Управление запасами на предприятии: 7 шагов к снижению расходов

2086
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
Управление запасами на предприятии во многих компаниях усложняется очень короткими сроками годности продукции. Так, в молочной продукции это всего три дня. Решить задачу исключительно стандартными методами (прогнозированием, оптимизацией периодичности поставок и определением точки и величины заказа) невозможно. Понадобится целый ряд мер во всех сферах товародвижения, чтобы добиться нужных показателей. Поговорим о них подробнее.

В этой статье вы прочитаете:

  • Как минимизировать списание продукции
  • Как управлять складскими запасами
  • Как управлять запасами скоропортящихся товаров

В политику управления запасами на предприятии мы заложили следующий принцип: вся продаваемая продукция должна быть в торговых точках. Но так как розничный спрос день ото дня имеет высокую вариативность, это правило приводило к серьезным списаниям по сроку годности — до 30 % от оборота компании и еще 2 % — от дегустации и возвратов продукции. Наша наценка просто не покрывала эти потери: ведь мы торгуем натуральной продукцией, закупочные цены на которую достаточно высокие.

Кардинально решить эту проблему помогло изменение системы управления запасами на предприятии — списания по сроку годности теперь не превышают 1 % оборота компании, а от дегустации и возвратов продукции сократились в два раза. Кроме того, серьезных ошибок и убытков позволило избежать внедрение внутренних документов по эффективному управлению запасами.

Шаг 1. Прогнозируем спрос

Пытаясь усовершенствовать систему управления запасами и сделать ее эффективной, первым делом мы изменили систему прогнозирования спроса, разработав несложную модель в Excel-файле. Ее смысл заключается в сравнении количества продаж текущего дня (например, вторника) с предыдущим (понедельником) и переносе получившегося значения на следующую неделю. Например, в понедельник было продано 560 л молока, а во вторник — 380 л. Отношение продаж вторника к продажам понедельника составляет 0,68. Значит, если на следующей неделе в понедельник будет продано 620 л молока, то можно предположить, что во вторник продажи составят 421,6 л (620 л × 0,68). Это самый примитивный смысл расчетов; прогноз можно осуществлять на длительные периоды — месяцы, годы.

Управление запасами на предприятии: 7 шагов к снижению расходов

Данные еженедельно анализируются в полуавтоматическом режиме. Программа использует алгоритм прогнозирования, подставляя в исходные данные скорректированные цифры из предыдущего предложения, и после расчета получается автоматическое значение прогноза. Оно, в свою очередь, может корректироваться вручную. Затем на основании полученных данных товар распределяется в точки. Это важный момент в системе управления запасами на предприятии.

Шаг 2. Рассчитываем допустимый дефицит

Если в магазин привезти чуть меньшее количество товара, чем ожидается, то процент списания снизится. Мы определили заведомо допустимый дефицит продукции в 5 %, который позволяет убрать 25 % списаний по сроку годности. Этот показатель был получен эмпирическим путем, и мы еще работаем над вычислением оптимального соотношения «дефицит — снижение списаний».

Чтобы прогноз получился ровным, пришлось начать учитывать дефицит в прогнозной модели. Для этого все расчеты прогноза потребления стали строиться на основании не фактических продаж, а возможного спроса, как если бы вся продукция постоянно была в наличии. Для получения этих значений мы прибавляем к удовлетворенному спросу, то есть фактическим продажам, спрос неудовлетворенный — тот самый дефицит, который образовался из-за отсутствия товаров на остатках.

Управление запасами на предприятии: 7 шагов к снижению расходов

Такая модель эффективного управления запасами позволяет получить неплохой прогноз, потому что учитывает последние тенденции потребления — периоды традиционного спада спроса (православные посты и государственные праздники) и, наоборот, роста потребления на всю продукцию или какие-то ее виды (масленичная неделя или осеннее возвращение жителей Московского региона из отпусков), а также сезонность и зависимость от дня недели (например, летом в выходные люди уезжают на дачи, и наши продажи в городе стабильно падают).

Шаг 3. Оптимизируем работу с поставщиками

Сложности в работе со смежниками обычно связаны с неточностью в поставках: в молочной промышленности их фактический объем может гулять от нормы ±3 % (вызывая или дефицит, или профицит продукции). Это зависит от объема производственной партии. Пример: есть единица производства, например чан на 200 л для изготовления сметаны. Общий объем продукта, который получится из этого чана, может быть 200 л, или 400 л (два раза по 200 л), или 600 л и т. д. И если совокупный заказ клиентов будет равен 390 л, то всем немного прибавят — и получится профицит против ожидаемого объема. Ситуация с дефицитом обратна. Поэтому никогда не знаешь, сколько точно продукции привезут — меньше или больше.

У нас основная проблема заключалась в недопоставках. Это осложняло всю работу: невозможно было подготовить документы для дальнейшего распределения товара по торговым точкам. Поэтому мы сформулировали принципиальные условия. Во-первых, потребовали частой периодичности поставок (желательно каждый день). Это объясняется увеличением оборачиваемости продукции — ведь проще полностью распродавать каждую поставленную партию до момента истечения ее срока годности. Во-вторых, добились возможности как можно позже делать заказ (желательно за один-два дня до поставки). Это позволило довольно оперативно реагировать на последние тенденции потребления.

В итоге нам удалось сократить процент недопоставок, и теперь в основном мы получаем ровно тот объем продукции, который заказывали.

Шаг 4. Переходим на ночную логистику

Поскольку срок годности большинства наших продуктов — три дня, мы не можем себе позволить тратить на доставку, скажем, два дня. Если машина развозит товар днем по пробкам, то в последнюю точку доставляет его только вечером, к закрытию магазина, когда он там уже не нужен. Вариант торговать «вторым днем» нам не подходит: продукт уже не будет свежим. Это может увеличить списание по сроку годности.

Поэтому вся наша логистика — ночная, чтобы к открытию всех точек товар уже лежал в магазине. Машины от поставщиков с только что произведенной продукцией в 2–3 часа ночи прибывают к нам на склад, где осуществляется кросс-докинг2.

В процессе кросс-докинга создаются сборные палеты (это документы, содержащие список продуктов, которые надо поставить в каждый магазин). Сборные палеты формируются следующим образом: например, приезжают машина молока и машина кефира. Вместо того чтобы их посылать по всем нашим точкам по кругу, мы формируем, исходя из потребностей точек, палеты, состоящие и из молока, и из кефира. После чего одна машина развозит продукцию по одной половине точек, другая — по другой. Это экономит время, силы и деньги на развоз. Таким образом, в большинстве магазинов уже с самого открытия можно купить свежайшую продукцию, которую мы несколько часов назад получили от поставщика.

Управление запасами на предприятии: 7 шагов к снижению расходов

В логистике бывают и менее тривиальные ситуации. Например, в результате доставки большего или меньшего объема товара, чем мы заказывали, на складе возникает непонимание, как его распределять по точкам. Напомню, что эти работы происходят в ночное время, и, чтобы складские работники не беспокоили звонками руководство, мы внедрили лист приоритета — очередность точек по каждому товару: от тех, где он нужен больше всего, к таким, где потребность в данном продукте не очень велика. Теперь при дефиците продукции мы не завозим ее в точки в самом конце списка, при профиците — равномерно добавляем в магазины из верхней части листа.

2Перераспределение товара с грузовиков, доставивших продукцию от поставщиков, на автомобили, развозящие его по торговым точкам.

Шаг 5. Контролируем персонал

Мы с удовольствием даем продегустировать всем желающим любой наш продукт перед покупкой. Кроме этого, корректно принимаем товар обратно от потребителя, даже если ему просто не понравился вкус продукта. До недавнего времени суммарный показатель списаний от дегустации и возвратов превышал 2 % оборота компании. Поскольку это никак не контролировалось (например, чек не является обязательным условием возврата), нас начал смущать этот показатель: он действительно высок. Ведь у компании уже сформировался круг лояльных потребителей, у которых нет необходимости дегустировать продукт — они и так знают его вкус. И процент возвратов минимален: может быть, один случай на всю партию.

Тогда появились сомнения относительно честности персонала. Поэтому мы внедрили правило об обязательном возврате на склад пустой упаковки из-под продукции, которую продегустировали. И разработали специальный бланк возврата продукции (таблица 1). Объем списаний по этим статьям тут же сократился более чем в два раза. Теперь значения не превышают в сумме 1 %. Продавцы лишились возможности использовать данный бизнес-процесс в личных интересах: ведь если ты должен вернуть на склад пустую упаковку по числу списанных единиц продукции, то ее уже нельзя продать. А благодаря бланкам возврата мы можем более тщательно контролировать каждый такой случай и вести статистику, чтобы понимать, случайный это был возврат или поставщик действительно привез некачественный товар.

Шаг 6. Автоматизируем рутинные процессы

Все эти глобальные изменения и расчеты потребовали бы у нас значительного увеличения численности персонала и как следствие — роста затрат. Однако этих последствий удалось избежать за счет грамотной автоматизации большинства рутинных процессов в корпоративной информационной системе «1С». Данные о продажах за день и вечерних остатках на торговых точках со всех касс поступают на сервер компании, где они обрабатываются совместно с данными об ожидаемых ночных поступлениях на склад.

Эта информация отражается в накладных на распределение для работников склада (таблица 2) и на перемещение для сотрудников транспортной службы (таблица 3). В торговых точках продукцию принимают по качеству и количеству продавцы-консультанты, все данные они передают в бухгалтерию. Там сводят все приходы и расходы, выясняют причины несоответствий, которые немедленно устраняют, чтобы получить чистые данные. Например, склад отчитался, что отправил на точку коробку кефира, а точка не отчиталась, что получила товар; происходит частичная инвентаризация по кефиру на этой торговой точке и на складе.

Управление запасами на предприятии: 7 шагов к снижению расходов

Кроме этого, в программе были реализованы защитные механизмы, не позволяющие совершить заведомо неверное действие. Например, оператор вводит данные об остатках молока, которое поставляется и продается только литровыми пакетами, и при этом пытается забить в окошко дробное число. Программа тут же предупредит оператора о некорректности его действий. Далее, уже при заказе, его объем сравнивается с прошлым потреблением, и в случае значительного превышения программа автоматически вставляет соответствующий комментарий в документ.

В сам процесс продажи тоже пришлось внести коррективы. Нередко возникали ситуации, когда уже заказанный товар приходит на точки, где не успели распродать вчерашнюю партию. Чтобы этого избежать, мы включили в накладную на перемещение примечания по позициям, поставка которых превысила ожидаемый среднедневной спрос. Соответственно, у продавцов-консультантов сразу фокусируется внимание на этих проблемных позициях, и они их активно начинают предлагать покупателям. Это позволяет значительно снизить списания по сроку годности: сейчас они составляют 1 % оборота.

На складе же реализован целый ряд мер, исключающих путаницу с бумагами. Например, при нажатии кнопки «Печать» программа сравнивает дату, указанную в документе, с текущей и в случае их различия сигнализирует об этом. Раньше также нередко путали названия точек, в результате магазины получали совсем не ту продукцию, которую заказывали. Теперь мы печатаем названия пунктов назначения очень крупным шрифтом. И на всякий случай расшифровываем дату, указывая дополнительно день недели.

Шаг 7. Избавляемся от непрофильных активов

Благодаря оптимизации системы управления запасами на предприятии, мы существенно снизили списание продукции — менее 2 % оборота по всем статьям (при крайне коротких сроках годности и 5-процентном дефиците товара), закрыли 50% точек, продающих в день менее одной коробки каждого вида продукции и вывели из ассортимента товары, которые плохо продаются.

Это сразу же принесло плоды: у компании появились дополнительные средства и силы для открытия новых точек и введения новых позиций: за год бизнес вырос вчетверо — с 30 до 120 торговых точек.

Валерий Разгуляев,
управляющий по расчету заказов, «ВкусВилл»

Информация об авторе и компании


Валерий Разгуляев окончил Московский государственный институт электроники и математики (факультет прикладной математики) и Институт экономики и финансов (факультет менеджмента). В разные годы занимал должности аналитика, маркетолога, логиста, руководителя подразделений. Проводит бизнес-тренинги. В компании с 2011 года.

«ВкусВилл» — сеть магазинов фермерской продукции. На рынке с 2009 года. Сегодня в сети насчитывается более ста торговых точек в Москве и Московской области. Официальный сайт — www.vkusvill.ru


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль