Читать журнал бесплатно

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Система контроля исполнения поручений: как выстроить ее в вашей компании

  • 21 июня 2019
  • 1725
  • Средний балл: 0 из 5
Система контроля исполнения поручений: как выстроить ее в вашей компании

Каждый руководитель сталкивался с ситуацией, когда задачи и указания по какой-то причине не выполняются подчиненными или выполняются не в том виде, как хотелось бы. Возможно, все дело в том, что в вашей компании не отлажена система контроля исполнения поручений. Как решать эту проблему, расскажем в данной статье.


Вы узнаете:

  • Что такое система контроля исполнения поручений.
  • Кто и на каких этапах контролирует выполнение поставленных перед сотрудником задач.
  • Как контролировать сотрудников на удалёнке.
  • Как автоматизировать контроль над исполнением распоряжений руководителя.

Важность системы контроля исполнения поручений

Работа большинства корпораций построена на принципах подчиненности, когда вышестоящее руководство дает устные указания или письменные приказы, которые должны быть исполнены сотрудниками. В условиях, когда много сотрудников и много задач, не обойтись без четко отлаженной системы контроля исполнения поручений. Поставить задачу – недостаточно, важно еще и поставить ее правильно, а также проследить за тем, как она будет выполнена.

Система контроля исполнения поручений – это периодическая проверка того, как сотрудниками исполняются указания руководителя.

Задача контроля – выявление возможных отклонений, отступлений от плана и графика с внесением необходимых корректировок в работу ответственного сотрудника.

Чек-лист: 6 условий, при соблюдении которых работники не будут "сливать" ваши порученияраспечатайте для удобства, чтобы чек-лист был всегда у вас под рукой

О внедрении системы контроля исполнения поручений необходимо проинформировать всех сотрудников вашей компании. Основные положения этой системы, разработанные с учетом специфики вашей деятельности, можно зафиксировать во внутренних документах (инструкциях). Важно, чтобы подчиненные знали и понимали, как ставятся и закрепляются задачи, как контролируется их выполнение, кто за этим следит.

Также прописываются принятые в компании формы отчетности, определяется процедура и вид сдачи промежуточных результатов. Письменная фиксация процедуры контроля крайне важна, поскольку привлечь сотрудника к ответственности за неисполнение его обязанностей возможно только в том случае, когда они прописаны. Работа по отслеживанию исполнения поручений важна и тогда, когда нужно поощрить, премировать сотрудника.

Огромную роль в деле контроля над своевременным исполнением ваших распоряжений играет личность вашего помощника – секретаря или заместителя. Он должен фиксировать ваши поручения, сроки их исполнения и ответственных лиц, а также выстраивать систему мониторинга за исполнением. С заранее оговоренной периодичностью (раз в неделю, раз в месяц) помощник руководителя должен формировать отчет, содержащий информацию о том, сколько всего поручений было выдано, сколько из них было выполнено в срок, сколько – не выполнено. Отчет может содержать статистику по отделам, по конкретным сотрудникам, что будет полезно для оценки и анализа их эффективности.

Как контролировать работу дистанционных сотрудников

По данным экспертов, международный рынок дистанционных сотрудников ежегодно увеличивается на 10–15 %. В то же время текучесть кадров среди таких работников остается высокой. Дистанционный труд не только несет очевидные экономические выгоды, но и таит серьезные риски. У задачи по минимизации этих рисков есть довольно простое решение: контроль.

Каким он должен быть? Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий директор».

Узнать из статьи журнала »

Виды контроля исполнения поручений

Выполнение любого распоряжения руководителя проходит в несколько этапов, соответственно выделяется и несколько видов контроля:

  • Предварительный. Перед тем как передать распоряжение конкретному сотруднику, необходимо убедиться, что у него имеются все ресурсы для выполнения данного распоряжения (материалы, финансы, техника).
  • Входящий. Выполняется сразу после постановки задачи. Помощник руководителя убеждается, что ответственное лицо знает о том, что ему выдано задание, это задание ему понятно и есть представление о том, как его выполнять. Если задач несколько, внимание акцентируется на их приоритете: наиболее срочные распоряжение выделяются отметками «срочно», «важно».
  • Текущий. Определяется, сколько уже сделано, возникли ли какие-то трудности, которые могут сказаться на том, что подчиненный не уложится в дедлайн. При необходимости при участии руководителя задача корректируется.
  • Заключительный. Выявляется, выполнено ли задание в полном объеме и к заданному сроку. Если есть недостатки в работе, они фиксируются и анализируются, чтобы в дальнейшем их можно было избежать при постановке подобных задач.

✪ Читайте также: Как ставить цели, которые приведут компанию к успеху »

Как давать поручения сотрудникам, чтобы они выполнялись

Чтобы ваши распоряжения стабильно выполнялись, необходимо грамотно подойти к их постановке и контролю.

Система контроля исполнения поручений: как выстроить ее в вашей компании

Нажмите на изображение для увеличения

Есть несколько рекомендаций, выполняя которые вы добьетесь того, чтобы ваши поручения выполнялись своевременно и точно:

  • Мотивируйте. Определяйте важность каждой поставленной задачи в процветании компании, отмечайте зависимость материального вознаграждения сотрудника от выполнения им поставленных задач.
  • Фиксируйте договоренности письменно (приказ, распоряжение) или с помощью специальных программ. Главное, что должно быть отражено, – задача, ответственное лицо, дедлайн. Подчиненные должны знать, что каждое выданное вами поручение зафиксировано, закреплено за конкретным сотрудником и находится на вашем контроле, поэтому не получится сказать, что о поручении не знали, забыли и т.д.
  • Сокращайте процесс передачи задания посредством его размещения в информационном ресурсе, например, на внутреннем портале компании.
  • Самостоятельно определяйте для подчиненного приоритет каждой задачи, если их несколько. Необходимо учитывать, что мнение подчиненного о важности той или иной задачи может не совпадать с мнением руководителя.
  • Практикуйте взаимодействие с исполнителем и совместное обсуждение задач лично, по телефону или посредством электронной почты. Если компания небольшая, то вы сами можете донести распоряжения до ответственного лица. В крупных холдингах главная роль в делегировании отводится помощнику руководителя (заместитель генерального директора, директор департамента). Подчиненный должен знать о полномочиях вашего помощника в вопросах контроля над его работой.
  • Обеспечьте исполнителю возможность обратной связи с вами или вашим помощником, чтобы тот в любой момент мог отчитаться о промежуточных итогах, поделиться возникшими трудностями, требующими корректировки поставленной задачи в сторону уменьшения объема или увеличения сроков, попросить предоставить дополнительные ресурсы. Принимайте во внимание конструктивные замечания подчиненного.
  • Следите за обязательным выполнением каждой поставленной задачи.
  • Соблюдайте единый подход к поощрению и наказанию, распространяющийся на всех сотрудников. Подчиненные должны быть проинформированы о непременной дисциплинарной ответственности за невыполнение ваших распоряжений.
  • Избегайте гиперконтроля (микроменеджмента) с вашей стороны или со стороны вашего помощника. Не отвлекайте исполнителя по мелочам.

Эффективно зарекомендовала себя система целеполагания SMART:

  • S – specific (определенная) цель или задача должна быть конкретная, ясная исполнителю, четкая.
  • M – measurable (измеримая): должны быть определенные показатели ее достижения, по которым можно оценить, насколько результат соответствует поставленной задаче.
  • A – achievable (достижимая): не требуйте от подчиненного выполнения заведомо невыполнимых задач.
  • R – relevant (уместная): поставленные задачи должны отвечать общей стратегии развития компании.
  • T – time-bound (ограниченная во времени): для каждой цели должны быть определены крайние сроки ее достижения.

Подходите внимательно к постановке задач для сотрудников: верно сформулированное задание уже наполовину выполнено. При соблюдении всех перечисленных выше рекомендаций ваши поручения будут понятны сотрудникам. А к выполнению понятных задач психологически легче приступать.

✪ Читайте также: Постановка задач: как руководителю достичь максимума от своих подчиненных »

Система контроля поручений: информационные технологии в помощь руководителю

Ответственный и квалифицированный помощник – отличная возможность снять с себя необходимость лишнего контроля и постоянного личного присутствия в офисе. Но что делать, если помощник ушел в отпуск или заболел?

Задача руководителя – не просто назначить ответственное за контроль лицо, а именно наладить автоматизированную систему контроля исполнения поручений, которая может функционировать самостоятельно и без необходимости учета человеческого фактора.

Упростить и систематизировать контроль можно с помощью программы Excel, внося в таблицу поставленные задачи, назначенных исполнителей и ставя отметки о выполнении, подсвечивая колонки для наглядности разными цветами: «новое задание», «задание в работе», «просроченное задание». Файл можно выложить в общий доступ (с запретом на редактирование отдельных полей, чтобы подчиненные не могли «снять» с себя ту или иную задачу). Подобный вариант контроля наиболее прост и понятен и руководителю, и исполнителям.

Отдельные элементы контроля можно встроить в Microsoft Outlook, где есть функционал для составления плана необходимых мероприятий, постановки задачи и настройки оповещения о времени, к которому они должны быть выполнены.

Промах каждого сотрудника иногда дорого стоит компании. Поэтому многие из них применяют комплексный подход к проблеме контроля и вводят особую систему контроля с использованием специальных программ. Их интерфейс можно настроить и адаптировать под запросы конкретной компании с учетом ее сферы и специфики.

Примеры: LeaderTask, CRM, системы электронного документооборота IBM Notes, Documentum.

Применяя специальное программное обеспечение, вы сможете ранжировать свои поручения в зависимости от их важности с помощью различных меток, отслеживать получение и прочтение задания по специальной цветовой индикации. Так вы всегда будете знать, чем заняты ваши сотрудники и на каком этапе находится их работа над поручениями.

В случае применения специальных сервисов потребуются средства на установку данного программного обеспечения и обучение сотрудников работе с ним. Но именно автоматизированные системы контроля исполнения поручений позволяют хранить все задания на одном доступном всем ресурсе, охватывать весь спектр и объем поставленных задач, не упустив ни одной из них и осуществлять регулярный мониторинг. К тому же появится возможность управлять компанией дистанционно – с компьютера или планшета.

✪ Читайте также: Управление человеческими ресурсами как основная задача грамотного руководителя »

Важная новость для подписчиков!

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи практического пособия по маркетингу и продажам - журнала «Коммерческий директор» без ограничений.

Доступ действует 3 дня. Активируйте его сегодня и используйте полезные идеи для роста продаж.

Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.