Как делегирование полномочий сотрудникам помогает снизить дебиторку на 50%

798
В сегменте b2b суммы контрактов велики, и потери по одной сделке могут серьезно повлиять на бизнес. Вместе с тем содержать службу безопасности не всегда выгодно. Как делегировать проверку клиента сейлз-менеджерам, привлекая юристов только в сложных случаях? Подробности в нашей статье.
Как делегирование полномочий сотрудникам помогает снизить дебиторку на 50%
Фото: Shutterstock

Виктор Витенберг,
заместитель генерального директора, НПО «Славрос» (Ростов Великий)


В этой статье вы прочитаете:
  • Как спланировать делегирование полномочий сотрудникам
  • Как обучать сейл-менеджеров эффективно проверять клиентов
  • Как заработать на эффективных способах делегирования полномочий

Делегирование полномочий сотрудникам нередко помогает коммерсантам сократить затраты. Компаниям, в которых нет штатного юриста, при заключении сделки важно действовать осознанно и не торопиться с подписанием документов, особенно в операциях с отсрочкой платежа. Тщательная проверка клиентов значительно снижает вероятность получить дебиторскую задолженность. Внедрение системного подхода к оценке клиентов дает хороший эффект: благодаря грамотным способам делегирования полномочий объем просроченной дебиторской задолженности можно снизить в два раза. 

Наше предприятие занимается производством материалов для инфраструктурного строительства. В начале 2015 года к нам обратилась успешная компания с солидной репутацией, все документы у нее были в порядке. Но более кропотливая проверка выявила, что объект, для которого она собирается закупить нашу продукцию, не финансируется: инвестиционная программа не утверждена. В такой ситуации, несмотря на привлекательные условия сделки, мы отказали в отсрочке платежа.

Педантичный подход к проверке клиентов снижает репутационные риски. Во-первых, следует учитывать, что сам факт сотрудничества с компанией, которая плохо зарекомендовала себя на рынке, отправит вас в черный список, и крупные заказчики не захотят иметь с вами дела. Во-вторых, благодаря тщательной проверке вы не «подмочите» репутацию из‑за мошеннических действий клиентов. Наш товар используется при возведении инфраструктурных объектов — если произойдет техногенная авария из‑за фальсификата под видом нашей продукции, то расследование продлится долго. Пока будет установлено, что применялись чужие материалы, о нас успеет распространиться дурная слава, и мы потеряем доверие клиентов и долю рынка.

Доскональная проверка позволяет выявить недобросовестных претендентов на партнерство. К нам обратилась компания-посредник, которая комплектует стройки, и предложила долговременное сотрудничество. На первом этапе она хотела сделать поставку на один из объектов, якобы находившихся у нее в разработке. После предварительных переговоров нам показалось, что с ней можно работать, но нас смутило то, что она планировала купить специфический материал, заказчиков на который мало — и все они, как правило, известны. Менеджер запросил у сотрудников компании сведения о конечном покупателе, и они назвали закрытый объект, на который невозможно попасть и информацию по которому нельзя получить без спецразрешения.

Наш сотрудник заподозрил, что его пытаются обмануть, и попросил показать доверенность на получение материала. Из нее он узнал о реальных контактных лицах, вышел на них и уточнил, работают ли они с указанной компанией. Оказалось, что они ничего не знают об этом контракте, а документы подделаны. Возник вопрос: на какой объект планируется поставка этого материала?

Стало понятно, что посредник пытается продать товар одному из наших клиентов. Мы отгрузили небольшой объем продукции, чтобы проверить свое предположение, — через несколько дней она появилась на объекте, с которым работал наш отдел продаж. Мы получили документы об отгрузке и фотографии партии продукции. В результате посреднику отказали в сотрудничестве.

Критичный подход к отбору покупателей помогает проходить встречную налоговую проверку. Если налоговые инспекторы обнаружат, что ваш клиент замешан в уклонении от налогообложения или невыполнении обязательств перед кредиторами, то ФНС будет пристально разбирать все ваши сделки.

Какие параметры оценки клиентов наиболее важны

Система проверки в компании появилась не сразу, мы выстраивали ее несколько лет на основе собственных ошибок и поиска оптимальных решений. Основную часть работы выполняют менеджеры, которые нашли клиента; при заключении крупных сделок производится дополнительная проверка с привлечением юристов и специалистов по безопасности. Если проводить все мероприятия вовремя и четко, вероятность заключить сделку с неблагонадежным партнером будет практически исключена. Сейчас у нас нет ни одной нештатной ситуации, связанной с неправильным выбором клиентов.

Как делегирование полномочий сотрудникам помогает снизить дебиторку на 50%

Анализу подвергаются все компании, с которыми мы работаем. Ежемесячно мы досконально изучаем около 20 клиентов. Данные по ним оцениваем в комплексе, глубину проверки определяем, учитывая несколько параметров.

Объем сделки. Основное значение имеет сумма контракта: чем она больше, тем пристальнее наше внимание к потенциальному партнеру независимо от других критериев. Досконально проверять компании с незначительными контрактами экономически невыгодно — в данном случае достаточно убедиться, что это не фирма-однодневка и что она не замешана в незаконных сделках.

Размер компании. Второй критерий оценки — величина и известность заказчика. При прочих равных условиях крупную компанию с положительной репутацией на рынке проверяем не так тщательно, как маленькую и неизвестную. Но есть нюанс: если небольшое предприятие входит в известный холдинг, то риски сотрудничества с ним минимальны.

История взаимоотношений. Клиента, который уже работал с нами в течение последних двух-трех лет и зарекомендовал себя как надежный партнер, мы не будем подвергать доскональному исследованию, но все равно проверим, уточнив последние данные. Для этого мы анализируем учредительные документы партнера, а также проверяем его на предмет участия в судебных делах. Таким же образом актуализируем информацию о постоянных заказчиках.

Исследуем потенциального клиента в несколько этапов

Наша система проверки многоступенчатая. Есть три обязательных этапа: предварительное исследование, анализ документов и проверка по базам данных. Иногда возникают дополнительные этапы, связанные со сложностью сделки (например, запрос бухгалтерского баланса) или с нестандартностью — например, проверка договора.

Предварительный анализ общедоступной информации. Проверку начинает менеджер по продажам, общаясь с представителем потенциального клиента. Как правило, он собирает данные об организации: полное название, номера телефонов, адреса электронной почты, Ф. И. О. двух-трех контактных лиц, адрес официального сайта. Затем менеджер изучает, насколько компания известна на рынке: при необходимости спрашивает, знают ли о ней коллеги и партнеры, проводит мониторинг отраслевой прессы. Также он обращает внимание на сайт. Если сайта нет, это повод для глубокой проверки на следующих этапах; если есть, он может дать много полезной информации о состоянии предприятия.

Надежные организации достаточно подробно рассказывают о своей деятельности. Часто они размещают на сайте информацию о выполненных, текущих и будущих проектах, сведения о лицензиях и сертификатах. Менеджеры при проверке обращают внимание на список партнеров. Если компания указывает, что выполняла работы для крупного заказчика, например «Газпрома» или «Роснефти», это признак хорошего клиента. 

Он уже прошел тщательную проверку службой безопасности корпорации: крупные игроки поручают квалифицированным юристам всесторонне изучить даже мелких поставщиков. Указание сотрудничества с корпорацией — надежный индикатор, потому что без разрешения вывесить на своем сайте информацию о партнерстве нельзя. Если у нас все‑таки возникают сомнения, то мы звоним в указанные организации и уточняем, действительно ли наш потенциальный клиент работал на них. Как правило, крупные компании идут навстречу и проверяют факт сотрудничества. Чаще всего информацию можно получить по телефону, иногда требуется письменный запрос.

Анализ документов перед сделкой. Когда переговоры ведут к заключению контракта, менеджер запрашивает учредительные документы компании (рисунок). После сбора полного пакета бумаг мы решаем, как поступить дальше. Если организация выглядит нормально и готова вносить предоплату, тогда просто проверяем наличие документов и основные данные. Если компания вызывает подозрения (например, у нее нет сайта, о ней есть негативные отзывы), то тщательно анализируем все бумаги; если она не собирается вносить предоплату, то проводится максимально глубокая проверка, чтобы избежать возникновения дебиторской задолженности.

Первый документ, на который нужно обратить внимание, — это свидетельство ЕГРЮЛ, оно должно быть действующим. Кроме того, мы проверяем последние вносившиеся изменения: чем меньше новых записей в реестре, тем лучше.

Как делегирование полномочий сотрудникам помогает снизить дебиторку на 50%

Нужно проследить, кто является учредителем (учредителями) компании, как давно они менялись. Если юридическое лицо переходит из рук в руки, это тревожный сигнал. Если смена владельцев логична, носит обычный характер и цепочка понятна — значит, с компанией можно работать. Например, если предприятие принадлежит «РЖД» и вдруг меняет собственника, это рядовое явление. Но если частная организация неожиданно сменила четкую схему владения на непрозрачную (например, стала контролироваться офшорной компанией) — нужно прекращать работу либо тщательнее подходить к проверке условий сделки.

Сама регистрация компании в «налоговой гавани» не является препятствием для работы. Офшоры, которые принадлежат крупным корпорациям, надежны. В свете последних изменений в политике государства нужно быть внимательным с небольшими предприятиями, которые проводят сделки через иностранные компании в целях налоговой оптимизации.

