Основы тайм-менеджмента: как устранить 6 главных пожирателей времени

10727
Основами тайм-менеджмента должен владеть каждый без исключения руководитель. О том, какие приемы и инструменты помогут справиться с шестью главными пожирателями времени, а также ключевые правила самоменеджмента, – в нашей статье.
Основы тайм-менеджмента: как устранить 6 главных пожирателей времени
Фото: Shutterstock

В этой статье вы прочитаете: 
  • Как адаптировать основы тайм-менеджмента под себя
  • 6 главных пожирателей времени, которые надо устранять навсегда
  • Лучшие инструменты и приемы тайм-менеджмента 

Основы тайм-менеджмента почти всегда приходится адаптировать под каждого руководителя индивидуально. Устав от постоянного дефицита времени и суеты, самые активные из нас стремятся использовать современные приемы тайм-менеджмента. И всегда начинают действовать одинаково – изучают статьи в Интернете про основы тайм-менеджмента, потом начинают фиксировать продолжительность каждого разговора по телефону, чертить таблички и пр.

Спустя определенное время им становится понятно – для подобной «оптимизации» необходимо больше времени, чем требуется для самой работы. Да и еще вырабатывается комплекс «Наверно, что-то со мной неправильно, если не могу следовать этим приемам тайм-менеджмента». Но не стоит расстраиваться и паниковать. Просто важно придерживаться своей картины времени, основываясь на известных, зарекомендовавших себя приемах тайм-менеджмента.

Расставьте приоритеты

Сразу следует начать с известной основы тайм-менеджмента – «От успешного будущего — к успешному настоящему». Начать нужно с... рисования. Берем лист чистой бумаги, карандаш и изображаем свои планы на 6-12 месяцев.

Чем данный прием тайм-менеджмента выгоден? Он достаточно практичный, легкий, наглядный, очень полезен в моменты, когда в голове творится хаос, и при этом необходимо систематизировать зоны работы, с созданием между ними соответствующих связей. При этом символы и рисунки запоминаются значительно легче и эффективнее по сравнению со словами. Поэтому будет несложно обозначить все свои дела. Обязательно попробуйте применить этот инструмент тайм-менеджмента. 

К тому же, рисование становится отличным способом психологической релаксации. Кажется, что невозможно на одном листе бумаги изобразить всю свою жизнь? Чтобы всё учесть, следует воспользоваться методом ментальных карт – способ фиксации мысли в виде ключевых слов либо изображений. Ментальная карта является подобием блок-схемы: ядро (основная модель) с разными ответвлениями. Завершить всё можно картиной «Матрица времени».

Следует учитывать – если запишете всё в квадрат 1 (срочное и важное), такой подход спровоцирует стрессы, авралы и болезни уже в ближайшей перспективе. Как можно определить приоритетность? Все раненные в военной медицине разделяются на 3 группы – те, которые умрут, вне зависимости от предоставленной помощи; в любом случае выжившие; и те, которые смогут выжить только при своевременной медицинской помощи. Следует разделять по этому принципу и проекты в нашей работе.

Вывод: чтобы сосредоточиться на самых важных действиях в своей работе, нужно на время забыть про 2 группы. Практика сортировки задач – крайне сложное дело, ведь нужно постоянно отказываться от деятельности, которая может на уровне инстинктов казаться подходящим выбором.

Особенного внимания заслуживает квадрат 2. Здесь представлены ваши инвестиции в будущее – отношения, отдых, обучение. В противном случае будут выполняться только срочные дела без заботы о будущем, забывая о важных, пусть и не таких срочных делах.

Если заполнен квадрат 3, следует внимательно посмотреть – на чьих приоритетах будут основаны наши действия. Если это для вас они не имеют значения, то для кого будут важны срочно? Быть может, это поручения, просьбы других людей? Почему столько времени уделяете этим делам, которые не имеют особого значения для вас?

Часто квадрат 4 служит побегом из квадрата 1 – в противном случае нас ожидают неизбежные стрессы. Поскольку задачи из квадрата 1, часто накрывают нашу жизнь, подобно гигантскому цунами – приходится прилагать силы, чтобы вырваться из такой стихии. В результате постоянно барахтаемся, чтобы оставаться на  плаву,  но при этом серьезного улучшения добиться не получается.

Для исправления ситуации переходим к составлению матрицы.

Простые правила оптимизации

Правильно расставленные приоритеты – главная, но не единственная работа, которая должна проводиться в борьбе с пожирателями времени. Следует сделать так, чтобы был полностью заполнен каждый день, с максимальной пользой от каждого занятия – включая и поход с ребенком на футбол, и составление плана, и другие задачи. Необходимо при этом учитывать особенности своего организма, личный образ жизни, биологические часы, чтобы не доходить до состояния стресса либо изнеможения. Для этого стоит руководствоваться рядом несложных правил.

Первое правило. Соблюдайте баланс отдыха и работы в своей жизни. Недостаток сил может постепенно накапливаться, с внезапными проявлениями, приводя к продолжительным состояниям недомогания и болезней. Поэтому обязательно нужно помнить о полноценном отдыхе по выходным и в отпуске. Делайте между большими делами и большие перерывы.

К примеру, 2 часа уделены для работы над проектом, составлению стратегии, далее делаем большой перерыв – пообедать, побаловать себя чаем, прогуляться на свежем воздухе. Организм нуждается в восстановлении сил. При работе без перерывов продуктивность труда и качество идей снижаются. Объединяйте мелкие дела, ответы на письма, звонки, в группы – чтобы не приходилось очень часто переключаться.

Второе правило. Переключайтесь на другую деятельность в течение дня. Чем более интеллектуальной оказывается ваша работа, тем переключение должно быть проще. Поднялся без лифта на 8-й этаж, сделал отжимания. Нужно понимать, что не может быть ничего лучше прогулки на свежем воздухе. 

Из этого следует, что нам не подойдет вариант выходного на диване. Прогулки, поход в спортзал, коньки, ролики – мы нуждаемся в любой физической активности. К тому же, физическая активность противостоит синдрому эмоционального выгорания. Это отличный инструмент тайм-менеджмента, который необходимо включать в планы.

Третье правило. Ловите кайросы, «утрамбовывайте» время. В своей жизни кайросы ловлю во время тренировок в спортзале (бегаю в наушниках, параллельно прослушивая уроки английского). Если связана деятельность с частыми командировками, это здорово. Ведь время в дороге полностью принадлежит вам – ничто не будет отвлекать, поэтому есть шансы многое успеть или полноценно выспаться, отдохнуть.

Четвертое правило. Следует учитывать свои естественные биоритмы. По своей натуре являюсь жаворонком, поэтому планирую все важные задачи на утро, а после обеда – предстоят встречи и дела, в которых особая вовлеченность не понадобится. Мозг у меня засыпает в 22:00, поэтому в 9 часов вечера нет особого смысла планировать стратегию продаж – придется потратить много сил, не принося особой результативности.

Пятое правило. Если серьезно заняты делом, вошли в поток, отвлекаться нельзя. Важно умение уважительно и спокойно говорить «нет» для всех хронофагов.

Основы тайм-менеджмента: как устранить 6 главных пожирателей времени

Шестое правило. Следует максимально использовать современные средства связи и коммуникации – не забывайте использовать возможности и преимущества 21-го века.

Седьмое правило. Помните о делегировании задач. Свои рабочие задачи передавайте подчиненным, оставляя в своем распоряжении стратегические цели. Следует делегировать также в случае, если это время можно «купить». К примеру, можно нанять агента для поиска авиабилетов, не тратя для этого свое время.

Таблица. Какие бывают хронофаги — пожиратели времени

Виды и особенности

Способы борьбы

1. Промедление

Психологическое состояние, при котором человек ищет и находит определенные причины не делать что-либо. Подобное состояние может возникать из-за дефицита мотивации либо боязни допустить ошибку. При откладывании этого дела мы часто рассчитываем, что проблема будет решена самостоятельно. Порой подобное случается, но когда мотивация из разряда «решится само» не приносит какой-то результат, можно говорить о вашем вхождении в цикл промедления.

1. Следует отрезать пути к отступлению, сжечь мосты. Назначьте инвестору встречу, на которую предстоит принести презентацию. Выбора не остается – нужно заняться подготовкой обещанной презентации.

2. Цикл промедления отражает, что вы столкнулись с дефицитом положительной мотивации. Возможно, движение «к» не приносит вам желанную мотивацию. Быть может, вам больше подходит вариант негативной мотивации – то есть, «движение от…». Что случится, если сейчас не займетесь выполнением этой работы? Каждому из нас известна боязнь получить двойку, такой психологический прием срабатывает и во взрослой жизни.

3. Следует сократить свои ежедневные ритуалы – чтение новостей, кофе, общение с коллегами и пр.

4. Назначайте в своей работе дедлайы – краткие сроки, в которые необходимо успеть выполнить поставленную задачу.

2. Нечеткая постановка цели

Например, если человек отправляется на деловые переговоры, руководствуясь логикой «сориентируюсь по ситуации», значительно снижаются шансы успешного проведения данной встречи. Да и человек не продумывая свою цель, не выстраивает образ будущего результата, что может привести к бесполезной трате своего и чужого времени.

Важно помнить, что в бизнесе целевым является всё воздействие. Даже трубку телефона просто так снять не можете – а вдруг, там нужный человек? В таком случае наша цель – формирование первого приятного впечатления. Следует установить себе за правило – мысленно создавать образ желаемого результата. Оптимальный вариант – когда прописаны цель месяца, цель недели и цель дня. При четком осознании своей цели удастся определить, в нужном ли направлении движется человек.

3. Отрывающие от дел телефонные звонки

Тот вариант из матрицы времени, когда путаем срочность и важность. Незапланированные встречи и телефонные звонки врываются в нашу жизнь, помимо нашего желания. Такие дела становятся срочными, но являются ли они для вас важными?

Ничего критичного не произойдет, если сказать «Мне сейчас неудобно говорить, перезвоню немного позже». Нужно уметь говорить «нет».

Если никак не удается избежать посетителей, следует правильно организовать диалог – «Расскажите мне в 10 фразах суть проблемы» или «Сейчас у меня буквально 5 свободных минут, хватит для обсуждения вопроса?”.

4. Личная неорганизованность

Заваленный делами письменный стол, плохо организованное деловое пространство в кабинете, хаос в документации, изнурительные поиски необходимых бумаг – всё это свидетельствует о безответственности и легкомыслии человека. Ведь порядок в портфеле, на столе, грамотно подготовленные деловые бумаги говорят об уважении к партнеру, помогая создать доверительные отношения и наладить контакт.

1. Следует периодически наводить порядок на рабочем столе.

2. Формируйте свой порядок. Обычно стол захламлен у творческих личностей, педанты с подобной проблемой вовсе не сталкиваются. Поэтому творческий человек должен продумать собственную систему порядка – как разложить важные документы и папки на столе по отдельным стопкам.

5. Затяжные совещания

Люди могут заседать часами, сталкиваться со стрессами и конфликтами, но приходить к определенному решению не удается. Приходится сталкиваться с потерями времени, без ощутимого улучшения ситуации. Четко поставленная цель, подробная повестка дня, распределенные роли участников и желание совместно трудиться – слагаемые экономии своего рабочего времени во время совещания. Лишь в таком случае можно рассчитывать на ощутимый бизнес-результат от собраний, добиваясь эффекта должной мотивации персонала.

1. Прописывайте свои цели.

Следует готовиться к совещанию, составьте повестку, вышлите её заранее участникам мероприятия – чтобы понимать, к каким темам предстоит готовиться.

1. Назначайте дедлайны.

Нанимаем модератора либо обучаемся правильному ведению собраний самостоятельно.

Следует выбрать человека, который за 5 минут будет предупреждать, что заканчивается время, отведенное на выступление.

6. Длительные ожидания (например, условленной встречи)

Опоздание на деловые встречи, переговоры или совещание – посягательство на время своих деловых партнеров. Всегда можно использовать ожидания как кайросы – позвонить давнему партнеру, посмотреть тезисы доклада, отправить электронное письмо. Не забывайте пользоваться появившимися свободными минутами ожидания.

Просматривайте электронную почту с помощью смартфона либо планшета.

Составьте перечень, кому нужно позвонить, но всё не хватало времени. Очередь к врачу либо автомобильная пробка дарит отличную возможность для такой беседы.

Можно с пользой для себя и бизнеса использовать время в пути (например, в пробке либо самолете).


Понравилась статья? Сохраните в соцсетях! Отличная шпаргалка на каждый день.  



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль