Организация пресс-конференций: ключевые правила проведения
В этой статье вы прочитаете:
- Как провести пресс-конференцию в первый раз
- Принципы проведения пресс-конференции
Организация пресс-конференций – это весьма эффективный маркетинговый инструмент в руках компаний.
Пресс-конференции бывают двух типов: анонсирующие (проводимые в рамках рекламной и PR-кампании) и встроенные в событие (проводимые перед началом события или внутри него). Задача анонсирующей пресс-конференции — получить новостные материалы в СМИ накануне основного промоутируемого события, которому посвящена пресс-конференция. Задача встроенной в событие пресс-конференции — обеспечить присутствие СМИ, которые не смогут осветить все событие целиком, а также дать возможность всем СМИ опубликовать свежую, актуальную новость в самом начале события.
Время проведения
В зависимости от типа и масштаба мероприятия анонсирующего проведением пресс-конференции нужно проводить за 1– 6 недель до события. Чем масштабнее проект и чем больше у него в информационных партнерах печатных СМИ с длительным периодом выхода (квартальные и ежемесячные журналы), тем раньше следует организовывать пресс-конференцию.
Все пресс-конференции лучше проводить днем: утром и вечером собрать журналистов значительно сложнее.
Как приглашать и кто придет
Огромное значение для успеха мероприятия имеет качество персонала, задействованного в подготовке пресс-конференции. Немалую роль играет наличие у ключевого PR-специалиста дружеских отношений с ведущими журналистами рынка. Именно поэтому, если в штате компании нет таких людей, возможно, благоразумнее будет передать исполнение задачи по организации конференции на аутсорсинг специалистам. Это избавит еще от одной проблемы — необходимости подготовки персонализированной базы СМИ для отправки приглашений. У спецов такие базы всегда поддерживаются в актуальном состоянии.
Приглашать журналистов на пресс-конференцию нужно устно и письменно, через социальные медиа, по телефону и электронной почте — в сумме не менее трех-пяти раз (если вы хотите, чтобы они действительно не забыли прийти).
Количество журналистов, подтвердивших участие в пресс-конференции, смело делите на 2 (если событие значимое) и на 3–5 (если оно рядовое). Таким образом вы получите наиболее вероятное число журналистов, которые в конечном счете к вам придут. Все они должны до начала пресс-конференции получить раздаточные материалы.
На мероприятии
Эксперты во время организации пресс-конференции должны сидеть за столами — лучше всего, если их будет два, поставленных рядом. За их спинами должен располагаться брендированный стенд-задник. Логотипы на нем должны быть такого размера, чтобы они попадали в кадр при портретной съемке эксперта полностью или большими, легко узнаваемыми фрагментами. Вы должны позаботиться о присутствии минимум двух фотографов и одного видеооператора. Если среди экспертов есть иностранцы, необходимо иметь двух переводчиков.
Проведение пресс-конференции должно быть динамичным, интересным и продолжаться 30–60 минут в зависимости от значимости мероприятия, количества присутствующих экспертов и времени дня.
Управление пресс-конференцией
Чтобы провести пресс-конференцию удачно, у нее должен быть модератор, который тонко чувствует настроение журналистов и их желание общаться с выступающим или отвечающим на их вопросы экспертом.
Журналистам на вопрос нужно давать не более 30 секунд. Экспертам на ответ — не более 2–3 минут. Если они не укладываются в это время, необходимо дождаться паузы, деликатно остановить, резюмировать вопрос или ответ и дать слово следующему эксперту или журналисту. Оптимальное количество выступающих — 2–3 человека (не считая модератора).
Кофе-брейк
Не все журналисты поймут ответы экспертов, но каждый запомнит, угостили его чем-нибудь или нет. Поэтому, задумав провести конференцию, обязательно дайте журналистам возможность перекусить и выпить чашку чая, кофе или стакан воды, когда они ожидают начала пресс-конференции. Если, конечно, вас интересует тональность, в которой будет освещено событие.
На дорогу
После организации пресс-конференции имеет смысл предложить журналистам аудио- или видеозапись, стенограмму пресс-конференции в виде расшифровки, фотоотчет. Также необходимо напомнить о возможности подготовить более подробную новостную публикацию и задать дополнительные вопросы, на которые эксперты могут ответить по телефону или e-mail после пресс-конференции.
Информация об авторе и компании
Андрей Пуртов — член Гильдии маркетологов России, продюсер конференций HiBrand. Имеет более чем 20-летний опыт в бизнесе, брендинге и формировании корпоративной идентичности. Родился в 1971 году и параллельно с обычной средней школой в Подмосковье окончил две заочные школы — по физике и математике при МГУ и МФТИ. В 1998 году окончил конструкторский факультет МГТУ имени Баумана, после чего работал в сфере продаж электроники и бытовой техники, а также был начальником отдела сбыта в концерне «Видеосервис». Автор множества статей по брендингу, соавтор более 50 товарных знаков.
ArtGraphics.ru — брендинговая компания, основанная в 2000 году. Одной из первых вошла в созданную в 2009 году Ассоциацию брендинговых компаний России. Ключевой компетенцией студии являются комплексные проекты по брендингу и ребрендингу.
Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!
