Читать журнал бесплатно

Горячая линия: 8-800-222-1592

Коммерческий директор

Отчет по продажам: как составить и провести анализ

  • 11 июля 2019
  • 75
Отчет по продажам: как составить и провести анализ

Отчет по продажам позволяет контролировать работу менеджера и принимать решения, влияющие на прибыль магазина. Рассмотрим, как наладить работу отдела продаж и получить те данные, которые необходимы для анализа.


Вы узнаете:

  • Какие существуют отчеты по продажам.
  • Какие данные необходимо включать в отчет по продажам.
  • Как анализировать отчет по продажам и делать выводы.

Для чего нужен отчет по продажам

В теории можно контролировать весь процесс продаж без предоставления отчетности от продавца, однако это обойдется компании слишком накладно. Отчет менеджера по продажам о проделанной работе, образец которого мы рассмотрим ниже, позволяет проконтролировать ситуацию и сделать вывод об эффективности сотрудника.

В отчете по продажам отражаются текущий результат сотрудника и показатели, которые влияют на результат. В большинстве случаев отчеты формируются из фактических результатов. Если работник не достигает установленных планов, руководитель начинает проверять и контролировать его действия.

Как спрогнозировать продажи до конца года

Компании, которые составляют точные прогнозы продаж, на 10 % чаще увеличивают свой годовой доход и на 7,3 % чаще выполняют план продаж. Однако большинство продавцов с трудом могут составить прогноз, который будет близок к реальности.

В статье электронного журнала «Коммерческий директор» — памятка из 5 лучших способов верно спрогнозировать продажи до конца года.

Узнать 5 лучших способов »

Какие показатели нужно контролировать и анализировать

Существуют стандартные коэффициенты, по которым можно сделать вывод об эффективности работы сотрудников: количество сделанных продаж, выручка, число продаж, сделанных с максимальной наценкой, процент проданных дополнительных товаров (аксессуаров). Наряду с этим есть и коэффициенты, позволяющие вникнуть в причины удовлетворительной или неудовлетворительной работы продавцов.

Отчет менеджера по продажам по основным показателям включает в себя всю необходимую информацию. Количество продаж – это количество клиентов, которые принесли деньги компании. Число продаж, сделанных с максимальной наценкой, – это число клиентов, которые принесли компании максимальную прибыль. Проданные аксессуары – это так называемые сопутствующие товары и услуги, которые иногда приносят даже больше денег, чем основные продажи.

Есть показатели, на которые внимание обращается не так часто, при этом именно они наилучшим образом характеризуют продавца:

  • Число контактов и попыток. В течение дня продавцы работают с разным количеством клиентов. Если один продавец контактировал с десятью клиентами, а второй – с одним, можно делать выводы о скорости работы и мотивации сотрудников. Некоторые продавцы сознательно стараются избежать прямого контакта с клиентом, другие работают с клиентом, но окончательную продажу не оформляют.
  • Время, проведенное «в полях» в режиме живого общения с клиентом. Некоторые продавцы постоянно работают с клиентами, вторые предпочитают работать в офисе. Может показаться, что первые работают гораздо эффективнее. На практике бывают случаи, когда продавец проводит «в полях» все время, однако ожидаемого количества продаж нет. Этот показатель позволяет понять, в достаточной ли степени продавец мотивирован на успех.
  • Процент контактов. Данный показатель можно вычислить по формуле: ПК = Кол-во контактов, которые стали клиентами / Общее число попыток установить контакт. По этому показателю можно сделать вывод о том, умеет ли работник отдела продаж устанавливать контакты с потенциальным клиентом. Если процент контактов слишком низкий, это говорит о том, что надо поменять либо работника, либо установленные скрипты по налаживанию первого контакта.
  • Число взятых телефонов. Данный показатель позволяет понять, сколько потенциальных клиентов из числа оповещенных заинтересовались предлагаемыми товарами и готовы стать клиентами. Показателем может быть не только количество телефонов, но и договоренность на выезд специалиста, на отправку коммерческого предложения и т.д. Этот показатель необходимо тщательно отслеживать и анализировать, потому что если продавец делает множество презентаций без какого-либо отклика, это может свидетельствовать о недостаточном качестве продукта или неверно разработанной презентации.

Совет. Бывают ситуации, когда менеджер по продажам собирает множество контактов, но почти никогда не доводит до конца сделки. Это можно обратить на пользу компании: достаточно поставить этого человека именно на поиск новых клиентов, а завершать сделки будут другие специалисты.

  • Причины отказов. Некоторые менеджеры по продажам не фиксируют и не анализируют отказы клиентов. Однако этот показатель является достаточно важным: если клиент ушел, значит ему чего-то не хватило.
  • Деятельность конкурентов. Сильные и слабые стороны, которые невозможно оценить, наблюдая ситуацию «сверху». Узнав особенности работы конкурентов с точки зрения собственных продавцов, можно заметно увеличить уровень продаж.

✪ Читайте также: Эффективность работы менеджера по продажам и 6 способов ее повысить »

Типы отчетов по продажам

Единой формы отчета менеджера по продажам о проделанной работе не существует. Каждый руководитель сам принимает решение, что он хочет видеть, в каком виде и каких результатов планирует добиться от конкретного исполнителя.

Грамотный и своевременный анализ отчетов по продажам позволяет сделать вывод о качестве работы менеджеров по продажам, выявить возможные проблемы, спрогнозировать доходы, перераспределить бюджетные средства и ресурсы.

Чаще всего используются следующие типы отчетов по продажам:

  • Ежедневный отчет менеджера по продажам, образец которого вы можете скачать в начале этой статьи. Если в магазине проводятся прямые продажи – стандартный отчет за день. Если есть база с клиентами, в отчет включается число действий с базой – количество совершенных звонков, отправленных писем, проведенных встреч.
  • Отчет за неделю. С помощью еженедельного отчета можно понять, какое количество лидов было продвинуто по воронке продаж, а сколько потеряно в процессе. Анализ среднесрочных отчетов по продажам указывает число звонков, которые привели к назначению реальных встреч, и число отправленных коммерческих предложений, по которым был получен отклик.
  • Отчет за месяц. Уже можно делать выводы о долгосрочных тенденциях. В ежемесячный отчет по продажам входят все главные показатели – число привлеченных клиентов, средний чек, выручка, прибыль. Из этого отчета можно понять как структуру воронки продаж и величину конверсии, так и то, насколько продуктивно работают продавцы.

При необходимости составляются также квартальные отчеты по продажам, годовые и т.д. Они позволяют понять тенденцию развития компании, перераспределить финансы, доработать сбытовую политику.

✪ Читайте также: 45 шпаргалок, которые менеджеры должны держать под рукой для высоких продаж »

Отчет менеджера по продажам: pipeline

Термин «пайплайн» пришел в российский анализ продаж из западной практики. Отчет, сделанный по этому принципу, подробно освещает состояние сделок, которые находятся в портфеле конкретного сотрудника. Работая с pipeline, руководитель может постоянно взаимодействовать с каждым сотрудником и вырабатывать совместные решения, которые приведут к повышению эффективности. Пример отчета менеджера по продажам о проделанной работе, образец которого можно увидеть на любом профильном сайте, включает в себя все данные, необходимые для принятия взвешенного решения.

Чтобы пайплайн заработал, необходимо выполнить 2 условия:

  1. Работа и отчеты продавцов происходят с помощью системы CRM.
  2. Руководитель использует фильтра в системе CRM, тщательно ранжирует сделки и на выходе получает следующую форму:

Контрагент

Сумма сделки

Этап сделки

Товар/услуга

Менеджер

Вероятность

 

 

 

 

 

 

Главные показатели в этой таблице – этап сделки и вероятность. Эти показатели взаимосвязаны. Шкала вероятности в первую очередь настраивается на основании того, на каком этапе находится сделка. Степень вероятности зависит от конкретной ситуации – кто является продавцом, кто является покупателем, на каком уровне происходит беседа в случае продаж b2b.

При работе с пайплайн необходимо руководствоваться четырьмя основными принципами:

  1. Состояние портфеля каждого менеджера по продажам необходимо отслеживать на регулярной основе. Если это возможно – ежедневно. В первую очередь это касается новых сотрудников, которые только вживаются в коллектив, и работников, которые находятся в «депрессии» или на стадии профессионального выгорания. Для изменения состояния пайплайн продавца необходимо контролировать по реперным точкам в течение дня.
  2. Пайплайн не должен засоряться или быть пустым. По отчетам менеджеров по продажам контролируется процесс завершения сделок в оговоренный срок, после чего профессиональная воронка работника заполняется информацией о новых сделках. В идеальном случае наполнение воронки новыми данными должно происходить в автоматическом режиме по мере того, как отрабатываются старые задания.
  3. Работа с пайплайн включает в себя постоянный контроль среднего чека. Если сумма чека не достигает определенного уровня, установленного в регламенте, с персоналом назначаются дополнительные встречи, проводятся тренинги по наиболее проблемным этапам продажи, делаются оргвыводы.
  4. Стоит помнить, что выручка всегда зависит как от работы менеджеров по продажам, так и от маркетинговой составляющей. На каждом этапе сделки должен присутствовать какой-либо элемент, подталкивающий покупателя заключить договор. К примеру, с коммерческим предложением можно отправить обучающее видео или электронную книгу с полезной информацией. Чтобы деньги по договору пришли в максимально короткий срок, можно предоставить клиенту ограниченную во времени возможность получения дополнительных бонусов (например, скидка или подарок при оплате сегодня).

Важная новость для подписчиков!

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.