Адаптация руководителя: как быстро вникнуть в дела новой компании

1840
Адаптация руководителя: как быстро вникнуть в дела новой компании
Чтобы полностью влиться в рабочий процесс, коммерческому директору обычно требуется около шести месяцев. Оценить же его эффективность руководство сможет не ранее чем через год, ведь у нового сотрудника на первых порах недостаточно информации и возможностей для работы в полную силу. Как сократить период адаптации и быстро стать частью команды?

В этой статье вы прочитаете:

  • Как проходит процесс адаптации руководителя в новой компании
  • Что учесть во время адаптации менеджера в новом коллективе
  • Как собрать информацию о компании и менеджерах при переходе на новую работу

Адаптация руководителей в новой компании проходит гораздо сложнее, чем у рядового сотрудника. Как новый работник, вы можете со стороны увидеть ситуацию в компании, оценить ее и предложить руководству свежее решение — это большое преимущество. Однако нужно учитывать, что организация работы, к которой вы привыкли на прежнем месте, может кардинально отличаться от того, с чем вам придется столкнуться. Уточните ожидания руководства относительно вашей работы, изучите бизнес-процессы новой компании, узнайте, как организована жизнь в офисе. Выясните, как принято отмечать праздники, где обедать, задерживаться или нет после рабочего дня, — это тоже важно. Осведомленность даже о таких, казалось бы, мелочах может значительно облегчить взаимодействие с новым коллективом.

Выясняем ожидания руководства

Очень важно с самого начала понять, чего от вас ждут. В идеале же у коммерческого директора должен быть очень четкий и понятный план испытательного срока, со всеми требованиями к вашей работе. Если такой план вам не предоставил директор по персоналу или другой HR-специалист, вы можете составить его самостоятельно. Рекомендую заранее подготовить чек-лист, включив в него все свои вопросы.

Прямо спросите у генерального директора: «Чего вы ждете от меня как от руководителя?». Выясните у него все подробности: круг ваших полномочий, каких показателей ждут от коммерческого отдела, в какой форме представлять отчетность, как часто отчитываться. И самое главное — обязательно уточните, по каким критериям будет определяться, прошли вы испытательный срок или нет.

На основании этой информации вы сможете определить свои функции, цели и задачи и выстроить личный план действий. Однако потребуются и дополнительные сведения.

Изучаем бизнес-процессы

Часто в компаниях даже в рамках одной сферы деятельности — разные системы ценностей и управления, CRM-системы, способы работы с клиентами. Очень важно эту информацию быстро собрать и проанализировать. Каковы официальные и негласные правила, как принято взаимодействовать с сотрудниками и с клиентами, отвечать на звонки, работать с почтой, ставить задачи? Это огромный поток данных, касающихся как оперативной, повседневной работы, так и стратегических вопросов, и эти сведения надо систематизировать.

1. Собирайте информацию. В качестве инструмента сбора данных рекомендую использовать информационную карту. В одном месте (на одном носителе) вы собираете всю доступную информацию о компании, которую впоследствии нужно структурировать и проанализировать. Вначале же создается своего рода «хаос идей» — собираются все вопросы о компании, на которые вы хотите получить ответ, и задачи, которые вы видите перед собой (рисунок 1). Занесите в список все аспекты деятельности компании, которые вы хотели бы прояснить. Делать это можно и нужно в любое время. Едете в метро, пришла в голову идея: «О! Надо узнать, как в компании устроен процесс оповещения клиента о том, что срок действия счета заканчивается» — сразу запишите ее. Так надо фиксировать все мысли, которые приходят в голову, и все сведения, которые вы получаете о новом месте работы. Сюда же вы заносите и задачи, поставленные перед вами руководителем компании.

Конечно, можно заносить все идеи в блокнот, но существует много программных инструментов для сбора информации, например заметки в Microsoft Outlook, Еvernote, карты в ConceptDraw, MindJet, задачи в Trello, Papirus. Выберите самый удобный. Рекомендую использовать мобильную версию, которую можно синхронизировать со стационарным компьютером. Если вы привыкли использовать смартфон или планшет, гораздо удобнее всю информацию собирать на нем.

2. Структурируйте данные. По мере того как сведения накапливаются, группируйте их по различным областям, таким как работа с клиентами, постановка задач, контроль выполнения задач. Вы самостоятельно можете определить, какие аспекты вашей работы ключевые, для каждого завести отдельную папку и перераспределять полученную информацию. На стационарном компьютере туда же можно складывать внутренние регламенты или, например, видеоинструкции по работе с клиентами.

Что это дает? Во-первых, всегда понятно, где и что искать. Если появляется вопрос, можно быстро найти ответ. Во-вторых, голова не перегружена информацией и вы можете не отвлекаясь решать текущие задачи. Вы будете чувствовать себя спокойно и уверенно, зная, что всегда можете свериться с зафиксированными данными.

4. Составьте план действий. План вашей работы на период адаптации должен быть наглядным, понятным, простым. Лучше всего воспринимать его как полноценный проект со своими целями, задачами, приоритетами, сроками. На мой взгляд, линейный план, составленный в Word, абсолютно непонятен. Советую сделать его в ConceptDraw (приложение к программе Microsoft Project Manager). Удобнее, если план будет иметь вид календарного графика, чтобы вы понимали, что надо сделать в первую неделю, во вторую и так далее (рисунок 2). То есть мы распределяем задачи по дням в расписании. В него надо включить все задачи, которые сформулировали в процессе сбора информации: какую документацию и регламенты нужно изучить, какие сведения о компании получить (например, на корпоративном сайте), с какими программными продуктами научиться работать, с какими внутренними документами знакомиться. Возможно, в компании есть видеотренинги, корпоративная библиотека — эти ресурсы будут хорошим подспорьем. В результате у вас сложится четкое понимание того, что от вас ждут и какие ежедневные действия вы должны совершать для скорейшей адаптации на новом месте.

В нашей практике были случаи, когда, используя эту методику структурирования информации и постановки задач, коммерческий директор уже через три месяца полностью адаптировался на новом месте и подконтрольный ему отдел продаж вышел на результаты, которых ждали только через полгода.

Адаптация руководителя: как быстро вникнуть в дела новой компании

Работа с персоналом

Если коммерческий директор пришел со стороны, он может очень быстро ознакомиться с регламентами и правилами внутреннего трудового распорядка в компании. Однако есть еще и множество негласных правил — они нигде не записаны, но все знают, что «так принято». Правила эти могут касаться самых разных областей. Например, «к нашему генеральному директору нужно приходить по вторникам. По понедельникам у него всегда плохое настроение — к нему лучше не соваться». Как же узнать о таких тонкостях? Способ очень простой — общаться с коллегами.

Встреча с ключевыми сотрудниками коммерческой службы. Очень хорошо провести небольшую встречу с руководителями отделов продаж, линейными руководителями других подразделений и сотрудниками, которые давно работают в компании и являются неформальными лидерами. Они обычно быстро проявляют себя — сами приходят знакомиться к новому руководителю. Эти работники очень активны, их мнение значимо для других, на них часто ссылаются.

Заранее уведомите сотрудников, приглашенных на встречу, сколько она продлится и какие вопросы будут обсуждаться. Если, например, совещание было запланировано с 11 до 12, началось без задержки, не затянулось и вы обсудили все, что было намечено, то уровень уважения к вам сразу возрастет. Подчиненные поймут, что вы цените их время.

В ходе встречи нужно представиться и показать, что вы открыты к диалогу: «Добрый день, я новый коммерческий директор, меня зовут… Очень рад присоединиться к вашей команде. Мне хотелось бы лучше узнать вас, понять, как вы привыкли работать».

Далее расскажите, какой вам видится организация работы в компании, и задайте сотрудникам несколько простых вопросов (рисунок 3), ответы на которые вам пригодятся в дальнейшем. Если сотрудники неохотно идут на разговор, опрос можно провести и анонимно, в письменной форме — например, с помощью стикеров. Каждый излагает в письменном виде ожидания относительно нового руководителя и приклеивает стикер на доску.

Анализ полученной информации позволит вам ознакомиться с пожеланиями и намерениями подчиненных, узнать, в чем они сильны, какие успешные проекты реализовали в последнее время. Кроме того, вы поймете, в чем, по мнению сотрудников, уникальность компании и в чем ее слабые стороны. Исходя из ответов, вы поймете, какие ценности культивируются в компании, принято ли анализировать достижения и просчеты и насколько в ней понимают свои слабые стороны. Такой разговор даст вам серьезное преимущество: если вы быстро выявите и устраните недостатки, то зарекомендуете себя как хороший управленец.

Вопрос о возможном улучшении обычно вызывает замешательство. Часто сотрудники и руководители отделов продаж говорят о том, что в компании устроено плохо. Однако о том, что делается для изменения ситуации, молчат. А для вас очень важно понять, какие меры принимают, чтобы улучшить положение дел, и принимают ли вообще.

В ходе встречи в течение часа-полутора вы узнаете, чем следует заняться в первую очередь, что происходит в компании, с кем вы будете работать. Сразу выявятся активные и пассивные члены команды, скептики, оптимисты и пессимисты. В кратчайший срок вы проведете диагностику своего подразделения. И самое главное: люди чувствуют благодарность к тем, кто их выслушал. Ведь всегда существует страх перед новым руководителем. Неизвестно, каким он будет. Когда подчиненные видят, что вы задаете вопросы и вам важно их мнение, они успокаиваются, и, как правило, уровень лояльности повышается.

Боритесь с иллюзиями. В новой компании вы с большой вероятностью столкнетесь с тем, что ваши ожидания не совпадут с реальностью. Например, на вашем прежнем месте работы задачи менеджерам по продажам ставились через программу Microsoft Outlook, была настроена система контроля поручений и выставлялся процент выполнения задач. Опыт заставляет вас думать, что везде работают так же.

Однако в другой компании так не принято. Задачи здесь ставятся в устной форме, и даже если работник говорит «я сделаю» — это не всегда означает, что он выполнит поручение в срок. Иногда реальный срок выполнения задачи может сдвигатся на два-три дня от установленного, и это считается нормой. О таких порядках нигде не расскажут, в регламенте это не написано. Поэтому нужно выяснить, как в новой компании сотрудники взаимодействуют и как контролируется выполнение задач. Сделать это можно только опытным путем, общаясь с подчиненными в ходе формальных и неформальных встреч.

Виктория Бехтерева,
старший партнер, «Правила игры»

Информация об авторе и компании


Виктория Бехтерева окончила юридический факультет Московского гуманитарно-экономического института и Высшую школу психологии. Работает тренером-консультантом более 10 лет. Специализация — динамичные сессии, на которых участники не только договариваются между собой, но и достигают поставленных результатов.

«Правила игры» — консалтинговая компания. Оказывает консультационные услуги, направленные на повышение управляемости и результативности компании. Среди клиентов — «Ведомости», «Мегафон», Сбербанк, «СПЛАТ», администрация Ульяновской области. Официальный сайт —www.rulesplay.ru 


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль