Читать журнал бесплатно

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

  • 5 июня 2019
  • 86
  • Средний балл: 0 из 5
Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

Разбираемся в особенностях и правилах деловой переписки.


Вы узнаете:

  • Какие бывают виды деловых писем.
  • Из каких основных частей обычно состоит деловое письмо.
  • Какие существуют правила деловой переписки.

Грамотно составленное деловое письмо вызовет быстрый и адекватный запросу ответ. И напротив – письмо, написанное с нарушением этики делового общения, способно нанести вред вашей репутации.

Что такое деловая переписка

Деловая переписка – это обмен коммерческой информацией между разными компаниями или между филиалами и подразделениями одной организации, осуществляемый в строго определенной форме и согласно предписанным правилам.

Различают следующие формы деловой переписки:

  • Бумажная. В этом случае составленное письмо отправляется адресату по почте или курьером.
  • Электронная. Рассылка происходит с корпоративной электронной почты.

Деловая переписка – это не формальность, которую можно игнорировать, а важная составляющая делового этикета. Умение правильно составлять деловые письма способствует созданию вашего положительного имиджа, формирует у собеседников и партнеров серьезное отношение к вашей компании. По ней судят не только о профессионализме отдельного сотрудника, но и о респектабельности и успешности всей компании.

Корпоративная почта должна использоваться для ведения именно деловой переписки. Не отправляйте с нее письма личного характера.

Виды деловой переписки

Деловая переписка бывает внутренняя (между сотрудниками одной компании) и внешняя (между компаниями).

Существует несколько видов деловых писем, для каждого из которых характерна своя цель и способ подачи информации:

  • Благодарственные.
  • Информационные.
  • Коммерческие (гарантийное письмо, рекламное письмо, коммерческое предложение, приглашение, претензия, сопроводительное письмо, запрос, отказ).
  • Письма-требования.
  • Поздравительные письма (с юбилеем, переходом на новую должность, с расширением дилерской сети).
  • Письма с соболезнованиями.

Для каждого из видов делового письма существуют свои готовые шаблоны. Независимо от назначения деловых писем при их составлении важно придерживаться определенной структуры и правил.

11 стоп-фраз в деловой переписке

Электронный журнал «Коммерческий директор» рассказывает, какие фразы в деловом письме отпугивают клиентов и партнеров и как составить письмо, которое получателю захочется прочитать, а не отправить в корзину.

Узнать стоп-фразы »

Структура делового письма

Четкая структура – непременный отличительный признак делового письма. Ее соблюдение делает ваше послание более удобным для восприятия и экономит время получателя для прочтения и понимания написанного.

Как правило, деловое письмо состоит из четырех частей:

Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

Нажмите на изображение для увеличения

Правила деловой переписки

  • Язык

Используйте короткие предложения, избегайте слов и речевых оборотов, которые могут быть истолкованы двояко. Категорически недопустимо использование жаргонизмов, разговорных и просторечных выражений, непонятных сокращений, междометий, прозвищ, уменьшительно-ласкательных слов.

В деловом письме не должно быть восклицательных знаков, смайликов, слов, написанных заглавными буквами. Выделение жирным шрифтом или курсивом используйте только, если это действительно необходимо.

В деловом письме не должно быть пунктуационных и грамматических ошибок – они свидетельство невысокого культурного уровня отправителя.

Совет. Если вы не уверены в своем знании языковых правил, воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов проверки орфографии. Они бесплатны, и проверка небольшого текста обычно занимает несколько секунд.

  • Стиль

Деловое письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Для него характерны лаконичность, содержательность, отсутствие экспрессивных выражений, точность формулировок. Не стоит перегружать письмо канцелярскими штампами и клише. Главная задача письма состоит в том, чтобы собеседник после первого прочтения ясно понял для себя суть вопроса. Деловое письмо не должно содержать эмоциональной окраски, его характер – нейтральный.

Если с собеседником вы находитесь в достаточно близких отношениях, то это не повод игнорировать правила ведения деловой переписки.

Помните: ваше письмо, написанное другу из соседнего отдела, возможно, попадет третьим лицам.

  • Оформление

На листе, на котором пишется письмо, обязательно нужно оставить поля: 20 мм слева, сверху и снизу; 10 мм справа.

Повышает статус отправителя деловое письмо, написанное на фирменном бланке с реквизитами компании (название организации, юридический и почтовый адрес, контактная информация), размещенными в «шапке». Неплохо украсить фирменный бланк и элементами узнаваемого корпоративного стиля (логотип, фирменный шрифт).

Использование бланков возможно и если вы общаетесь посредством электронной переписки: больше внимания и уважения вызовет письмо, размещенное на фирменном бланке и отправленное в виде вложения, чем текст в «теле» письма.

✪ Читайте также: Фирменный бланк организации: пошаговый алгоритм разработки узнаваемого шаблона »

  • Тема письма

Не оставляйте это поле пустым, тема обязательно должна быть указана – так собеседнику будет проще сортировать и искать письма. Подойдите ответственно к формулированию темы, она должна касаться сути вопроса. Избегайте длинных и неясных выражений, ограничьтесь несколькими точными словами.

Пример. Не стоит писать «Письмо Валентине Ивановне о том, как прошла выставка Мосбилд 2019 в Крокусе с комментариями и фотографиями». Лучше – «Мосбилд 2019 Крокус-Экспо: комментарии и фотоотчет».

  • Персональное обращение

Личное обращение является знаком вашего уважения к собеседнику и располагает его к внимательному отношению к вам и вашему письму. Важно не путать имена: если вы забыли, как зовут того, кому отправляете письмо, лучше предварительно это уточнить.

  • Вежливость

Не забудьте поприветствовать адресата и попрощаться с ним. Важно быть доброжелательным, каким бы ни был повод вашего письма: даже если вы его пишете в ярости от проступка вашего собеседника, не опускайтесь до упреков и оскорблений. Сдержанность и учтивость – вот правила, которых вы должны придерживаться.

  • Предмет письма

Правила деловой переписки рекомендуют посвящать одно деловое письмо одному вопросу или проблеме. Невежливо отправлять собеседнику список из 10 пунктов с просьбой подробно ответить на каждый из них. Уважение к чужому времени – вот что отличает компетентного сотрудника, знающего основы деловой переписки.

Если у вас есть несколько вопросов, которые нужно обсудить, подумайте, может не все из них требует письменного подтверждения, по каким-то пунктам достаточно телефонного разговора. Оставьте для письма те вопросы, на которые вам нужна письменная гарантия, например, вопрос о сроках поставки и порядке оплаты – такие письма можно использовать как доказательство достигнутых договоренностей в случае дальнейших возможных недоразумений. Для письменного обсуждения вопросов, не связанных с одной общей темой, лучше составить отдельные письма.

  • Структура

Ваше письмо должно быть легким и удобным для зрительного восприятия. Выделяйте отдельные абзацы, в случае необходимости используйте подзаголовки. Дополнительные материалы (таблицы, фото) лучше, не перегружая «тело» письма, отправлять вложенными файлами. В тексте письма упомянуть о их наличии во вложении.

Деловая переписка: как грамотно составить деловое письмо

  • Убедительность и правильная аргументация

Цель любого делового письма – получить информацию от собеседника или добиться от него определенных действий. Поэтому подумайте о том, чтобы привести аргументы: они должны быть вескими и логичными. Приведите достаточно количество доводов, делая упор на том, какую выгоду получит собеседник, оперативно и точно вам ответив.

  • Скорость ответа на письмо

Быстрый ответ на полученное письмо демонстрирует вашу заинтересованность в общении и сотрудничестве. Постарайтесь отвечать на деловые письма в течение первых минут или часа. В крайнем случае – до конца рабочего дня.

Обращайте внимание на отметки «важно», оставленные собеседником в его послании. Если по каким-то причинам вы не можете ответить сразу, обязательно напишите собеседнику, что вы работаете над его вопросом, и укажите, в какое время он получит от вас ответ.

  • Сохранение истории переписки

Не стоит удалять текст письма, на которое вы отвечаете: так собеседнику будет проще понять или вспомнить, о чем идет речь.

Важная новость для подписчиков!

Вывод

Деловая переписка – это важное средство создания и поддержания вашего имиджа как успешного и квалифицированного специалиста. По вашему знанию и соблюдению правил составления делового письма партнеры судят не только о вас, но и всей вашей компании.

Грамотно составленное деловое письмо должно быть вежливым, кратким, лаконичным, структурированным, наполненным весомой аргументацией. Оно не должно содержать грамматических ошибок и оставлять простора для неверного толкования. Знание особенностей деловой переписки – неотъемлемая составляющая делового этикета.

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.