Если организация существует менее полугода, мы тщательно проверяем ее деятельность. Это необходимо, чтобы выявить фирмы-однодневки. Если есть аномалии — небольшой оборот или его отсутствие, вывод средств в пользу одного контрагента, — то это признак недобросовестной компании. Таким мы отказываем в сотрудничестве.

Следующий этап — проверка легитимности полномочий того человека, который будет подписывать документы со стороны клиента. Данные отображаются в приказе о назначении подписанта либо в доверенности.

В зависимости от сложности сделки в дополнение к учредительным документам мы можем запросить баланс компании. В основном это требуется при заключении крупных контрактов с отложенным платежом. Нужно обратить внимание на оборот: он должен соответствовать размерам компании.

Проверка по базам данных. Наряду с анализом документов мы ищем информацию об организации в базах данных (таблица). Из них можно получить практически любые сведения о регистрации компании и ее деятельности, за исключением финансового состояния на момент проверки. Цель оценки — удостовериться, что все предоставленные документы действительны, не приостановлены и не аннулированы. Также в базах данных мы смотрим, может ли компания выполнять обязательства: не состоит ли она под арестом, не наложен ли запрет на какие‑либо виды деятельности, не находится ли она под судом. Все это можно выяснить в бесплатных источниках. Минус таких ресурсов в том, что информация ограниченна и зафиксированные действия могут иметь давний срок. Но в стандартной ситуации полученных из них сведений достаточно.

Дополнительную проверку в платных базах мы проводим в нетипичных ситуациях (большая отсрочка платежа, сомнения в легитимности представителей компании, в ее платежеспособности и так далее). В них больше сведений, и они более актуальны. Частные ресурсы наподобие «Контур.Фокус» позволяют получить значительно больше информации о юридических лицах, в основном коммерческого характера.

Исследование договора. Мы предпочитаем работать по договорам, которые разработали наши юристы. Если клиент настаивает на том, чтобы был подписан его вариант контракта, это является поводом для дополнительной проверки как компании, так и самого текста документа.

Если организация неизвестная, то мы отказываемся работать на таких условиях, а если серьезная, то договор очень пристально и тщательно рассматривается — вплоть до расстановки запятых. В нашей компании этой работой занимается юридический отдел, поскольку менеджеры отдела продаж не обладают достаточными знаниями.

Учим сейлз-менеджеров проверять компании

Исследование компании проходит по неформальному регламенту: мы не стали создавать официальный документ. Каждый менеджер заинтересован в том, чтобы закрыть сделку с партнером и получить премию. Сотрудники осознают, что если они не проведут качественную проверку или пропустят какой‑либо из этапов, понадеявшись на имя компании или опыт работы с ней, то могут столкнуться с неоплатой по контракту. Кроме того, это часть деловой репутации менеджера: никому не нужен продавец, который не может отличить непонятную, «мутную» компанию от нормального покупателя. Поэтому продавцы всегда добросовестно выполняют эту часть своей работы.

Вводное обучение. Методику исследования компаний и работы с информацией мы даем новым сотрудникам во время испытательного срока. В первые несколько дней они проходят вводный инструктаж, затем работают под надзором наставника. На начальном этапе менеджер еще не может самостоятельно отказывать той или иной компании после проведения проверки. Мы даем стажеру установку: если есть сомнения, обратись к наставнику. Окончательное решение по клиенту они принимают совместно.

Как делегирование полномочий сотрудникам помогает снизить дебиторку на 50%

Учим принимать решения. Когда менеджер становится опытным, он уже самостоятельно определяет, стоит работать с покупателем или нет. На этом этапе руководитель может с уверенностью делегировать полномочия сотруднику. Если по каждой компании, относительно которой у него возникают сомнения, продавец будет обращаться к руководителю за советом, это серьезно снизит эффективность работы. Поэтому мы даем сотрудникам определенный уровень свободы. Здесь нет риска потерять сделку: серьезный заказчик, получив отказ от сейлз-менеджера, выйдет на более высокий уровень и добьется пересмотра решения. Но в нашей практике не случалось такого, чтобы менеджеры ошибались и отказывали хорошему потенциальному клиенту, поэтому эти способы делегирования полномочий оказались эффективными для нашей компании.

Информация об авторе и компании


Виктор Витенберг окончил Челябинский государственный технический университет в 1996 году по специальности «технология машиностроения». Продажами занимается около 20 лет.

НПО «Славрос» занимается производством, продвижением и реализацией геосинтетических материалов для инфраструктурного строительства. Компания основана в 2001 году. Штат — 150 сотрудников. Среди клиентов: «Автобан», «Донаэродорстрой», «Мостотрест», «Трансстроймеханизация».Официальный сайт —www.slavrosgeo.ru

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль