Создаем отдел персонала с «нуля»

3760
Shutterstock
Shutterstock
В любой компании необходим отдел персонала, которому предстоит заниматься поиском новых сотрудников. Он обычно занимается и дальнейшей работой с сотрудниками, включая их адаптацию, обучение, вопросы мотивации, увольнения и сплочения коллектива. Как принимается стажер в отдел персонала, что необходимо для полноценной работы подразделения? Рассказываем

Отдел персонала, который будет функционировать наряду с другими подразделениями, рано или поздно решает создать каждая крупная или средняя компания. Давайте рассмотрим подробнее алгоритм создания отдела по управлению персоналом и выясним, каким должен быть руководитель отдела персонала.

Персонал – штатный состав сотрудников компании, которые выполняют комплекс разных  производственно-хозяйственных задач. Персонал сегодня рассматривается в качестве основного ресурса в работе любых компаний, становясь главным потенциалом общей хозяйственной системы. Грамотное управление персоналом основано на совокупности логически связанных между собой действий, которые предназначены для оптимизации ресурсов организации, рационально достигая поставленные задачи. Процесс управления является комплексным механизмом, включающим отдельные элементы.

Элементами управления являются:

  • объекты управления. В нашем случае коллективы либо отдельные работники организации.
  • его субъекты. Работник аппарата управления либо менеджер, который занимается разработкой и реализацией соответствующих решений.
  • структура. Совокупность подразделений, которые занимаются работой с персоналом, их количественные и качественные взаимосвязи.
  • методы. Способы воздействия на объект управления (в нашем случае на персонал).
  • процедуры управления.Определенные приемы воздействия субъекта на объект управления, либо наоборот. Приемы воздействия являются формально узаконенными. Назначением процедур и методов управления становится реализация управленческих решений. Совокупность процессов в механизме управления персоналом представляет собой систему управления персоналом.

Функции отдела персонала

Для реализации функций отдела управления персоналом используются соответствующие методы:

– административные;

– организационные;

– социально-психологические и экономические.

Организационные методы заключаются в установлении и регулировании определенных связей, отношений должностей персонала и элементов его управления. Данные методы являются пассивными. Они позволяют обеспечить работу и развитие персонала, с упорядочиванием персонала, становясь его базой. Они считаются первичными относительно других методов.

Административные методы — управление и регулирование деятельности персонала, основанные на распоряжениях, приказах, конкретных заданиях для исполнителей. Исполнители при этом получают минимальную самостоятельность при выполнении поставленных задач. Сопровождать данные методы могут санкции в случае неуспешной работы и поощрения при успешных решениях. Данные методы предполагают субъективность. Предполагают поощрение не инициативы, а исполнительность сотрудников. Во многом эффективность методов зависит от руководителей, практически не завися от руководителей.

Экономические методы заключаются в косвенном воздействии в отношении персонала. Сущность такого метода заключается в постановке целей для исполнителей, с введением ограничений и общей линии поведения. Предусмотрены материальные поощрения за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Размер поощрения будет зависеть от достигнутого результата. Не лишены данные методы определенных недочетов. В частности, низкая эффективность для работников интеллектуальных профессий, если для достижения результата необходим длительный период, в случаях стратегической деятельности.

Социально-психологические методы применяются для побуждения сотрудников к эффективной деятельности предполагается использование и социального, психологического морального воздействия. Она позволяют формировать благоприятный морально-психологический микроклимат в коллективе, способствуя благожелательным отношениям и его развитию. Но при этом они важны для проявления личного потенциала талантов и способностей отдельного сотрудников.

Создаем отдел персонала с «нуля»

Все рассмотренные методы могут быть оптимальными в зависимости от конкретной ситуации. Поэтому подходящий выбор делается в зависимости от конкретного случая и условий.

Создаем в компании отдел персонала с нуля

Чтобы добиться максимальной эффективности отдела продаж, изначально для него следует обеспечить высокое положение в служебной иерархии – достигается подчинением главы отдела персонала непосредственно Совету директоров либо Президенту организации.

Первый этап в создании отдела персонала с определением его структуры – определение необходимого количества сотрудников в этом подразделении. Зависит численность департамента от финансового состояния организации, её задач и масштабов деятельности. В малых предприятиях структура службы персонала может ограничиться одним из сотрудников. В своей работе специалист может совмещать данные обязанности и основную работу. Поручаются вопросы делопроизводства в распоряжение секретаря, управлением персоналом должен заниматься директор.

Для средних по масштабу организации не подойдет подобная структура отдела персонала. Но всё же можно использовать малочисленный отдел продаж. На одного сотрудника отдела персонала в российской практике приходятся 50-100 работников. Следовательно, для работы коллектива с 250 сотрудниками отдела персонала может ограничиться тремя работниками. Отдел персонала будет включать:

  1. Руководитель отдела управления персоналом;
  2. Менеджер, в том числе подбирающий новые кадры, организуя необходимые обучающие мероприятия;
  3. Сотрудник, оформляющий кадровые документы.

Самую крупную разветвленную структуру данного подразделения предполагают крупные организации, поскольку работа с кадрами в данных бизнес-структурах ведется по нескольким направлениям.

В структуры по управлению персоналом входят отдел кадров, отдел социального развития и отдел труда и заработной платы. Обязанности сотрудников отдела по персоналу и структур распределяет глава отдела на основании должностных инструкций.
 

Концепции отдела персонала

Одна концепция работы отдела персонала предполагает необходимость интегрированной работы отделов. Наряду с централизованными отделами, который рассчитывает заработную плату, занимается формированием систем персональной информации и контроля, также формируется децентрализованный отдел.

У обоих отделов свои руководители, которые подчиняются главе отдела персонала. Работниками децентрализованного отдела являются референты с психологическим образованием, непосредственно контактирующие с сотрудниками организациями. Референт по персоналу охватывает опросы, беседы с сотрудниками, предоставление консультативной поддержки по разным вопросам. Информация, накопленная при общении с персоналом, обсуждается с сотрудниками других отделов в этом подразделении, чтобы решать возникающие проблемы. Референт представляет собой связующее звено работников и сотрудников централизованных отделов, оказывая комплексную помощь для своевременного реагирования и решения проблем.

Другая проблема предполагает следующее. В штабную структуру управления персоналом входят специалисты отделов по управлению персоналом, которые будут заниматься разработкой принципов работы с персоналом, организация кадровых мероприятий, которая ведется менеджером по персоналу. Следующей структурой являются линейные менеджеры, реализующие конкретные функции работы с персоналом при управленческой работе. В компаниях часто актуален вопрос приоритетов – кому отводится управление персоналом. Будут заниматься этим менеджеры отдела персонала либо линейные менеджеры. Квалифицированный и сильный отдел персонала может управлять всем персоналом, это понятно линейным менеджерам, которые сдерживают профессиональный рост и развитие отдела персонала, стремясь сохранить свое влияние на работников и коллектив организации.

Чтобы добиться большей эффективности, следует определиться с оптимальным соотношением полномочий отдела персонала и сохранения права за линейными менеджерами в принятии важнейших решений в отношении персонала. Следовательно, принимаются решения по использованию существующих ресурсов, персонала и оборудования линейными менеджерами, на которых возлагается полная ответственность. Менеджеры отдела персонала занимаются консультированием линейных менеджеров по проблемам с целью лучшей эффективности решений, более эффективного обучения используемым методикам управления персоналом.

Распространенным решением в последнее время стала новая концепция управления персоналом. Она предполагает сокращение штата референтов в структуре подразделений, что позволяет усилить влияние на персонал со стороны линейных менеджеров. Данная концепция предполагает сокращение потока документов, рост числа проводимых тренингов, семинаров и мероприятий, направленных на улучшение коммуникаций. Следовательно, отдел персонала становится сервисной службой для линейных менеджеров, одним из подразделений организации, решая вопросы управления персоналом.

Руководитель отдела персонала

Главные цели в работе руководителя отдела по управлению персоналом:

  • обеспечить конкурентные преимущества организации, формируя грамотную и эффективную кадровую политику для формирования квалифицированной команды, с мотивацией и развитием персонала для эффективной и рациональной работы;
  • улучшение профессионального уровня сотрудников;
  • подбор, расстановка, адаптация и закрепление сотрудников;
  • формирование и интеграция кадровой политики организации;
  • обеспечить эффективное использование персонала;
  • мотивация сотрудников;
  • обеспечить безопасные и здоровые условия труда;
  • контроль, постановка системы учета движения сотрудников;
  • обеспечить соблюдение принципов трудового законодательства.
  • Что должен знать руководитель отдела персонала:
  • пакет нормативных и руководящих документов о работе предприятий в сфере торговли;
  • стратегия, цели развития и бизнес-план организации;
  • комплекс нормативных и законодательных правовых актов, методических материалов по вопросам социального развития и труда;
  • специализация, профиль и особенности структуры организации;
  • стратегия, цели развития и бизнес-план организации;
  • конъюнктура рынка рабочей силы, образовательных услуг;
  • методика прогнозирования и планирования потребности организации в кадрах;
  • методы и формы обучения, повышения квалификации сотрудников;
  • методы анализа качественного и количественного состава работников;
  • современные теории управления и мотивации персонала;
  • передовой российский и иностранный опыт в вопросах управления персоналом;
  • этика делового общения;
  • основы производственной педагогики;
  • система стандартов по труду, трудовые нормативы;
  • основы организации делопроизводства;
  • трудовое законодательство;
  • порядок оформления трудовых договоров, тарифных соглашений, также регулирование трудовых споров;
  • системы, формы оплаты труда, его стимулирование;
  • экономика, психология и социология труда;
  • технологический процесс;
  • стандарты, унифицированные формы кадровой документации;
  • передовые технологии в кадровой работе;
  • методы оценки работников, результатов их труда;
  • правила внутреннего распорядка;
  • нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, гигиены, техники безопасности и противопожарной безопасности.

Методы подбора кадров  

Дмитрий Богомолов, генеральный директор компании «Соболь-98», Екатеринбург

В 2012-м году  мы занялись расширением своего бизнеса. Необходимо было привлечь в отдел кадров еще одного сотрудника. Интересовались у коллег и знакомых, пробовались на должность многие родственники. Но мы были вынуждены расставаться с ними уже через несколько недель. Тогда мы решили воспользоваться моделью Т1-О-T2-E для построения методов управления персоналом.

Данная модель предполагает сосредоточение всех поведенческих и мыслительных процессов вокруг цели и способов для её достижения. Предполагаются 4 этапа:

  1. Первый тест. Эталон либо образец, на который мы ориентируемся в начале движения к поставленной цели. Устанавливаются критерии того, что планируем достичь.
  2. Операции. Проводятся действия с получением информации, её обработкой для приближения к желаемому состоянию дел.
  3. Второй тест. Необходимо сравнение текущего состояния тела с желаемым (в первом тесте). Будет организована обратная связь.
  4. Выход. Благодаря данному этапу можно понять, стоит продолжать либо завершать процесс достижения цели сотрудником.

Методы подбора персонала: как работает Т1-О-Т2-Е на практике

Первый этап. Тест 1. Формулировка цели отдела кадров. Подразделению необходимо заниматься подбором охранников для объектов, для оперативно-дежурной части с ведением и систематизацией документооборота.

1. Критерии достижения цели. Был выделен ряд таких показателей:

  • укомплектованность объектов оперативно-дежурными работниками и охранниками в полной мере;
  • наличие графиков выходов охранников по объектам в течение месяца, страховых записок, ведение табеля учета рабочего времени;
  • подбор кандидатов для новых объектов;
  • ведение персональных дел на каждого охранника в кадровой программе, с учетом больничных листов, отгулов, отпусков, подмен, прогулов, прочих нарушений трудовой дисциплины;
  • оформление актов, заявлений и приказов согласно действующему законодательству, с ведением книг учета трудовых книжек, трудовых книжек;
  • составление планов развития, публикация объявлений в Интернете, газетах и пр.;
  • составление графиков отпусков, контроль совпадения плановых и фактических отпусков;
  • отслеживание уровня заработной платы в других охранных компаниях;
  • изучение новшеств с учетом изменений законодательства, практическое использование результатов учебы;
  • рекомендации для премирования и лишения премии охранников.

2. Мотивация. При стабильной работе мы можем предлагать высококачественные услуги, а за счет развития других направлений повышать зарплаты сотрудников.

3. Выявленные проблемы. После определения критериев мы проводили диагностику работы отдела кадров. По результатам исследования были выявлены следующие основные проблемы:

  • недостаточная укомплектованность объектов охранников;
  • охранники выходили на дополнительные смены, приходилось «затыкать дыры»;
  • отсутствие учета пропусков.

Задачи. Нам предстояло заняться реализацией цели. Перед собой и сотрудниками мы поставили ряд следующих задач:

  • начало поиска нового руководителя отдела кадров;
  • запуск процесса реализации цели с момента приема руководителя на работу.

Второй этап. Операции. Был привлечен новый сотрудник, которого ознакомили с поставленной целью и критериями оценки работы. Ему предстояло выполнять ряд действий в определенной последовательности.

Первая неделя. Делопроизводство и систематизация работы с занесением сведений о персонале в кадровую систему, внедрением компьютерного учета и подготовкой страховых записок, ведением табелей учета рабочего времени. Также сотрудник занимался согласованием графиков отпусков администрации и охранников, учитывая информацию по прошлому периоду, вел проверку кадровой документации с учетом требований действующего законодательства.

Вторая неделя. Знакомство с охраняемыми объектами, требованиями заказчиков, условиями службы, общение с охранниками. В обязанности сотрудника входило посещение охраняемых объектов каждый день.

Третья неделя. Подбор кадров. В том числе занимался составлением психологического портрета претендента, подготовкой характеристик, проверкой достоверности представленных данных и пр.

Четвертая неделя. Внесение предложений по укомплектованности нашего штата, удержанию сотрудников.

Третий этап. Тест 2. Продолжительность данного этапа тоже составила 4 недели. В течение этого периода проводилась оценка того, удалось ли сотруднику систематизировать учет приказов и прочих документов, успел ли изучить условия работы и объекты, комфортно ли трудиться в коллективе. Далее решалось – продолжать работу согласно плану либо вернуть сотрудника на этап, с которым справиться не удалось. В нашем случае работа была выполнена удовлетворительно.

Четвертый этап. Результат. Спустя 2 месяца нам удалось добиться следующего результата. Инспектору отдела кадров были известны особенности объектов, он понимал требования в отношении охранников, принимал их на работу, занимался систематизацией делопроизводства, с ведением ежедневного учета в программе. Нам удалось полностью укомплектовать рабочие места, с корректными плановыми и внеплановыми заменами охранников. Инспектор отдела кадров сегодня объединяет функции рядового сотрудника и начальника. В сравнении с 2012-м годом объем предоставляемых услуг повысился на 30%. Следовательно, можно говорить о правильном подборе охранников по объектам без дисциплинарных нарушений в работе.

Информация об авторе


Дмитрий Богомолов окончил Уральскую государственную юридическую академию, Уральский государственный технический университет. Помощник депутата Законодательного собрания Свердловской области, член комитета по законодательству и безопасности. Получил сертификаты «НЛП-практик», «НЛП-мастер». Проводит тренинги по безопасности, ораторскому мастерству, ведению переговоров. Победитель бизнес-шоу «Вызов», организованного Екатеринбургским центром развития предпринимательства и компанией «Северная казна». С 1997 года – исполнительный директор компании «Соболь-98». В текущей должности – с 2013 года.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль