text
Коммерческий директор

Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

  • 24 июля 2017
  • 5439
руководитель департамента продаж, «Мегаплан»
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com

Неприятные дела откладываются на потом неосознанно. Важно научиться совладать с беспокойством и решать проблемы сразу. На начальном этапе контроль над перенесением задач дает наибольший эффект. Однако прокрастинацию в бизнесе можно использовать для улучшения работы.

Тайм-менеджмент для руководителя – это обязательная составляющая его успеха. При планировании рабочего дня руководителю необходимо найти место не только для стратегических и самых важных задач, но и для неприятных. Как преодолеть эмоциальные барьеры в планировании деятельности руководителя? Разберем подробнее.

Частно мы стараемся избегать неприятных задач, порой сами того не замечая. Прокрастинация1 — серьезная проблема для бизнеса. Это часть российского менталитета — откладывать дела на потом. Есть поговорка о том, что русские долго запрягают, но быстро едут. «Долго запрягают» — это прокрастинация. Несколько лет назад я осознал эту проблему и решил с ней бороться. Как же выполнять все дела вовремя?

Многие из нас, откладывая задачи, выполняют их с опозданием или с потерей качества. Впервые я заметил это явление в нашем коммерческом отделе, оно прямо отражалось на эффективности его работы. В нашей системе продаж звонки превалируют над письмами и личными встречами. Но некоторые менеджеры откладывали общение по телефону, предпочитая писать потенциальным клиентам, что не приводило к сделке. Затем я и в своей работе начал замечать проявления прокрастинации и научился ее преодолевать. Это оказалось большим плюсом в планировании моей деятельности как руководителя.

Если замечаю, что все задачи, которые нужно завершить, сделаны вовремя или чуть раньше, — значит, я правильно подхожу к работе. Например, мне нужно согласовать табель рабочего времени, чтобы начислить зарплату сотрудникам. Эта задача требует всего десять минут, но она меня угнетает: надо просмотреть 30 позиций, найти все данные, проверить правильность заполнения, нигде не ошибиться. Это рутинное монотонное дело, к тому же с высоким уровнем ответственности, поэтому велико желание его отложить. Но эта работа входит в мои должностные обязанности, и надо найти способ делать ее вовремя.

Научитесь выявлять прокрастинацию

Если задача откладывается непреднамеренно, надо настроить фокус своего восприятия. Стоит сначала разобраться, в чем дело. Причиной обычно является необходимость выполнять какую‑либо неприятную задачу. Также это может быть желание передать задачу другому или ожидание, что она окажется неважной и будет отменена. Или это могут быть незначительные дела, а хочется заняться чем‑то более интересным.

С откладыванием дел на потом важно бороться, иначе оно принесет немало хлопот. Ведь успешный тайм-менеджмент руковдителя подразумевает полный контроль над планированием его рабочего дня. Во-первых, прокрастинируя, мы заменяем далеко идущие планы на краткосрочный результат. Вот самый простой пример: важная задача, которую нужно выполнить через месяц, забывается в повседневной текучке. Во-вторых, прокрастинация способствует подмене важных дел полезными. Например, вместо согласования сложного договора на 1 млн руб. с оплатой через месяц так и тянет быстро решить вопрос с простым договором на 50 тыс. руб. с оплатой завтра.

  • 4 правила управления компанией от трудоголика со стажем
  • l&g t;

    Создайте для себя несколько правил

    Когда я ловлю себя на прокрастинации, то задаю себе четыре вопроса (таблица). Приведу случай не из бизнес-практики, однако это было самым неприятным делом, которое я откладывал. Несколько лет назад я решил прыгнуть с тарзанки, но раз за разом находил причины не делать этого. В конце концов, задав себе эти вопросы, я смог совершить прыжок.

    Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

    Кроме того, с прокрастинацией позволяют бороться несколько правил, которых я придерживаюсь в работе и в жизни.

    1. Составьте список задач. О неприятных делах легко забыть, не отдавая себе в этом отчета. Чтобы этого не произошло, все запланированные действия я фиксирую, создавая напоминания на внешних носителях. Перечень задач должен содержать сроки их выполнения, чтобы было понятно, когда вы должны совершить следующее действие. Суть в том, что без привязки к времени «подвинуть» дела психологически проще. Если я ставлю напоминание по задаче больше двух раз подряд — значит, я прокрастинирую, и ей нужно уделить больше внимания. Помимо сроков, нужно наметить по каждой задаче промежуточные результаты.

    2. Занимайтесь неприятными делами с утра. Одно из главных правил тайм-менеджмента для руководителя –  нужно выполнять самые сложные задачи в первую очередь. Если начать делать их утром, то у вас будет целый день, чтобы их завершить. Например, вам нужно проверить работу менеджера по продажам — просмотреть сотню карточек клиентов. Это монотонное дело: на первых десяти еще будет интересно, а потом захочется заняться чем‑то другим. А в конце рабочего дня желание отвлечься на срочные задачи только увеличится.

    3. Концентрируйтесь на сложных задачах. Если нужно сделать что‑то важное, то лучший способ — начав выполнение, ни на что не отвлекаться. Всегда наступает момент, когда кто‑то приходит, звонит, пишет письмо и нужно срочно отреагировать. В итоге каждый раз приходится заново вникать в задачу. Поэтому вместо двух часов на работу можно потратить весь день, причем будет ощущение, что он прошел впустую. Когда передо мной стоит неприятная задача, я стараюсь изолироваться от внешнего мира — так она решается в пять раз быстрее. Чаще всего надеваю наушники и включаю музыку. Или же вешаю рядом со столом табличку, что я занят и меня нельзя трогать. А на звонки и письма не отвечаю.

    4. Усильте мотивацию. Когда есть альтернатива — выполнить что‑то простым способом или неприятным, то я задаю себе вопрос: если результат будет отрицательным, смогу ли я себе признаться, что не сделал все возможное? Например, нужно пообщаться с конфликтным клиентом. Есть два способа связаться с ним — написать письмо либо позвонить. Но если я обойдусь электронной почтой, то конфликт может не разрешиться; лучше поговорить лично — тогда даже при неблагоприятном исходе я буду знать, что сделал все от меня зависящее. Это мотивирует выбрать пусть сложный, но более эффективный способ решения.

    Помогает и осознание того, что неприятное дело — часть другой задачи, важной и интересной. А если откладываемое дело новое, можно задействовать любопытство: чем его выполнение сделает меня лучше?

    Важная новость для подписчиков!

    Будьте оптимистом

    Прокрастинация сигнализирует о нештатной ситуации и возможной проблеме. А решение проблем — это один из способов саморазвития, поэтому я не считаю прокрастинацию большим злом. Она позволяет выполнить задачу так, чтобы аналогичные дела не требовали лишних временных затрат (обычно это подготовка отчетов: первый можно сделать как угодно, но начиная со второго выполнение нужно максимально автоматизировать). Например, благодаря прокрастинации мне удалось хорошо освоить MS Excel и упростить создание отчетов, на которые раньше уходило по полдня.

    1 Прокрастинация — механизм совладания с тревогой, сопряженной с началом или завершением задания либо принятием решения. Проявляется в откладывании дел (Фьоре Н. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. М., 2013)

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
2 минуты, и Вы продолжите читать
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.