Как управлять временем: 5 ключевых принципов самоменеджмента

9976
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Глазов Максим
руководитель методического направления, «1С: Бухучет и торговля», Москва
Чтобы успевать больше за меньшее время, люди всегда хотели работать в четыре руки. А лучше — в восемь. Однако эволюция на человеческие чаяния не откликнулась, и проблему пришлось решать не физиологически, умножением конечностей, а технологически. О том, как руководителю управлять своим временем, читайте в нашей статье.
Как управлять временем, чтобы успешно справляться с работой и сберечь силы на семью? В XX веке концепция тайм-менеджмента стала панацеей от вечного неуспевания и перегруженности. Самоорганизация на профессиональном уровне — вот сверхзадача искусства управлять управлять своим временем. Однако, несмотря на то, что тайм-менеджменту посвящены десятки книг и о его применении рассказывают на сотнях семинаров и тренингов, в российских компаниях это скорее модная тема для разговоров, чем реальность. Какие же методы управления временем можно применять в действительности? 

Ключевые принципы самоменеджмента

1. Старый способ

Классический вариант искусства управлять своим временем 70-х годов прошлого века характеризуется жесткостью предлагаемых систем, акцентом внимания на планировании и структурировании деятельности. В конце столетия этот подход начали критиковать как у нас в стране, так и на Западе. В нем усмотрели неадекватность: рабочая среда непредсказуема, а люди могут быть эмоциональны и склонны к спонтанным действиям. 

2000-е подарили нашей стране первого отечественного специалиста по тайм-менеджменту — Глеба Архангельского. В одной из своих работ он говорит о тайм-драйве — энергичном подходе к организации деятельности. Например, во время перерыва не сидеть перед экраном компьютера, а выйти на улицу и сделать пару легких упражнений — эффект от отдыха окажется значительно более ощутим.

Нашлась и новая тема для споров. Одна из наиболее известных работ по организации деятельности, можно сказать, библия лидерства — «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови — подверглась критике управляющего партнера компании «Тарасенко и партнеры» кандидата философских наук Владислава Тарасенко. В своей книге «Осторожно: Стивен Кови!» он пишет, что подход американского к принципам самоменеджмента автора утопичен, лишен практической опоры. И, выстраивая деятельность на основе семи навыков, российские компании программируют себя на саморазрушение.

Однако управленцев, готовых вступиться за господина Кови, в нашей стране немало. Но и они смогут согласиться с тем, что применять западные идеи следует с оглядкой на особенности русской души. «Работа не волк» и столетия крепостного крестьянства, коротавшего зимние вечера у лучины, — историческое наследие, с которым необходимо считаться. Правда, был один эпизод в истории России, когда искусство управлять своим временем стали «бороться и не сдаваться». Во времена НЭПа большевик, революционер, экономист, журналист Платон Керженцев (настоящая фамилия Лебедев, 1881–1940) привез из Швеции идею хроноэкономии и с коммунистическим рвением применил ее. Члены созданного им общества «Лига времени» крутились вокруг рабочих, замеряя каждую секунду трудодня, агитировали народ лозунгами типа: «Мы отпустим мать на грядку и пойдем на детплощадку!» — и даже судили коров за низкие надои.

2. Копировать ошибки?

В современном мире эксперты понимают, что вот так, с кондачка, без учета национальных особенностей, эффективную организацию труда не наладишь. 

Скрупулезные американцы, например, чтобы научиться управлять временем, помимо использования тренингов основывают свои технологии тайм-менеджмента на активном использовании статистики. Данные, полученные в Институте будущего (Institute Of The Future) Калифорнии, свидетельствуют о том, что 71 % «белых воротничков» Америки испытывают стресс от объема обрабатываемой информации и действий, которые им приходится выполнять в офисе. Поэтому даже для прогрессивных и технологичных американцев необходимость планировать каждую минуту может обернуться ступором и депрессией. Будь у них хоть 15 пар рук, но, если голова не варит, ничего путного из соблюдения правил управления временем не получится — методы управления временем сами станут источником дополнительного напряжения. Как руководителю научиться управлять временем и  не погрязнуть в бесконечном планировании?

Россияне отстают в познаниях о современном бизнес-планировании от американцев минимум на 15–20 лет. Национальная особенность или историческая предопределенность? Не важно. Главное: если в существующих методиках уже выявлены минусы и проблемы, их не стоит бездумно копировать.

Как управлять временем: 5 ключевых принципов самоменеджмента

3. Найти свой путь

Мы в своей компании решили создать систему, которая бы позволила регулировать загруженность сотрудников и расставлять приоритеты в выполнении задач. Имеем ли мы, руководители, представление о реальной рабочей нагрузке подчиненных? Достаточно ли тесная и оперативная у нас с ними связь, чтобы утверждать, что их рабочее время нуждается в оптимизации? Или, постоянно погруженные в рутину, они не имеют возможности думать об этом?

Связь руководитель — подчиненный в этом вопросе крайне важна. Информация о текущих делах сотрудника позволяет оценить эффективность его работы, выбрать приоритетные задания и, наконец, понять, давать ему новые поручения или позволить разгрести завал.

Каждый руководитель должен задаться вопросом, может ли он сказать, чем его сотрудник занимается в текущую минуту или какие задачи выполнил сегодня. Ведь контроль — это один из самых важных инструментов любого руководителя. Сделать же управление эффективным поможет методика четырех стилей руководства Поля Херси и Кена Бланшара.

4. Задачи: не более n штук в одни руки

В нашей компании автоматизацию планирования мы начали с анализа уже существующих приложений. Рассмотрели в качестве системы для распределения рабочего времени Outlook и другие программы для поддержки тайм-менеджмента и сделали вывод, что готового варианта, который бы нас полностью устроил, на рынке нет. Мы заинтересовались методикой Дэвида Аллена, автора теории GTD (Getting things done — доводить начатое до конца), который утверждал: «Устройство автоматической коробки передач сложнее, чем у ручной. <…> Чтобы упростить комплексный процесс, нужна более развитая система». Стало понятно, что нам требуется система, объединяющая современные принципы тайм-менеджмента и принципы Аллена.

В основе управления по методу Аллена лежит обязательная запись всех дел для их дальнейшего структурирования и расстановки приоритетов. Бесконечное прокручивание в голове задач, требующих решения, не дает возможности сосредоточиться ни на чем другом. Фиксация же дел позволяет освободиться от открытых вопросов и перенаправить энергию на то, что в данный момент действительно требует внимания.

Для внедрения метода Дэвида Аллена мы создали информационную базу, в которой можно фиксировать все задачи и управлять ими. Причем и сверху (от руководства), и снизу (от сотрудников).

Чтобы научиться искусству управлять временем, мы отказались от строгого распределения во времени абсолютно всех задач. На практике, даже если закладывать в распорядок дня дополнительное время на форс-мажорные обстоятельства и затянувшиеся переговоры, завершить запланированное в установленные промежутки получается не всегда. К тому же обычно выделяемые в Outlook красным просроченные задания могут вызвать дополнительный стресс. Поэтому созданная нами система «БИТ: Управление делами» предлагает выполнять самые важные дела, просто не забывая о менее срочных. Это позволит держать в поле зрения все задачи и в нужный момент к ним возвращаться.

Что касается распределения приоритетов, пользователи приложения могут применять систему Эйзенхауэра 4. На специальном рабочем столе отражаются все задачи, и это позволяет управлять распорядком дня. Задачи распределены по четырем условным квадратам: важные и срочные — квадрат 1, важные и не срочные — 2, не важные и срочные — 3, не важные и не срочные — 4. Наивысший приоритет получают задачи из первого квадрата. При этом в разряд важных и срочных, как правило, переходят задачи из группы важных и не срочных, не решенные вовремя. Использование такой системы распределения приоритетов позволяет избавиться от ненужных сомнений в выполнении того или иного дела. Стоит расписать задачи по квадратам, и внутренние противоречия уйдут, ведь система сама подскажет, какие дела принципиальны в данный момент, — и никакого дополнительного стресса от чрезмерного планирования.

В системе высвечиваются дата постановки задачи и имя ответственного за ее выполнение. Можно вносить задачи и без назначенных ответственных, для чего используется так называемый список нераспределенных поручений, который корректируется по мере распределения заданий. Задачи с неопределенным сроком реализации попадают в ящик поручений, здесь они распределены по месяцам. Соответственно, каждый месяц их можно переводить в разряд активных, которые требуют исполнения в определенный период. Работа не волк, так сказать. Причем без потерь в эффективности труда.

5. Идеальный — персональный

Идеальный тайм-менеджмент — это персональный тайм-менеджмент. Иначе говоря, каждый сам должен понять, как управлять временем. В этом поможет та или иная методика в сочетании с автоматизированной структурой корпоративного распределения задач. Ни один руководитель не станет собирать блокноты у подчиненных после совещания, но, имея единую систему управления делами, можно уже во время обсуждения зафиксировать переданные задания. Можно выбрать проактивный (по Стивену Кови) способ реакции на происходящее: не плыть по течению, а строить каждый свой день в соответствии с поставленной целью. Временем можно управлять.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль