Воровство в компании: 6 этапов борьбы с жадными сотрудниками

3235
Воровство – неприятный, но весьма распространенный факт в российских компаниях. Многим управленцам хорошо знакома эта проблема. О том, как понять, кто из сотрудников ворует, и как грамотно контролировать персонал, чтобы минимизировать этот процесс, – в нашей статье
Воровство в компании: 6 этапов борьбы с жадными сотрудниками
Фото: Shutterstock


В этой статье вы прочитаете:

  • Как пресечь воровство компании
  • 6 этапов борьбы с воровством сотрудников.

Воровство в компании, к сожалению, все еще не теряет актуальности для российского бизнеса. Представьте себе маршрут движения товаров и денежных средств: доставка – приемка товара, возможное промежуточное складирование, торговый зал, кассовая зона. Как выяснить, на какой из данных стадий происходит воровства компании? Как сотрудники воруют и нет ли сговора в компании?

Перед переходом к фазам перемещения товара по торговому объекту, следует охарактеризовать общие операционные особенности. Главной проблемой во всех торгующих розничных организациях становится несовершенство компьютерных систем учета. Они не позволяют в полной мере отразить динамику регулирования запасов товара. Прежде всего, речь идет про инвентаризационные ведомости магазинов. В большинстве торговых предприятиях, особенно продуктовых, в ведомости инвентаризации не удастся найти подробную информацию о том, как регулировался товарный запас – от стадии приемки продукции до её продажи.

Для прозрачного и четкого контроля движения товаров в магазине, следует в каждой строке инвентаризационной ведомости отражать сведения о товарной группе и продажах за месяц. Затем должны быть порядка 10 столбцов, фиксирующих каждое отдельное списание товара по типу. Здесь предполагаются следующие типы:

  1. Списание товаров при приемке.
  2. Списание товаров по порче упаковке либо бою.
  3. Хищение товара.
  4. Не найден товар.
  5. «Мутации» – один артикул переводится в другой либо снижается цена в результате дисконтирования.
  6. Списание товара по срокам годности.
  7. Списание товаров по промежуточным инвентаризациям и пр.

Затем необходимо указать общую умму списаний по товарной группе, также сведения о потерях в процентах.

Такой формат представления данных о динамике регулирования товара позволяет полностью контролировать процесс и понимать аномалии, возникшие в течение месяца либо другого периода. 

Например, список молока за месяц по столбцу «Списано по истечении срока годности». Обычно в российских магазинах продается лишь пастеризованное молоко с большим сроком годности. Если замечаете в инвентаризационной ведомости списание по срокам годности на значительную сумму, и при этом данная сумма является крупнейшей во всех столбцах списания товарного запаса, можно с уверенность утверждать – категорийные менеджеры, занимающиеся составлением заказа, значительно завышают заказ. Вероятно, они получают за это «откат» от поставщика.

Ручной труд неизбежен, но его можно контролировать

Несмотря на стремление многих торговых сетей добиться автоматизации закупок, всё же практически невозможно организовать систему заказов полностью без ручного труда. На этом и работают категорийные менеджеры. Они всегда готовы привести тысячи аргументов в пользу своих принятых решений. Однако при этом расходы из месяца в месяц растут. К примеру, по данным исследования потерь в департаменте «Fresh» по направлению «Мясо» смогли выявить – на протяжении 3 месяцев в одном из регионов продажи в среднем росли не более, чем на 20%, но при этом рост потерь вышел на отметку в 300%. Попробуйте онлайн-программу для автоматизации торговли и склада – Класс365, которая поможет выявить факты воровства товара или денежных средств  (14 дней бесплатно)

Системный подход перекрывает возможности для хищений

Установите видеонаблюдение для всех возможных путей движения товара. Также камеры должны обеспечить наблюдение стеллажей с товаром, потребуются и отдельные камеры на каждую кассу – ради получения крупных планов. На выход с касс видеонаблюдение следует установить так, чтобы одна камера охватывала 4-6 касс одновременно. Не забывайте про камеры в коридорах, на входе в торговый зал, в служебных помещениях, на складе и у служебного входа.

Позаботьтесь об интеграции системы. Внедренная система должна объединять видеонаблюдение и кассовые терминалы, с сохранением всех происходящих событий в архиве. В том числе информацию о событиях в торговом зале, кассовом терминале, технических помещениях и пр.

Подготовьте охранников. Они должны хорошо понимать тонкости движения денежных средств и товаров. Но, чтобы исключить воровство сотрудников, охранников нужно контролировать.

Воровство в компании: 6 этапов борьбы с жадными сотрудниками

Установите защитные метки на товары. Следует выбирать метки, остающиеся активными, даже если работник их пытается дезактивировать. Если работник сотрет с них информацию, просто невозможно будет выносить товары из магазина.

Проанализируйте возможные риски на пяти этапах движения товаров и денежных средств. Маршрут обычно включает такие стадии – доставка, приемка, возможное промежуточное складирование, если это предполагается по технологии процесса, предусматривая хранение товарного запаса, кассовая зона, торговый зал.

Дополнительная информация. Инженеры американской корпорации 2AI Labs создали очки, значительно расширяющие возможности нашего зрения, отличая чувства собеседников и прохожих, в зависимости от изменения цвета их кожи. Благодаря очкам удается значительно усилить восприятие состава крови под кожей – к примеру, установить, принимал ли человек допинг, нервничает, волнуется, обманывает и пр.

Этап 1. Транспортировка товара

Характерные риски. Банальное воровство сотрудников — простая кража товара.

Как минимизировать воровство сотрудников? Основное требование в таком случае – закрепить в договоре между торговой точкой и поставщиком ответственность последнего за целостность товара до момента его непосредственной передачи представителям торгового объекта. Нужно закрепить условиями договора, что на представителя компании-поставщика возлагается полная ответственность за товар непосредственно до подписания документов. Также желательно, чтобы транспорт поставщика был опечатан номерной пломбой, с фиксацией её номера товарно-транспортными документами. Нужно учитывать, какой транспорт будет использоваться для доставки товара. Если выбирается автомобиль с тентом, рассмотренные нами меры, в частности, опечатывание, должный эффект не принесут. На первые роли здесь выходит качество контроля при приемке продукции.

Этап 2. Приемка товаров

Рампа — место, на котором принимается товар. Относится к категории наиболее опасных зон злоупотреблений. Исключив возможное воровство сотрудников на рампе, удастся добиться значительной экономии на потерях компании.

Характерные риски. В том числе нулевая накладка (поступают в магазин лишь документы); неполная выгрузка товара; вынос продукции через рампы сотрудниками магазина. Продавцы при приемке могут договориться с экспедитором, поставщиком, заключив факт принятия товара, оставив его в автомобиле, после этого работники данным товаром делятся, его продают, а компания вынуждена сталкиваться с громадными потерями.

Тревожные сигналы. Признаком появления проблем становится нарастающая либо крупная недостача высоколиквидных товаров (включая табак, алкоголь, дорогую технику, мясо). Как только выявляются подобные факты, необходимо сразу проверять приемку – с получением данных по всем поставкам, проверкой по системе, что происходило с ними, просмотрите видео за отчетный период.

Как минимизировать хищения? Чтобы полностью контролировать процесс приемки, нужно установить видеонаблюдение. Необходимо контролировать все рампы. Не стоит экономить на качестве оборудования, средствах архивации информации. Они обычно становятся последней инстанцией, когда будете расследовать факты недостачи товара. Минимальный архив видео должен распространяться на период не меньше одного полного месяца.

Необходимо ограничить доступ к приемке и зонированию. Рекомендую для крупных складских комплексов введение правила использования бейджей разных цветов. Работники из одной зоны должны быть в другой. В идеале на каждой рампе должен быть охранник, контролирующий приемку товаров. У него должен быть журнал контроля-приемки – прошнурованный, пронумерованный, опечатанный, чтобы невозможно было заменить либо удалить его листы. Сотрудникам охраны необходимо понимать технологии возврата и приемки. На посту у сотрудника должны быть полностью оформленные образцы документов по каждой технологии – приемка, обмен, возврат.

Этап 3. Промежуточное хранение

Характерные риски. Подготовка к выносу товара может производиться без оплаты и закладки с целью последующего выноса.

Как минимизировать хищения? Мини-склад гипермаркета является фактической буферной зоной между торговым залом и приемкой. Полезно будет в данной зоне оборудовать паллетные ведомости – для быстрого и четкого поиска товара, с установкой здесь видеокамер.

Этап 4. Торговый зал

Характерные риски. Используются на данном этапе все широко известные приемы. Товар могут прятать под одеждой, снимать средства защиты для выноса, переклеивая ценники, переодеваться в новую одежду из вашего ассортимента и пр. Не забывайте, что порой сотрудники действуют группами.

Как минимизировать хищения? Главным средством защиты являются видеокамеры. Для понимания, где следует устанавливать камеры, стоит осмотреть помещение с точки зрения преступника – как работник может выносить товар. Где работник может прятаться, чтобы  спрятать товар под одежду. Для отделов с дорогими высоколиквидными товарами обязательно следует разместить камеры с четкой фиксацией места. Полезно также нанять 2, а лучше 4 детективов.

Двое детективов будут находиться в зале, двое – в мониторной комнате, сменяясь через час. Обязательно должна быть связь между залом и мониторной комнатой. Лучше использовать небольшие дектовские телефонии. Они визуально подобны сотовым – не демаскируют детективов. Детективы должны не только ловить.  Главная задача – обеспечить, чтобы выходил товар из магазина следуя технологиям – оплата на кассе, возврат либо прочие разрешенные варианты.

Этап 5. Кассовая зона

Характерные риски. Среди присущих проблем следует отметить непробивание либо неполное пробивание товара, проносы тележек, прокатки вне зоны видимости кассиров, также встречаются фиктивные возвраты товаров кассирами, скидки для родственников, вынос крупных сумм наличных – из главной кассы. Если покупатель не забирает чек, кассир может его отменить, забрав деньги, также может в чеке пробить один и тот же товар дважды (особенно для большой суммы), чтобы забрать средства себе, а чек перебьет.

Нередко, прикрывая рукой штрих-код и создавая видимость сканирования товара, кассир не пробивает часть покупок у своего знакомого, с которым находится в сговоре. Либо при наличии на руках этикетки со штрих-кодами дешевых товаров, дорогой товар проносит мимо сканера, закрывая его штрих-код рукой, пробивая дешевый либо используя операцию «скидка» к товару, на который она не действует.

Как минимизировать хищения? Организуйте контрольные покупки благодаря технологии «тайного покупателя», и убедитесь, соблюдают ли кассиры прописанную инструкцию, проводите контрольное снятие касс. Выход на перекур должен быть закреплен лишь по специальной процедуре.

Не забывайте собирать сведения о родственниках, друзьях своих кассиров. Именно для них ваши сотрудники предоставляют товары за деньги компании.

Опаснейшие ситуации – вынос наличных. За один заход кассир может вынести до 800 тысяч рублей. Необходимо проверять, чем занимаются старшие кассиры, бригадиры. Они должны обеспечивать контроль своих подчиненных, а не отдыхать с чашечкой кофе. Необходимо постоянно контролировать доступ к главной кассе. Периодически требуется проверка, можно ли легко проникнуть в главную кассу.

Следует выделить средства и установить программу по контролю кассовых операций. К примеру, довольно  эффективное средство – ПО «Призма» с лучшей системой анализа нарушений.

Этап 6. Служебный вход

Характерные риски. Вынос подготовленных на предыдущих стадиях материальных ценностей.

Как минимизировать хищения? Следует зафиксировать внутренними правилами работы компании процедуру осмотра сотрудников при входе в торговое помещение либо на выходе из него. У вас есть право на осмотр (добровольная процедура, с предоставлением на осмотр своих покупок и вещей, сотрудник показывает, что принес с собой), а не на досмотр.

Если раньше такая мера не практиковалась, и сейчас только вводится, предстоит вал выявленных нарушений. Если такого результата нет, то можно говорить о специальной или непреднамеренной неэффективности сотрудников охраны.

Большинство хищений происходит в сговоре

Евгений Кривошеев, операционный директор розничного направления, «Райцентр», «Точка», «Райцен»

Если используемая система позволяет практически полностью исключить вероятность мошенничества, удастся выявить попытки хищений, исключив их эффективность. Достаточно привести немного статистики. Если в торговой сети потери составляют не более 0.3-0.5%, этот показатель можно считать хорошим. Если более 1.5% - стоит предпринять серьезные меры для исправления ситуации.

Можно предпринимать меры по тотальному контролю, однако это достаточно дорогостоящее удовольствие, обычно вовсе ненужное. Достаточно лишь перекрыть риск воровства сотрудников при приемке товара, его фасовке и на кассовом узле, минимизировав вероятность говора.

Информация о компании


«Райцентр», «Точка», «Райцен» — региональные продуктовые сети, работающие в формате дискаунтеров и магазинов шаговой доступности. В компании трудится более тысячи человек. Официальный сайт —www.raycenter.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль