Управление личной эффективностью: как все успевать на работе и дома

1657
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Управленцам знакомо такое чувство, когда целый день работаешь практически без перерывов на обед и отдых, но все равно мало успеваешь. С этой проблемой сталкиваются многие. И самое неприятное, что ситуация повторяется даже на следующий день. Как выявить причину и устранить этот симптом? Ответ в нашей статье.

Управление личной эффективностью помогает справиться со множеством тревожных симптомов. 

Я всегда дорожу своим временем, стремлюсь эффективно им управлятьи трачу много времени на понимание причин его неэффективного использования. В итоге я смог найти причины проблем, после устранения которых ситуация заметно улучшилась –  используя принципы тайм-менеджмента, я стал уровновешеннее.

Проблема

Вроде бы куда-то заходил, уточнял разные вопросы, ездил – и день неожиданно закончился. Постепенно накапливались негативные эмоции, выливаясь на окружающих. Среди возможных причин бесполезной потери времени можно считать наличие нескольких рабочих ролей, которые приходится выполнять одновременно, со смешиванием различных задач, функций и способов достижения целей.

К примеру, сейчас я организую IT-компанию и мне приходится выполнять несколько рабочих ролей одновременно.

Первая роль – владелец компании, статус-кво. В том числе я решаю вопросы планирования, анализа возможностей развития организации, с определением регламентов, продумыванием организационной структуры, работой над схемой эффективной мотивации, маркетинговой политикой, поиском эффективной конкурентной борьбы.

Вторая – роль менеджера. Выполняю эту роль по необходимости – руковожу проектами, встречи с заказчиками, назначаю исполнителей по задачам, занимаюсь решением операционных и текущих задач, составлением планов проектов, управлением сроками, подготовкой документацией, командообразованием, обучением программистов.

Третья роль — исполнитель. Выполняю её временно. Вынужден тратить свое время на поездки в банк, подготовки и распечатки счетов, на поиски обещанных платежей. Кроме того, я составляю текст коммерческого предложения, продумываю конфигурации сервера. Решать все подобные задачи должны сотрудники компании, но их количество пока слишком мало, поэтому я вынужден решать их сам.

Чередую данные роли и мне удается многое сделать, но есть одно но – существует неудовлетворенность прошедшим днем и сделанными функциями. Оказывается – понимаю, чем должен заниматься, но при этом фактически приходится решать и другие задачи.

Если вы тоже сталкивались с подобной ситуацией, можно руководствоваться моим вариантом решения проблемы, управления собой и своими ролями. Первый шаг – определить роли, которые вы исполняете на работе.

1. Проанализируйте свои роли

Мне приходилось исполнять 3 бизнес-роли в своей компании – владелец, менеджер и исполнитель. У каждого руководителя такой список будет индивидуальным. Следует определить примерно по своему ощущению, какие роли приходится выполнять – постарайтесь отстраненно понаблюдать за своей профессиональной деятельностью в течение нескольких дней. Все ли выполняемые дела соответствуют назначенной вам роли? Если они соответствуют, значит роли были обозначены правильно, в противном случае их нужно пересмотреть.

2. Задайте приоритеты

Если ваши карьерные устремления соотносятся с функциями компании, в которой трудитесь, следует отказаться от ролей, которые не способствуют её развитию. Если ваши стратегические интересы находятся в другой области, лучше отказаться от ролей, которые бесперспективны для вашего личного прогресса.

Необходимо в любом случае установить приоритеты, отводя на выполнение каждой роли столько времени, чтобы успевать решать и стратегические, и тактические задачи. Считаю, что не понадобится планирование с точностью до долей процента, но всё же приблизительное представление этого вопроса необходимо.

Для себя решил – треть всего времени уделяю функциям владельца, треть задачам менеджера, и оставшуюся треть работе исполнителя. Подобные пропорции по мере развития компании будут меняться, с ростом управляющих функций, постепенным отказом от исполнительских.

3. Корректируйте планирование времени

Следующий инструмент тайм менеджмента – планирование своего месяца, недели, дня, с составлением перечня основных задач и целей, учитывая роли в организации и их пропорции, которые вы установили и считаете оптимальными.

Для меня больше подходит планирование дел по неделям. Не всегда задачи внутри одного дня могут быть распределены так, чтобы удалось добиться подходящей пропорции. Составление такого плана на день часто даже мешает. Ведь иногда целый день правильнее уделить решению одной общей задачи, без переключения между ролями.

А вот в масштабе недели вполне реально выделить себе день встреч, стратегический день, ежедневные пару часов по проектам и пр. Главное – восполнение времени, которое понадобилось для одной роли, для восстановления пропорции.

В первой половине дня планируете решать оперативные вопросы? Во второй половине следует отключить почту, закрыться от коллег – и сконцентрировать внимание на стратегии. Весь день загружен  предстоящими встречами? Тогда на следующий день нужно восстановить пропорции, проводя его полностью за работой в офисе.

4. Анализируйте каждый прошедший день

Крайне важный для меня этап – подготовка итогов дня. После выполнения всех дел вечером веду дневник, в котором кратко рассматриваю события прошедшего дня, выполненные задачи. И ставлю оценку каждому дню – действительно ли был достаточно насыщенным и эффективным, был ли полезен для меня лично, бизнеса и других людей? Какие ошибки были допущены, чем они вызваны?

Для выполнения этой задачи много времени не понадобится – 5-10 минут каждый вечер. Но польза такой работы действительно огромна.

Раньше мой день нередко завершался в состоянии злости на себя. В течение всего дня трудился, не читал книг, не тратил время на Интернет, не отвлекался, но заметных результатов работы добиться не удалось. Теперь, когда я вплотную взялся за управление личной эффективностью, при анализе дня с позиции своих рабочих ролей могу четко понять – к примеру, в течение всего дня выполнял роль исполнителя, а ожидания у меня как от директора. Тогда я себе говорю – хорошо, сегодня я отлично поработал как сотрудник. На этом ставлю точку и принимаю ситуацию без ощущения вины. Но завтра уже вообще не буду заниматься текучкой.

Домашние роли

У каждого из нас имеются не только профессиональные, но и домашние роли – им необходимо аналогичное внимание. Они являются одним из условий более сбалансированной, наполненной жизни. Поэтому дома постарайтесь полностью переходить к домашней роли, став настоящим мужчиной, который хотя бы раз в неделю выполняет мужские дела по дому. Либо больше уделяйте времени своему ребенку, придумав интересный совместный досуг. Или просто больше заботьтесь о себе, на время забыв о профессиональных задачах.

Дополнительная информация.  Для понимания ролей, которым уделяете больше времени, а каким меньше, следует делать пометки на протяжении дня – указывая, на что было потрачено время, и сколько, вечером суммируем. При этом не следует ограничиваться лишь одним днем – особенно при выполнении нескольких ролей. Корректным будет результат тогда, когда вы начнете фиксировать данные минимум неделю.

Таблица. Возможные роли руководителя в компании

Роль

Описание

Наставник

Занимается обучением, делится жизненным опытом, помогает советами, рассказывает, разрешает сложные ситуации, направляет и пр.

Тренер

Задает вопросы, слушает, не направляет, не критикует. Работает по недирективному принципу развития персонала. Оказывает помощь другим для самостоятельно решения в сложившейся ситуации, с личным и профессиональным ростом.

Администратор

Следит, чтобы все располагали необходимыми ресурсами, стабильно работали все системы, с заказом необходимых расходных материалов, обновлением вакансий, работой компьютеров, своевременным проведением ТО  кондиционеров и пр.

Генератор идей

Занимается чтением газет, книг, журналов, с поиском профильной информации, контролем тенденций в своей области, думает о перспективах, экспериментирует, предлагает, не боясь тратить свое время для решения задач, которые спорны с позиции их необходимости.

Менеджер

Планирование работы, распределение ресурсов, постановка задач с контролем их выполнения. Формирует команду, контролирует внутриколлективные тенденции, с оцениванием и продвижением сотрудников.

Управление личной эффективностью: как все успевать на работе и дома

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль