Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить отношения между отделами

1489
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
Противостояние и конфликты, которые часто случаются в отношениях между отделами продаж и бухгалтерией, могут быть как абсолютным злом, так и двигателем прогресса. Зависит от того, с какой стороны вы на это смотрите и какие действия собираетесь предпринимать: используете неизбежные конфликтные ситуации между разными службами на благо развития компании, как толчок и катализатор изменений, или позволите им стать помехой во всех деловых процессах компании.

В этой статье вы прочитаете:

  • Как наладить взаимоотношения отдела продаж и бухгалтерии
  • Как решить рабочие вопросы без конфликтов

Взаимоотношения между бухгалтерией и отделом продаж более всего напоминают традиционное противостояние мужского и женского начал, гендерные весы. Мужское начало — продажи хотят развиваться и эволюционировать, а женское начало — бухгалтерия стремится сохранить позитивную стабильность. Пока коммерческий директор с сотрудниками, наточив копье, гоняются за мамонтом, бухгалтер покачивает колыбельку у мирного очага… Однако на самом деле ни одна из этих функций не важнее, чем другая, обе жизненно необходимы. Главное, чтобы отношения между отделами были крепко связаны общей целью.

«Не кусай руку кормящую»

Для организации, чем бы она ни занималась, может быть полезен подход, практикуемый в отелях: поделить все корпоративные подразделения на центры дохода и центры расхода.

Центры расхода — это все службы, которые задействованы в процессе создания товара и которые совершенно необходимы, но сами прибыль не создают. А генерируется она в центрах дохода (в частности, в отделах и департаментах зоны ответственности коммерческого директора), которые «шаманскими танцами» пополняют корпоративный расчетный счет. Именно из этих денег выплачивается зарплата всем сотрудникам компании, в том числе и занятым в центре расхода.

Бухгалтерии было бы полезно помнить, что она является центром расхода, обслуживающим персоналом, а не государем, милостиво принимать соизволившим. Что ее работа идет не разрешительно-уведомительным порядком, а содействующим и консультативным. Что в ее лексиконе помимо слова «Нельзя!» должен появиться оборот «Давайте лучше сделаем так…». Бухгалтерия — помощник отдела продаж, поскольку в случае его неуспеха компания двинется к разорению и само по себе существование бухгалтерии потеряет всякий экономический смысл.

Бухгалтеры как участники программы лояльности клиентов

Справедливым будет усмотреть в работе бухгалтеров и другую роль, за удачное исполнение которой коммерческий департамент должен их только благодарить. Ведь как за каждым успешным мужчиной стоит умная женщина, так и бэк-офис успешной в продажах компании — это мудрые, опытные бухгалтеры.

Как человек, всю жизнь проработавший в компаниях, оказывавших b2b-услуги, скажу: да, отдел продаж потрудился, склоняя клиента к первой покупке, но если клиент стал постоянным — это во многом заслуга уже именно бухгалтерии. Так произойдет в том случае, если счета выставляются правильно и своевременно, формулировки в юридических документах согласуются быстро, закрывающие акты оформляются корректно, а все рабочие вопросы между бухгалтериями решаются оперативно, в атмосфере приятной и даже почти домашней.

Мы же понимаем: золотой век, когда, покупая, например, канцтовары, клиент приобретал только ручки и блокноты, давно закончился (если вообще был). Теперь клиент требует от поставщика, чтобы он был чем-то большим — партнером! Чтобы, проведя анализ покупок клиента, поставщик сам сделал наилучшее предложение, вручил полезный подарок, пригласил на интересный семинар и подписал на смешную рассылку.

Чтобы в офисе у партнера приятно пахло, чтобы на письма он отвечал незамедлительно, и чтобы курьер, который привозит документы, не был похож на отчаянного маргинала. В свете перечисленных пожеланий клиентов неправильная работа бухгалтерии может стать причиной расторжения многих выгодных контрактов. Необходимо это учитывать и не задевать профессиональную гордость бухгалтеров. От них тоже зависит, насколько клиент будет к вам привязан.

В конструктивной атмосфере

Конструктивное решение конфликтов между коммерсантами и бухгалтерами возможно в рамках корпоративной культуры, предполагающей уважительные и добрососедские отношения между департаментами. Какие конкретно действия можно предпринять?

Работа с кадрами

Нужно нанимать на работу симпатичных и хорошо воспитанных людей, которые считают «Спасибо!» не просто навязанной частью бизнес-процессов, а естественным моментом общения с любыми людьми.

Политику корпоративной клиентоориентированности, которую сейчас начинают активно развивать в российских компаниях, необходимо направить не только на внешних пользователей системы, но и на внутренних: объяснить сотрудникам, что не нужно уподобляться хозяйке, которая убирает квартиру только перед приходом гостей.

Клиентоориентированность нужна в первую очередь вам самим, это и есть бульон, питательная среда, в которой сотрудникам компании комфортно добиваться результатов. Бухгалтеру должно быть небезразлично, насколько успешна деятельность менеджера по продажам, последний же должен быть заинтересован в успешном ходе бухгалтерских процессов.

Выявить причины плохих отношений между отделами

Большинство конфликтов может быть предотвращено посредством профилактической работы: необходимо простыми и понятными словами описать взаимодействие департаментов. Пусть бухгалтерия сформулирует, в каких точках она пересекается с отделом продаж, и то же самое сделают менеджеры по продажам. Это поможет понять, какие проблемы возникают в точках пересечения и каковы причины их возникновения, а также получить ответы на вопросы: создают ли проблемы конкретные люди, или их появление провоцируют неудобные IT-системы, непонятная логика процессов? не хватает знаний, обучения? не хватает мотивации? как должны выглядеть взаимоотношения, которые вы хотите построить, и что мешает им быть таковыми сейчас?Настоятельно рекомендую в этом пункте много говорить и много писать. Записывание мыслей о том, как правильно управлять, подобно выпариванию: все лишнее выкипает, все нужно кристаллизуется.

Взаимодействие

В налаживании эффективного взаимодействия отделов можно использовать, например, следующую схему. Ежеквартально бухгалтерия представляет аналитический отчет, из которого видно, сколько на самом деле мы заработали, — и мы корректируем стратегию продаж. Потом аналитику по дебиторской задолженности — и мы корректируем стратегию продаж. Потом докладную записку о том, насколько корректен внутренний документооборот отдела продаж, — и мы проводим дополнительное обучение менеджеров, чтобы работа с документами шла как по маслу.

Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить отношения между отделами

Если компания многочисленная, с большим документооборотом, целесообразно нанять сотрудника специально для исполнения этой работы. Лучше всего — с качественным всесторонним опытом деятельности в сфере бизнеса именно вашей компании.

Но уж если нагрузка на бухгалтерию в связи с этим вырастает и требования к бухгалтерам повышаются, возможно, стоит рассмотреть вопрос о системе премий для них, ведь менеджеры за перевыполнение планов получают бонус…

Таблица. Типичные случаи конфликтов между бухгалтерией и отделом продаж

Бухгалтерия

Отдел продаж

Отдел продаж должен представлять определенные документы, заполненные строго определенным образом, в определенные сроки.

Это бюрократия!

Требуются точные цифры, расчеты копейка в копейку.

Неужели нельзя простить клиенту 20 руб. недоплаты или не возвращать 20 руб. переплаты?

Пусть менеджеры самостоятельно общаются с клиентами по любым вопросам и не привлекают бухгалтера.

Почему я не могу переключить клиента на бухгалтерию?

Необходимы оригиналы документов.

Почему договоры, письма, счета-фактуры и т. п. нельзя передавать по факсу?

Без доверенности товар не отпускается!

Почему нельзя отпустить товар без доверенности уже известному сотруднику контрагента?

Ошибки в документах и расчетах менеджер должен исправлять сам.

Почему бухгалтерия сама не может исправить ошибки в документах?

Продажа совершена, когда все документы собраны и подшиты в папку.

Главное — получить от покупателя деньги и отгрузить ему товар.

Источник: «КД» по данным автора

Марина Корсакова,
руководитель департамента мероприятий в России, «Пять звезд»

Информация об авторе и компании


Марина Корсакова — руководитель департамента мероприятий в России. Более десяти лет работает в управлении услугами: занималась маркетингом и продажами услуг, обучением сервисного персонала, операционным и финансовым управлением.

«Пять звезд» — профессиональный организатор деловых мероприятий, работающий на рынке b2b более 15 лет. Портфолио «Пяти звезд» состоит из проектов, реализованных для крупных российских и международных компаний-клиентов, — конференций, выставок, форумов, запусков новой продукции, мотивационных программ. Официальный сайт —www.5zvezd.ru


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль