Как отправить сотрудника в отпуск без ущерба работе

958
У каждого работника есть законное право отдыхать в течение 28 дней в 12 месяцев. Но составляться график отпусков для менеджеров по продажам должен с учетом ряда важных моментов. В частности, в последний месяц в нашей компании закрываются порядка 45-50% всех продаж. Поэтому очень важно, чтобы все менеджеры в этот период находились на месте и активно работали. Что еще нужно учитывать при планировании отдыха для сотрудников?
Как отправить сотрудника в отпуск без ущерба работе
Фото: Shutterstock


В этой статье вы прочитаете: 
  • Как отправить сотрудника в отпуск без ущерба рабочему процессу
  • Пример грамотного планирование отпуска и отдыха для сотрудников 

Как отправить сотрудника в отпуск, чтобы работа отдела продаж не дала сбой? Каждый коммерческий директор ломает голову над планированием отпусков и отдыха для сотрудников. Ведь обычно работа менеджеров по продажам связана с годовыми и квартальными циклами, по которым подводятся промежуточные и финансовые итоги работы каждого сотрудника и всего отдела. Пики нагрузки, стрессовые для сотрудников, приходятся на окончание отчетных периодов – март, июнь, сентябрь и декабрь.

Задача в деятельности коммерческих директоров – поддерживать на протяжении года работоспособность и эмоциональный баланс в коллективе, чтобы не было полного истощения сотрудников в конце четвертого, наиболее интенсивного квартала, что может помешать выполнению актуальных задач.  Перерывы работы на отдых, поездки и другие варианты отпуска без четкого регламента могут остановить работу отдела в самый ответственный период.

Введите общие правила планирования отпусков

Необходимо четко расставить порядок, как отправить сотрудника в отпуск, что запрещено и разрешено в плане отпусков для коммерческой службы. Будущих работников отдела необходимо информировать об этом требованиии еще при собеседовании либо приглашении на работу. Так удастся подтвердить согласие нового сотрудника уже с первого дня работы. Для этого следует объяснить, каким образом вы обычно планируете отправлять сотрудника в отпуск в своей компании.

Если ранее в отделе продаж не было подобных правил, и вы на ходу решаете вопросы отдыха для сотрудников, новые законы будут восприняты работниками-старожилами как попытки ограничить их свободу и ужесточить «политику партии». Как можно избежать демотиваци работников? В первую очередь, нужно для всего коллектива обозначить рассматриваемую проблему – сделав опрос, какие пункты допустимо будет включить в политику планирования отпусков для отдела.

Оцените рыночную активность. В каждой отрасли свойственна некоторая сезонность продаж со своими падениями и пиками рыночной активности. Следовательно, существуют определенные периоды-табу, на протяжении которых отдел продаж не может брать отпуск, кроме действительно форс-мажоров в жизни. К примеру, ввели табу на последний месяц каждого квартала. Мы, к примеру, не рекомендуем и вовсе брать отпуск в 4-м квартале, поскольку в данном периоде мы получаем 35-40% годовой выручки компании. Поэтому можем позволить работнику, который пришел в компанию в мае, отправиться в отпуск на 2 недели уже в августе – чтобы не уходил отдыхать в период октябрь-декабрь, когда его вклад окажется важнее.

Ориентируйтесь на партнеров.

График отпусков зависит также от того, когда в отпуск отправляются клиенты и партнеры компании. К примеру, некоторые наши российские партнеры завершают финансовый год в марте, а не в декабре. Многие сотрудники планируют свой отпуск уже с 1 апреля, чтобы отметить завершение эффективно отработанных 12 месяцев. Рекомендуем для менеджеров, которые отвечают за работу с данными партнерами, соответствующим образом планировать и свой отпуск – на апрель.

Также мы обязательно учитываем традиционно продолжительные выходные в январе и мае, отпуск после которых брать не рекомендуем. Поскольку отсутствовать сотрудник в таком случае может быть больше 3 недель, из-за чего возникает опасность для его продаж за 1-2 кварталы.

Вопросы региональной специфики особенно актуальны для международных отделов продаж. В частности, в США празднуют известные праздники, перед и после которых работники берут небольшие отпуска продолжительностью 2-3 дня – День благодарения, День независимости, католическое Рождество. При этом встречается отпуск больше 10 дней в корпоративном сегменте США довольно редко. При этом в Южной Европе, включая Францию, Испанию и Италию, имеется традиционный сезон отпусков в течение августа – работникам предоставляются для отдыха минимум 2 недели, а некоторые сразу все 3.

Как отправить сотрудника в отпуск без ущерба работе

Поэтому в своей работе, несмотря на советы не брать больше 2 недель отпуска подряд, разрешаем менеджерам продаж, сотрудничающим с Южной Европой, брать 2.5-3 недели отпуска в августе – следуя традициям своих клиентов. Следовательно, для отдела продаж июль становится самым горячим месяцем третьего квартала – нужно закрыть максимум сделок до наступления августа.

Поэтому, если управляете международным отделом продаж, нужно создать календарь государственных праздников и сезонов отпусков страны, с которой работаете.


Учитывайте маркетинговые кампании и крупные мероприятия. Отношение к отраслевым мероприятиям во многих компаниях построено на принципе «Это нужно было сделать еще вчера». В последний момент оказывается, что никто из сотрудников не может работать на стенде, заняты все менеджеры – с участием во встречах, командировках, заключением контрактов, а другие ушли в отпуск. Поэтому для профилактики такой проблемы следует заранее получить календарь мероприятий, который должен учитываться при составлении графика отпусков.

Учитывайте интересы сейлз-менеджеров

Планирование отпусков, отдыха для сотрудников является очень важным процессом, с обязательным учетом обоюдных интересов работодателя и сотрудника. Также необходимо учитывать результаты продажи по направлению либо региону, по которому работает данный менеджер.

Сразу начнем с хорошей новости – убеждать в профессиональных продавцов в значимости успешного выполнения плана не приходится. Ведь это будет непосредственно влиять на их личный доход. Поэтому в случае с опытной командой не возникнет серьезных проблем при объяснении важности предпринимаемых мер.

Начните с долгосрочного планирования. Советую не планировать стандартные 4 недели отпуска. Лучше раздвинуть сначала рамки до 6 недель. А потом, уже в процессе тактического планирования, окончательно определяются с сотрудником временные границы соответствующих 28 дней. При появлении изменений следует по возможности раньше об этом сообщить менеджеру. Когда ставите работника перед фактом за месяц до запланированного месяца, то избежать демотивации крайне затруднительно даже самым опытным менеджерам.

Предложите менеджеру альтернативу. Нет особого смысла работать в период, когда у контрагентов время отдыха. Давно уже меняем выходные дни и праздники, которые предусмотрены по закону, на празднике и уик-энды, в соответствии с нормами компаний-партнеров. Взамен этого можем предложить другой выходной день либо вычитаем этот день из отпускного периода.

Но следует понимать – важно соответствовать Трудовому кодексу РФ, такая политика должна быть лишь рекомендательной. Этот параметр обязательно нужно донести всем работникам – подчеркнув готовность работать компании исключительно по ТК.

Если менеджер ведет крупный проект, нужно учитывать расписание важных для продаж этапов. В долгих и комплексных корпоративных продажах, когда сервисы либо продукты компании входят в систему системообразующих проектов прочих производителей либо связаны с их реализацией, отпуска стоит планировать с учетом расписания этапов данных проектов. Это особенно свойственно глобальным проектам, к примеру, для подготовки Олимпиады либо проведения чемпионата мира по футболу. Если менеджер контролирует ситуацию, ему должны быть понятны важные моменты своего участия в рамках проекта. Поэтому можно будет понять, когда у самого заказчика ожидаются отпускные окна либо паузы, остается под данное расписание подстраиваться. 

Дополнительная информация. Определяется продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях. Если на время оплачиваемого отдыха приходятся нерабочие праздничные дни, не будут включены в отпускной период, следовательно, и отдых должен продлеваться на это количество дней (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Разработайте правила замещения сотрудников

Типичные периоды и сезонность облегчают планирование отпусков в деятельности отдела продаж, однако не должны делать офис тихой гаванью. Не допускайте, чтобы одновременно уходил в отпуск весь отдел продаж.

Поэтому важно закрепить систему замен, чтобы кто-то из коллег мог заменить продавца, отправляющегося в отпуск. Прежде всего, такая страховка предполагает поддержку территории, направления либо клиентов, находящихся в зоне ответственности отдыхающего. Обычно подобная ответственность сводится к реактивной работе с поступающими запросами.

Когда отпуск понадобится сменщику, его обязанностями займется тот, кого он перед этим страховал. Подобная преемственность позволяет избежать запроса менеджера о получении оплаты за двойную работу в период отпуска коллеги. Ведь он тоже будет рассчитывать в будущем на получение аналогичной услуги.

Существует определенный нюанс, который может привести к неприятностям – справедливость распределения отпускных окон. К примеру, многие свой отпуск предпочитают привязывать к майским либо январским праздникам, но кому-то из них нужно будет отказать. Для решения такой проблемы могут использоваться несколько способов, но самая эффективная комбинация – когда менеджеры согласовывают график отпусков между собой, придерживаясь при этом правил ротации преференций. А вот проведение жеребьевки может привести к негативной реакции сотрудников.

Обсуждайте вопросы отдыха для сотрудников открыто

Следует составить ТОП-10 наиболее распространенных среди работников вопросов и ответов – публикуйте этот перечень в специальном разделе своего корпоративного сайта. Там же опубликуйте несколько примеров отпускных окон, в зависимости от территории и направления работы. Объясните, почему именно в пользу такого варианта был сделан выбор.

Также возможны ситуации, когда еще во время собеседования, обсудив с сотрудников политику отпусков, убедитесь в невозможности её выполнения. Ситуация в таком случае опасна тем, что старожилы компании могут посчитать уступки для новичка дерзкими.

Чтобы свести к минимуму потери, следует уточнить у кандидата еще во время собеседования, может ли он изменить свои планы об отпуске, если это будет влиять на итоговое решение о найме.

При отрицательном ответе следует соискателю объяснить, что отпуск в этот период может привести к серьезному напряжению внутри коллектива – готов ли он в качестве ответного шага своим коллегам уступить при выборе очередного отпуска? Команду обязательно следует проинформировать про особенности своего соглашения с новичком.


Понравилась статья? Поделитесь с коллегами – пусть оценят!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль