Горячая линия: 8-800-511-46-74

Коммерческий директор

Планирование времени: методы, которые работают

28 октября 2019
61
Средний балл: 5 из 5
региональный бизнес-тренер, компания «Объединённые кондитеры»
Навыки планирования рабочего времени

Большинство руководителей ежедневно взаимодействуют с большим потоком задач и информации. Зачастую это снижает качество работы и эффективность. Самый действенный и классический способ решения проблемы – применение инструментов-тайм менеджмента.


Вы узнаете:

  • Как применять планирование личного времени в индивидуальной и корпоративной работе.
  • Какие методы планирования времени наиболее актуальны сегодня.
  • Какие секреты планирования времени есть у крупных бизнесменов.

Почему нужно планировать время

Существуют полярные мнения по поводу планирования времени. Первое – максимальный результат приносит только жёсткий план. Второе – строгие рамки планирования снижают творческий потенциал. Истина, как обычно где-то посередине. Тем не менее, обобщив множество статей и книг по тайм-менеджменту, можно сказать, что планирование своего времени – это обязательный процесс для любой профессии.

Узнайте проверенные временем лайфхаки, которые помогут вам все успевать, пройдя программу повышения квалификации «Личная эффективность руководителя» в Школе коммерческого директора.

Как планировал личное время Зигмунд Фрейд:

Как планировал личное время Зигмунд Фрейд

Тест: Какой распорядок дня подходит вам в зависимости от хронотипа

Чтобы понять, какой распорядок дня нужен именно вам, чтобы все успевать и не уставать, необходимо определить свой хронотип. Для этого пройдите специальный тест в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Пройти тест »

Рассмотрим важность планирования для сотрудников разного уровня:

  • Для руководителей

Работа заключается не только в управлении коллективом или взаимодействии с другими подразделениями, но и в выполнении персональных функций. Это создает режим, в котором невозможно быть эффективным без использования инструментов по организации своего рабочего дня.

  • Для технических специальностей

В такой деятельности важна последовательность и стратегия, выполнение которых происходит по шагам. Методики планирования времени помогут расставить приоритеты между делами и установить жесткую дисциплину. Именно она и становятся причиной успеха большинства карьеристов.

  • Для творческих профессий

Жесткие рамки мешают в ситуациях, когда необходим креативный подход или необычные решения. Однако даже в таких сферах как реклама, дизайн или копирайтинг, полезно иметь общий план процессов. Намного проще написать сценарий по предварительным наброскам глав и тезисов, чем просто импровизировать.

Кроме того, технологии планирования времени в тайм менеджменте традиционно используются для того, чтобы снизить уровень стресса. Он сильно влияет на производительность и часто возникает в ситуациях, когда количество срочных задач превышает запас свободных минут. Отсутствие стратегии в такой день превратит его в череду сплошных ошибок и приведет к изрядным нервным переживаниям.

Эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский приводит 2 весомых довода за применение способов планирования времени:

  • Достижение «родных» целей

Без стратегии конечно можно добиться желаемого результата, но этот процесс растянется на длительный срок и потратит больше сил. Кроме того, может оказаться, что изначально поставлен ложный, навязанный ориентир и тогда мотивация на развитие пропадет. «Родные» цели наоборот помогают личности сохранять порядок в голове и заряд даже в период сложностей в бизнесе.

  • Поиск вдохновения

Глеб приводит примеры людей, которые могли занимать высокую должность на предприятии и не получать удовольствия от своей деятельности. А тем временем творческая энергия считается во всем мире способом выхода из кризиса, залогом успеха. Поэтому, когда человек записывает свои планы, он набирается сил и вдохновения для упорной работы над ними.

Какие методы планирования времени эффективны

Еще в 20 веке психолог Блюма Зейгарник исследовала феномен незавершенных дел и пришла к неоднозначным выводам: с одной стороны, наличие большого количества незакрытых активностей вызывает тревожность и снижение внимания у специалистов, с другой - позволяет не забывать и возвращаться к ним немного позже.

Разумеется, комфортная работа невозможна в обоих случаях, поэтому необходимо правильно переключаться между целями, чтобы быть эффективным. Менеджеры, столкнувшиеся с необходимостью планирования времени, часто задают коучу вопросы: «Что делать в первую очередь при перегрузках? Как распределить задания на день, чтобы продвинуться по всем направлениям?»

Для решения этих проблем сотрудники в крупных корпорациях применяют следующие навыки планирования рабочего времени:

Установить приоритетность

Легко рассуждать о тайм-менеджменте, когда перед вами поставлено ограниченное количество задач на конкретный срок. Но практика показывает, что у профессионалов задач может быть очень много, и каждая из них будет считаться важной.

В таких ситуациях, стандартная матрица Эйзенхауэра перестает выручать, поскольку в раздел «важно» и «срочно» попадает сразу несколько активностей.

Например, у коммерсанта из отдела продаж, проходившего коуч в нашей компании на каждый рабочий день, было назначено около 13 встреч и звонков крупным клиентам. Каждый контакт в среднем требовал около 40 минут, а это уже больше стандартных 8 часов.

В таких ситуациях рекомендуется расставлять приоритеты в рамках категории занятий. Выбирать из 13 встреч те, которые приносят максимум пользы компании, а остальные или передать коллегам, или отложить на другой день.

Избавиться от «поглотителей» времени

К таким ловушкам относятся дела, которые не приносят человеку результатов, но сильно влияют на продуктивность. Это пустые разговоры с коллегами, социальные сети, перебирание документов на столе или чтение новостей в интернете. Конечно, согласно золотому правилу планирования 10-15 процентов времени следует заложить на отдых – это необходимо для поддержания высокой продуктивности.

Проводить перерыв за компьютером не рекомендуется, ресурс лучше всего восстанавливается при смене деятельности. Чтобы обнаружить своих «поглотителей» времени, выпишите на листок занятия, которые отнимают у вас драгоценные минуты, а напротив них запишите варианты отдыха. Например, вместо 15 минут в Instagram прогуляться по улице рядом с офисом или заварить чашку чая.

Подготовить список дел на день

В качестве способов планирования времени в крупных компаниях используют To-Do-List, обязательный для заполнения. Это инструмент, который включает в себя список ежедневных задач сотрудника с указанием даты, времени выполнения и отметкой о готовности. To-Do решает главную проблему многозадачности – переключение между активностями.

По листу работник выполняет свои цели, проставляя отметки в онлайн-журнале. Таким образом в определенный момент он сосредоточен на чем-то одном и не отвлекается на звонки, почту или коллег, а руководство фиксирует результаты к концу дня по отчету.

✪ Также вам помогут эти 5 способов максимально эффективно использовать свое время »

Какие секреты планирования времени есть у крупных бизнесменов

Забавную статистику привел автор книги по тайм-менеджменту Кевин Круз. Он пообщался с сотнями известных людей и предпринимателей и выяснил, что мало кто из них занимается составлением списков занятий на день или неделю. Большинство успешных людей движется по направлению к установленным целям, не затрачивая силы на рутину.

Бизнесмены не расписывают подробных планов, потому что, по их мнению, это приводит к стрессу – не все получается сделать. К примеру, по статистике Круза до 40% записанных задач люди не делают вообще, поскольку изначально не устанавливают ограничение по сроку. Но у успешных людей есть ряд советов по планированию времени, которые будут полезны каждому человеку:

  • Упростить рутинные вопросы

Это касается простых занятий, которые нам нужно делать каждый день: одеваться, покупать еду, заправлять машину и прочие. Эксперты рекомендуют применять шаблоны для выполнения таких активностей. Например, Марк Цукерберг, владелец Faceboock, покупает сразу несколько одинаковых комплектов одежды, чтобы не страдать по утрам, выбирая наряд.

  • Мыслить короткими интервалами

Кен Бланшар написал замечательную книгу на эту тему – «Одноминутный менеджер». Она описывает метод управления, при котором начальник ставит короткие сроки на большую часть контактов с подчиненными.

Рекомендуемый резерв времени при планировании по этой технологии составляет 80% под важные дела и 20% под все остальное. При этом цель формулируется на карточке с помощью 250 слов, что дает возможность прочитать ее не более чем за 1 минуту сотруднику, и руководителю.

  • Использовать ритуалы

Мотивационный спикер Тони Робинсон на своих тренингах приводит различные примеры ритуалов своих успешных клиентов. Они связаны с полезными привычками, например, делать пробежку по турам или чистить обувь, читать деловую литературу. Такой подход позволяет настроиться на продуктивный труд в течение всего дня. И хотя доказанной эффективности метода не существует, он работает и применяется многими бизнесменами.

  • Проводить подготовку

Предприниматели всегда мыслят стратегически и потому подготовка к мероприятию, встрече занимает до 80% при планировании личного времени. Дело в том, что успешные люди ориентированы на то, чтобы опережать события, а для этого нужно заранее собирать информацию, обрабатывать ее и формировать план.

Например, Стив Джобс начинал готовить свои знаменитые выступления за несколько месяцев до выхода продукта и презентации. Кроме того, он каждый вечер записывал список целей на следующий день в ежедневник, делал звонки и заранее назначал встречи. Это позволяло начинать утро с четким пониманием действий, которые необходимо выполнить.

В планировании времени очень важен индивидуальный подход. Стоит попробовать разные методики. И если самостоятельное применение инструментов тайм-менеджмента не принесёт результата, то лучше обратиться за помощью к коучу.

Важная новость для подписчиков!

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи практического пособия по маркетингу и продажам - журнала «Коммерческий директор» без ограничений.

Доступ действует 3 дня. Активируйте его сегодня и используйте полезные идеи для роста продаж.

Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.