в какое время он получит от вас ответ.

  • Сохранение истории переписки

Не стоит удалять текст письма, на которое вы отвечаете: так собеседнику будет проще понять или вспомнить, о чем идет речь.

Важная новость для подписчиков!

Вывод

Деловая переписка – это важное средство создания и поддержания вашего имиджа как успешного и квалифицированного специалиста. По вашему знанию и соблюдению правил составления делового письма партнеры судят не только о вас, но и всей вашей компании.

Грамотно составленное деловое письмо должно быть вежливым, кратким, лаконичным, структурированным, наполненным весомой аргументацией. Оно не должно содержать грамматических ошибок и оставлять простора для неверного толкования. Знание особенностей деловой переписки – неотъемлемая составляющая делового этикета.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.