Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

4969
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Шелике Виктор
руководитель департамента продаж, «Мегаплан»
Неприятные дела откладываются на потом неосознанно. Важно научиться совладать с беспокойством и решать проблемы сразу. На начальном этапе контроль над перенесением задач дает наибольший эффект. Однако прокрастинацию в бизнесе можно использовать для улучшения работы.

Тайм-менеджмент для руководителя – это обязательная составляющая его успеха. При планировании рабочего дня руководителю необходимо найти место не только для стратегических и самых важных задач, но и для неприятных. Как преодолеть эмоциальные барьеры в планировании деятельности руководителя? Разберем подробнее.

Частно мы стараемся избегать неприятных задач, порой сами того не замечая. Прокрастинация1 — серьезная проблема для бизнеса. Это часть российского менталитета — откладывать дела на потом. Есть поговорка о том, что русские долго запрягают, но быстро едут. «Долго запрягают» — это прокрастинация. Несколько лет назад я осознал эту проблему и решил с ней бороться. Как же выполнять все дела вовремя?

Многие из нас, откладывая задачи, выполняют их с опозданием или с потерей качества. Впервые я заметил это явление в нашем коммерческом отделе, оно прямо отражалось на эффективности его работы. В нашей системе продаж звонки превалируют над письмами и личными встречами. Но некоторые менеджеры откладывали общение по телефону, предпочитая писать потенциальным клиентам, что не приводило к сделке. Затем я и в своей работе начал замечать проявления прокрастинации и научился ее преодолевать. Это оказалось большим плюсом в планировании моей деятельности как руководителя.

Если замечаю, что все задачи, которые нужно завершить, сделаны вовремя или чуть раньше, — значит, я правильно подхожу к работе. Например, мне нужно согласовать табель рабочего времени, чтобы начислить зарплату сотрудникам. Эта задача требует всего десять минут, но она меня угнетает: надо просмотреть 30 позиций, найти все данные, проверить правильность заполнения, нигде не ошибиться. Это рутинное монотонное дело, к тому же с высоким уровнем ответственности, поэтому велико желание его отложить. Но эта работа входит в мои должностные обязанности, и надо найти способ делать ее вовремя.

Научитесь выявлять прокрастинацию

Если задача откладывается непреднамеренно, надо настроить фокус своего восприятия. Стоит сначала разобраться, в чем дело. Причиной обычно является необходимость выполнять какую‑либо неприятную задачу. Также это может быть желание передать задачу другому или ожидание, что она окажется неважной и будет отменена. Или это могут быть незначительные дела, а хочется заняться чем‑то более интересным.

С откладыванием дел на потом важно бороться, иначе оно принесет немало хлопот. Ведь успешный тайм-менеджмент руковдителя подразумевает полный контроль над планированием его рабочего дня. Во-первых, прокрастинируя, мы заменяем далеко идущие планы на краткосрочный результат. Вот самый простой пример: важная задача, которую нужно выполнить через месяц, забывается в повседневной текучке. Во-вторых, прокрастинация способствует подмене важных дел полезными. Например, вместо согласования сложного договора на 1 млн руб. с оплатой через месяц так и тянет быстро решить вопрос с простым договором на 50 тыс. руб. с оплатой завтра.

Создайте для себя несколько правил

Когда я ловлю себя на прокрастинации, то задаю себе четыре вопроса (таблица). Приведу случай не из бизнес-практики, однако это было самым неприятным делом, которое я откладывал. Несколько лет назад я решил прыгнуть с тарзанки, но раз за разом находил причины не делать этого. В конце концов, задав себе эти вопросы, я смог совершить прыжок.

Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

Кроме того, с прокрастинацией позволяют бороться несколько правил, которых я придерживаюсь в работе и в жизни.

1. Составьте список задач. О неприятных делах легко забыть, не отдавая себе в этом отчета. Чтобы этого не произошло, все запланированные действия я фиксирую, создавая напоминания на внешних носителях. Перечень задач должен содержать сроки их выполнения, чтобы было понятно, когда вы должны совершить следующее действие. Суть в том, что без привязки к времени «подвинуть» дела психологически проще. Если я ставлю напоминание по задаче больше двух раз подряд — значит, я прокрастинирую, и ей нужно уделить больше внимания. Помимо сроков, нужно наметить по каждой задаче промежуточные результаты.

2. Занимайтесь неприятными делами с утра. Одно из главных правил тайм-менеджмента для руководителя –  нужно выполнять самые сложные задачи в первую очередь. Если начать делать их утром, то у вас будет целый день, чтобы их завершить. Например, вам нужно проверить работу менеджера по продажам — просмотреть сотню карточек клиентов. Это монотонное дело: на первых десяти еще будет интересно, а потом захочется заняться чем‑то другим. А в конце рабочего дня желание отвлечься на срочные задачи только увеличится.

3. Концентрируйтесь на сложных задачах. Если нужно сделать что‑то важное, то лучший способ — начав выполнение, ни на что не отвлекаться. Всегда наступает момент, когда кто‑то приходит, звонит, пишет письмо и нужно срочно отреагировать. В итоге каждый раз приходится заново вникать в задачу. Поэтому вместо двух часов на работу можно потратить весь день, причем будет ощущение, что он прошел впустую. Когда передо мной стоит неприятная задача, я стараюсь изолироваться от внешнего мира — так она решается в пять раз быстрее. Чаще всего надеваю наушники и включаю музыку. Или же вешаю рядом со столом табличку, что я занят и меня нельзя трогать. А на звонки и письма не отвечаю.

4. Усильте мотивацию. Когда есть альтернатива — выполнить что‑то простым способом или неприятным, то я задаю себе вопрос: если результат будет отрицательным, смогу ли я себе признаться, что не сделал все возможное? Например, нужно пообщаться с конфликтным клиентом. Есть два способа связаться с ним — написать письмо либо позвонить. Но если я обойдусь электронной почтой, то конфликт может не разрешиться; лучше поговорить лично — тогда даже при неблагоприятном исходе я буду знать, что сделал все от меня зависящее. Это мотивирует выбрать пусть сложный, но более эффективный способ решения.

Помогает и осознание того, что неприятное дело — часть другой задачи, важной и интересной. А если откладываемое дело новое, можно задействовать любопытство: чем его выполнение сделает меня лучше?

Важная новость для подписчиков!

Будьте оптимистом

Прокрастинация сигнализирует о нештатной ситуации и возможной проблеме. А решение проблем — это один из способов саморазвития, поэтому я не считаю прокрастинацию большим злом. Она позволяет выполнить задачу так, чтобы аналогичные дела не требовали лишних временных затрат (обычно это подготовка отчетов: первый можно сделать как угодно, но начиная со второго выполнение нужно максимально автоматизировать). Например, благодаря прокрастинации мне удалось хорошо освоить MS Excel и упростить создание отчетов, на которые раньше уходило по полдня.

1 Прокрастинация — механизм совладания с тревогой, сопряженной с началом или завершением задания либо принятием решения. Проявляется в откладывании дел (Фьоре Н. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. М., 2013)

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль