Соглашение о коммерческой тайне: как избежать ошибок

2888
Соглашение о коммерческой тайне: как избежать ошибок
Как коммерческий директор, вы должны помнить: доступ к секретным сведениям (коммерческой тайне) и их распространение следует защищать в письменной форме всеми законными средствами. Лишь тогда вы сможете требовать от сотрудников и контрагентов неразглашения секретных данных, а в случае нарушения этого требования — компенсации и привлечения виновных к ответственности (вплоть до уголовной).

Соглашение о коммерческой тайне все чаще используют руководители компании . Составьте точный список секретных данных, которые вы хотите защищать, и укажите срок неразглашения. Всегда ставьте гриф «Коммерческая тайна» на документы, перечисленные в этом списке. Установите для менеджеров по продажам выборочный доступ к секретным сведениям.

Ошибка 1. Не конкретизировали предмет коммерческой тайны

Часто компании, устанавливая режим коммерческой тайны (правовые, организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальности данных, составляющих такую тайну), не конкретизируют, какая информация к ней относится. Вместо этого в соглашении с контрагентом или локальном акте организации просто дублируют определение из п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон №98-ФЗ): «Научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны».

Последствия. В этом случае коммерческой тайны у вас де-факто не будет: если отделаться определением из Закона №98-ФЗ, не уточнив, какие сведения относит к коммерческой тайне именно ваша компания, есть большой риск, что менеджеры по продажам сообщат комулибо секретные сведения, сами того не подозревая. И когда контрагент использует эти данные в своих интересах, ни к нему, ни к своим работникам вы не сможете предъявить претензии. В частности, нельзя будет уволить сотрудника за разглашение коммерческой тайны.

Как правильно. Обязательно составьте точный перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне. Во-первых, он необходим вам, как руководителю, поскольку серьезно облегчит контроль за соблюдением коммерческой тайны сотрудниками вашего отдела.

Во-вторых, составление такого перечня — необходимое условие для введения режима коммерческой тайны. К ней вы вправе отнести, например, такую информацию, как методы обучения персонала, планы маркетинговой деятельности, данные о финансовом положении поставщиков, потребителей, посредников и даже просто сведения об этих лицах(рисунок, п. 1.3 договора).

Помните: если вы сами не решили, какую информацию хотите защищать, суд тем более не станет это делать: он просто откажет вам в защите. Только когда в компании будет введен режим коммерческой тайны, вы сможете требовать, чтобы сотрудники и контрагенты не распространяли секретную информацию, ставшую им известной в ходе работы с вашей организацией. А если такое нарушение случится, вы сможете потребовать компенсации и привлечения виновных к ответственности (по вашему требованию дело о привлечении к уголовной ответственности может быть рассмотрено на закрытом судебном заседании).

Ошибка 2.Отнесли к коммерческой тайне то, что по закону ею не является

Многие коммерсанты не знают, что ряд внутренних сведений в силу закона не может быть коммерческой тайной, и причисляют к ней данные о численности штата, о загрязнении окружающей среды, о совершенных организацией правонарушениях, а также бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Это свойственно бизнесменам и коммерческим директорам, которые склонны перестраховываться во всем. Они просто засекречивают все данные, которые нежелательно знать сторонним лицам, ведь это может плохо сказаться на конкурентных позициях компании либо вызвать пристальный интерес госорганов.

Последствия. Если в ваше соглашение о защите коммерческой тайны попадут, например, данные о системе оплаты и условиях труда работников, вакансиях, задолженности по налоговым выплатам, это будет прямым нарушением законодательства. Дело в том, что согласно ст. 5 Закона № 98-ФЗ эти и ряд иных сведений не могут составлять коммерческую тайну. А значит, вы ни от кого не сможете требовать их неразглашения (например, если вы задерживаете зарплату сотрудникам и конкуренты распространяют информацию об этом, вы не сможете потребовать, чтобы они прекратили это делать). 

На официальном сайте не должно быть фразы «В нашем коллективе работает свыше 50 высококлассных специалистов», если де-факто специалистов едва ли 20, или сообщения, что среди клиентов компании — «Газпром», Сбербанк или X5 Retail Group, с которыми на самом деле отношений нет. Такие сведения — лучший подарок для конкурентов: они получают возможность бросить тень на репутацию компании и переманивать ее клиентов, доказав, что опубликованные на сайте данные — ложные.

Как правильно. Если вы не хотите, чтобы контрагентам стали известны сведения, не отнесенные законом к коммерческой тайне, дайте подчиненным устное распоряжение о неразглашении таких сведений сторонним лицам (контрагентам, потребителям). Но помните: законных способов обеспечить нераспространение подобной информации у вас нет. Любое лицо, которому она стала известна, может использовать ее в своих целях. Поэтому ваша задача — позаботиться, чтобы позиционирование компании не противоречило реальному положению дел.

Обратите внимание еще на один момент. В целом ряде случаев закон обязывает компании представлять информацию, которая ст. 3 Закона №98-ФЗ отнесена к коммерческой тайне, например, налоговым, правоохранительным и антимонопольным органам (при условии, что они не допустят ее дальнейшего распространения). Если вы этого не сделаете, компанию оштрафуют. Суммы штрафов различаются в зависимости от того, кто и что запрашивает. В соответствии с ч. 5 ст. 19.8 КоАП РФ (непредставление сведений, запрошенных антимонопольным органом) штраф может составить до 500 тыс. руб. Однако если вы подозреваете, что чиновник запрашивает информацию необоснованно и с подозрительными целями, откажите в представлении данных. Дело в том, что ст. 6 Закона №98-ФЗ обязывает орган, запрашивающий информацию, которая составляет коммерческую тайну, обосновывать запрос. И если вы откажетесь представить такие данные, законно действующий чиновник может затребовать их через суд, а недобросовестный, скорее всего, не станет это делать.

Ошибка 3. Не установили режим охраны коммерческой тайны в документах

Еще один распространенный сценарий: секретные сведения в документе перечислили, а гриф «Коммерческая тайна» поставить забыли. В результате не обеспечена реальная охрана закрытой информации. Многие коммерческие директора забывают, что такие данные надо прятать не только от контрагентов и недобросовестных чиновников, но и от сотрудников. Из-за этого рядовые менеджеры по продажам часто получают доступ к тем же секретным данным (маркетинговым, финансовым, стратегическим), что и коммерческий директор.

Последствия. Поскольку текучесть кадров в коммерческих службах высока, велика и вероятность, что ваши секреты быстро разойдутся по конкурентам или станут известны широкому кругу лиц (например, в результате действий нечистых на руку маркетологов, которым вы заказали исследование вашего рынка). В этом случае вы никому не сможете предъявить претензии: в ст. 10 Закона № 98-ФЗ четко сказано, что` надо сделать, чтобы режим коммерческой тайны считался установленным. И если вы не выполните хотя бы одно условие, де-факто коммерческой тайны у вас не будет.

Как правильно. Во-первых, установите в положении о коммерческой тайне (далее — положение; утверждается приказом генерального директора) дифференцированный режим доступа к сведениям, ее составляющим. При установлении доступа исходите из должностных инструкций и полномочий сотрудников. Если у вас два заместителя (один ведет клиентов-оптовиков, другой — розничное направление), установите, что каждый из них имеет доступ только к сведениям о соответствующей группе клиентов. А для рядовых менеджеров по продажам установите степень доступа к секретной информации, которая нужна им для реализации их конкретных задач (например, выборочный доступ к аналитическим данным о продажах).

И обязательно запишите в положении, какие сведения, в каких случаях и с чьей санкции могут быть представлены контрагентам, например рекламным агентствам, перевозчикам, закупщикам. Это послужит доказательством, что вы ограничили сотрудникам и контрагентам доступ к коммерческой тайне, установив четкий порядок обращения с ней. Все ваши сотрудники, имеющие отношение к коммерческой тайне, должны расписаться в том, что они ознакомлены с положением, и собственноручно поставить дату ознакомления («С настоящим положением ознакомлен и согласен. Дата. Подпись. Фамилия, инициалы (полностью)»). Иначе работник сможет заявить, что подписал положение позже даты разглашения секретных данных.

Во-вторых, обязательно ведите журнал учета лиц, получивших доступ к секретной информации (как ваших работников, так и сотрудников организаций-контрагентов). В журнале указывайте фамилию и должность лица, конкретные сведения, которые стали ему известны, дату этого факта, степень доступа к коммерческой тайне согласно положению. В положении о коммерческой тайне обязательно запишите, на кого из ваших сотрудников (Ф. И. О., должность) возлагается функция ведения журнала, и следите за ее выполнением.

В-третьих, включайте во все договоры с работниками и контрагентами правила работы с коммерческой тайной. Что касается контрагента, с ним можно заключить отдельное соглашение (рисунок) или добавить соответствующие положения в договор поставки, подряда, оказания услуг.

В-четвертых, обязательно наносите гриф «Коммерческая тайна» (с полным наименованием и местонахождением вашей организации) на все материальные носители, содержащие такую информацию, — компакт-диски, папки с документами. Всегда включайте этот гриф в состав реквизитов документов, содержащих коммерческую тайну.

Ошибка 4. Не установили срок действия соглашения

Бывает и так: контроль и учет ведутся, работники имеют дифференцированный доступ к секретной информации, контрагенты подписали соглашение о защите коммерческой тайны. Однако в положении нет ни слова о том, в течение какого срока охраняются секретные данные и как долго лицо, их узнавшее, не имеет права их разглашать.

Последствия. По истечении срока договора с контрагентом или расторжения трудового договора с работником ваш бывший менеджер по продажам, ИТ-специалист, юрист или маркетолог сможет спокойно использовать все секретные данные, к которым имел доступ в ходе сотрудничества с вами, в интересах ваших конкурентов.

Соглашение о коммерческой тайне: как избежать ошибок

Как правильно. Установите в договорах с сотрудником и соглашениях с контрагентами срок, в течение которого они обязаны воздерживаться от распространения ставшей им известной коммерческой тайны(рисунок, п. 3.4 договора).  

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны образец.

Николай Чудаков,
руководитель, главный редактор, юридическая справочная система «Система Юрист»

Информация об авторе и компании


Николай Чудаков специализируется в области налогового и гражданского права. Окончил факультет права ГУ ВШЭ. Работал в должности главного редактора таких профессиональных изданий, как «Арбитражная практика», «Налоговые споры: теория и практика», «Документы и комментарии». 

ЮСС «Система Юрист» — первая юридическая справочная система практических разъяснений от судей. Официальный сайт — www.1jur.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль