Как внедрить систему слежения в компании

955
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
В этой статье мы подробно рассмотрим тему внедрения систем слежения в компании. О том, как и зачем следить за сотрудниками, на чьей стороне закон, а также мнения и важные комментарии практиков – читайте далее.

В этой статье вы прочитаете:

  • Почему многие руководители используют системы слежения за сотрудниками?
  • Как выбирать оптимальные системы автоматического слежения?
  • Как грамотно организовать систему слежения за сотрудниками онлайн?
  • В чем преимущества мобильных систем слежения?
  • Как сотрудники обманывают системы автоматического слежения?

Зачем нужен контроль за сотрудниками

Если работник основную часть дня проводит на развлекательных сайтах и смотрит сериалы, не справляясь при этом с установленным планом, возникает вопрос о целесообразности держать его в штате.  Кроме того системы слежения за сотрудниками решают другую важную функцию – минимизация вероятности утечки коммерческой информации. Важна и третья функция системы слежения за сотрудниками  – выявление корректности и эффективности общения каждого менеджера с деловыми партнерами или клиентами.

Рассказывает практик

При внедрении системы слежения учитывайте риски

Валерия Дворцевая, генеральный директор, «Визави Консалт»

Часто руководители не доверяют своим подчиненным, поэтому решают использовать системы слежения за сотрудниками. Но при этом важно помнить – порой излишний контроль приводит к абсолютно обратной ситуации – работники пытаются предпринять противоправные шаги, но незаметно для системы фиксации.

Другой риск – рынок труда невелик, сведения о подобном контроле будут распространяться быстро. Нередко самые перспективные соискатели отказываются от работы в такой компании либо их приходится привлекать за счет большей зарплаты. Возрастает и текучесть кадров.  Поэтому я выступаю против подобных инструментов мониторинга.

Чтобы не требовалась такая слежка за сотрудником, руководителю и подчиненным следует организовать взаимоотношения, строящиеся на взаимоуважении и доверии. Добиться этого можно за счет изначального подбора сотрудников с подходящими личностными характеристиками, с должной мотивацией, совпадающей с ценностями самой компанией. Руководителю же при этом следует поддерживать контакт с сотрудниками, улавливать настроения коллектива, содействовать в решении любых рабочих вопросов.

Законна ли слежка за работниками

Законодательно не предусмотрено разделение в отдельные группы отношений между работодателем и сотрудником с применением компьютерной техники или без. Невозможно каждый раз составлять новую поправку при появлении новой компьютерной программы. Да и не нужен такой подход.

Модификация орудий производства не приводит к изменениям правоотношений, их сути, результата и субъектов. Вне зависимости от используемых программ перед нами трудовые отношения, в которых на сотрудника возлагается обязанность выполнения работы в свое рабочее время, а от работодателя требуется её оплата.

Работа с программами контроля не противоречит законодательным нормам. Дополнительно гарантировать взаимопонимание между сторонами можно заключением договора с указанием в нем необходимости использовать такие программы. В этом случае у работодателя не будет умысла нарушать права работников.

Действует внутренний трудовой распорядок, с которым ознакомлен работник. Он уведомлен, что такие программы будут использоваться. Следовательно, нарушений конституционных прав нет (статьи 23, 24 Конституции РФ).

С учетом отсутствия умысла у работодателя у сотрудников не будет возможности привлекать его к ответственности согласно статье 13.11 КоАп РФ «Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)», статье 137 УК РФ «Нарушение неприкосновенности частной жизни» и статье 138 УК РФ «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений». 

Способы слежения за сотрудниками

Контроль сотрудников возможен 2 видами:

1. Контроль над коммуникациями работника:

– Прослушивание телефона. Распространенная практика. Руководители уверены, что сотрудник могут выдать секреты компании, общаясь по мобильному телефону;

– Контроль электронной информации – для слежки за каждым нажатием кнопки клавиатуры с отслеживанием действий с файлами;

– Система слежения через мобильные телефоны.

2. Системы протоколирования:

– Системы видеонаблюдения – не только для охраны зданий, но также понимания, кто в них находится. При этом можно заметить, какие вещи сотрудник забрал с собой из офиса;

– Электронные системы регистрации рабочего времени.

К максимальному дискомфорту и негодованию сотрудников приводит первый вариант, поскольку такой контроль сотрудников может провоцировать излишнее психологическое давление.

Не нарушает ли права сотрудников прослушка на телефон

Несмотря на негативное отношение к любому контролю частной жизни, такие средства порой оказываются необходимыми. В частности, средства прослушки применяются крупными предприятиями. Руководство с помощью таких инструментов стремится укреплять рабочую дисциплину персонала, снижая издержки для оплаты корпоративной телефонной связи, и для того, чтобы убедиться, что распространение коммерческой тайны и утечка конфиденциальных данных не происходит.

Для прослушки телефона используется установка специального программного обеспечения на мобильные телефоны – для записи разговоров и SMS. Функционал некоторых подобных программ поддерживает и прослушивание происходящего в помещении благодаря микрофону телефона.

Большинство сотрудников рабочий телефон используют для личных целей, общаясь за корпоративные средства с друзьями и знакомыми. Это приводит к расходу средств компании с сокращением общей производительности труда, ведь в таком случае сотрудники уменьшают и свою эффективность, и окружающих. Благодаря прослушке мобильных телефонов эффективно выявляются подобные нарушения, предотвращая утечку конфиденциальных сведений.

С помощью специальных программ можно не только организовать прослушку, но также определять координаты нахождения телефона – поняв, действительно ли сотрудник отправился на установленное место.

Как внедрить систему слежения в компании

Юристы пока не определились с общим мнением о законности прослушки мобильных телефонов сотрудников. Решение об увольнении на основании записи разговоров во многих случаях может быть незаконным. Но всё же прослушка может вестись и открыто, сразу сообщая об этом сотруднику при устройстве.  Благодаря этому удается исключить соблазн сотрудника использовать рабочий телефон для личных целей, повышается и качество клиентского сервиса, поскольку сотрудники будут следить за культурой своих разговоров.

Какие есть шпионские программы для слежения

  1. Шпионский модуль – программа внедряется на компьютер без ведома сотрудника. Предназначена для сбора определенной информации на компьютере, которая будет пересылаться по установленному адресу.

  2. Клавиатурный шпион.  Такие программы позволяют постоянно контролировать все нажатия клавиш, отправляя собранную информацию руководителю. Всегда можно узнать, что сотрудник делает на рабочем месте.

  3. Сканер жесткого диска. Такие шпионские программы предназначены для изучения содержимого жесткого диска на компьютере, отправляя данные по указанному адресу. Можно узнавать, не были ли на компьютере установлены лишние и ненужные приложения – к примеру, различные игры и пр.

  4. Почтовый шпион. С помощью данных программ, помимо прочих функций, можно на указанный адрес отправлять содержимое адресной книги – для контроля круга общения. К примеру, программа позволяет выявлять наличие в адресной книге контактов конкурентов или давних должников.

  5. Интернет-монитор. Такие программы обеспечивают сбор данных о работе в Интернете. В том числе приводятся сведения про посещаемые страницы, осуществленные заказы и пр. Так можно контролировать, чем сотрудник занимался в Интернете.

  6. Экранный шпион. Данные программы через установленные промежутки времени делают снимки экрана и отправляют данные по заранее указанному адресу. Такая программа незаметна пользователю и не мешает ему работать.

4 совета для руководителя об использовании видеонаблюдения

Устанавливать видеонаблюдение за работниками в цехах либо офисах можно, но необходима законная цель. К примеру, стремитесь обеспечить безопасность работников, гарантировать сохранность имущества организации и пр.

В случае нарушения видеосъемкой конституционного права граждан на защиту частной жизни, компания может столкнуться со штрафом 5-10 тысяч рублей, а гендиректору грозит уголовная ответственность, до 2 лет тюремного заключения с лишением права находиться на определенных должностях в течение 3 лет. Чтобы избежать подобной ситуации, нужно соблюдать некоторый алгоритм действий:

1. Подготовка необходимых документов. Требуются локальные документы компании и издание новых для оправдания использования системы видеонаблюдения. Для кадровиков и юристов рекомендуем подготовку:

–  Положения о видеонаблюдении. С указанием в нем всех помещений, в которых предполагается установка камер. Допускается слежка за сотрудниками лишь на рабочем месте, недопустимо размещение камер в туалетах, комнатах отдыха и столовых. Необходимо прописать Положением, какие сотрудники будут иметь право доступа к видео.

– Приказа о допуске конкретных лиц к работе с видеозаписями, их ликвидации и хранению. От назначенных должностных лиц требуется следование режиму конфиденциальности.

– Новой редакции Правил внутреннего трудового распорядка. Необходимо указание в документе даты, с которой начинается видеонаблюдение, также ответственного за установку и функционирование, порядка и сроков ознакомления сотрудников с изменениями.

– Новой редакции Положения о защите персональных данных. Необходимо дополнительно указывать, у кого есть доступ к конфиденциальным сведениям с камер.

– Изменений в трудовые договоры сотрудников. Следует добавить пункт о постоянном видеонаблюдении рабочего места сотрудника.

2. Получите согласие работников на использование системы видеонаблюдения. При установке камер слежения изменяются условия труда и Правила внутреннего трудового распорядка. Следовательно, необходимо уведомление об этом сотрудников под роспись – не позднее, чем за 2 месяца.

3. Разместите информационные таблички. Следует разместить соответствующие предупредительные записки для посетителей в комнатах, где ведется видеонаблюдение. В противном случае съемка будет признана незаконной.

4. Подайте уведомление в Роскомнадзор. 

Если видеонаблюдение будет поручено охранному предприятию, от вас потребуется лишь размещение табличек «Ведется видеонаблюдение», которые будут заметны работникам и посетителям. Всё остальное будет выполняться партнером.

Устанавливайте камеры на глазах у сотрудников

Максим Синичкин, соучредитель, «КС Технолоджис»

Многие клиенты обращаются за установкой в офисе скрытого видеонаблюдения.

К примеру, произвести монтаж камер в потолок, скрыть в системе сигнализации либо бытовых приборах. Но скрытый мониторинг целесообразным не считаю – гласное наблюдение на практике гораздо эффективнее.

Как внедрить систему слежения в своей компании

Этап 1. Сообщите сотрудникам о предстоящем слежении за ними.

Не скрывайте от персонала факт наличия самой системы контроля сотрудников. Нужно сделать так, чтобы о данной системе было известно каждому сотруднику коммерческой службы. За счет этого получите правовые основания для контроля, делая результаты наблюдения легитимными для большинства случаев. Скрытая система слежки за сотрудниками в российской практике может применяться лишь государственными правоохранительными органами – хотя и им нужно получать разрешение. На это нет права даже у частного детектива.

Второй важный фактор – благодаря этому удастся существенно снизить расходы на обеспечение безопасности.

Этап 2. Обоснуйте необходимость слежки и получите письменное согласие

Плохо, когда мониторинг сотрудников воспринимается ими в качестве недоверия к себе. Поэтому важно правильное позиционирование подобных идей. В частности, для сотрудников можно объяснить – предназначен контроль не для наказания, а для справедливых вердиктов при разрешении различных сложных и спорных ситуаций.

Лучше не использовать сам термин «следить» - учитывая негативный оттенок этого слова. Больше подходит «учет рабочего времени персонала» или «система предотвращения неправомерных действий». При этом не нужно напрямую заявлять, что будет просматриваться электронная почта – объясните сотрудникам, что руководство может контролировать сообщения для защиты от утечки конфиденциальных данных.

Чтобы полностью предотвратить проблемы с законом, работников нужно предупреждать о системе слежения и устно, и письменно – получив личную подпись от согласии. Необходимо прописать в правилах внутреннего распорядка факт наличия конкретной системы слежения, обосновав производственную необходимость такого шага.

При этом нужно помнить о другом нюансе. Если в случае с видеонаблюдением либо контролем записей разговоров по офисным линиям предупреждение о них, делает такой контроль сотрудников обычно легитимным, то дела с перепиской обстоят по-другому. Ведь системы слежения в этом направлении с юридической позиции незаконны. Также будет неправомерной проверка переписки в разных личных аккаунтах – включая Skype, ICQ и проч. Поэтому порой будет рационально уменьшить общее количество личных каналов передачи сведений.

Этап 3. Проводите точечный контроль

Просматривать общий контент, записанный на аудио- и видеоустройства, достаточно сложно и долго. Более эффективный вариант – точечная работа, предполагающая контроль отдельных лиц, вызывающих подозрения либо при наличии соответствующей информации о них от осведомителей.

Любая компания не лишена определенных «черных» дыр, которые заслуживают особого внимания. В частности, требуется контроль лестничных закутков, курилок либо других мест, в которые сотрудники выходят для личных разговоров.

Этап 4. Выберите подходящее средство мониторинга

Многое будет зависеть, кого контролирует система слежения. В частности, при контроле сотрудников склада, продавцов или официантов подходит видеонаблюдение. Такой вариант не очень эффективен для слежения за сотрудниками в офисе – в этом случае более предпочтительно специальное программное обеспечения для контроля всех действий работника, с записью разговоров по телефону. В каждом случае наиболее подходящий вариант автоматической системы слежения выбирается индивидуально.

4 способа как сотрудники могут обхитрить систему слежения

Первый способ. Работник кладет на клавиатуру книгу, использует игрушку-маятник для нажатия клавиш или вставляет монетку между клавиш – для имитации своей деятельности.

Решение. Необходимо учитывать статистику. Слишком идеальная статистика вызывает сомнения. Ведь человеку не под силу с идеальной работоспособностью трудиться всё время. Если у него постоянно отличная статистика, нужно к нему присмотреться тщательнее. Но не нужно ограничиваться лишь учетом времени.

Второй способ. Сговор с системным администратором. Специалисты пытаются договориться с администратором, чтобы он отключил систему слежения, или изменить данные статистики.

Решение. В крупной компании руководитель не всегда может заметить отсутствие статистики по конкретному специалисту. Поэтому важен комплексный подход. Прежде всего, следует до запуска системы слежения оговорить ответственность системного администратора. Ведь никто другой не может менять работу системы слежения, поэтому все пути в случае недочетов ведут именно к системному администратору. Также используйте системы слежения, информирующие об отсутствии статистических данных о конкретном сотрудники. При этом большинство систем слежения за сотрудниками просто не допускают внесение изменений.

Третий способ. Использование виртуальной машины – довольно распространенный способ. Фактически, используется компьютер в компьютере, но не контролируемый системой слежения.

Решение. Системный администратор будет видеть по статистике, что использовалась виртуальная машина – в определенный момент это приведет к соответствующим вопросам. Если работа с виртуальной машиной не требуется по обязательствам сотрудника, такие действия могут считаться непродуктивными. Но при этом анализ статистики должен быть не номинальным, а реальным и регулярным – лишь такой подход позволит выявить факт использования виртуальной машины.

Четвертый способ – самодельное USB-устройство, самый эффективный вариант. Такое устройство будет генерировать активность сотрудника. Такая хитрость очень эффективна, но не каждый может справиться с разработкой и использованием подобного инструмента.

Решение. Старайтесь делать так, чтобы подобные таланты и способности сотрудника использовались не для имитации деятельности, а на благо компании.

Рассказывает практик

Какие способы обмана не работают

Александр Бочкин, генеральный директор компании «Инфомаксимум», Саранск

Сотрудники, не понимающие технические аспекты систем слежения, нередко пытаются их обмануть. Но это не приносит результат – к примеру:

– открывается рабочая программа, а сотрудник уходит по своим делам;
– не выключается компьютер на ночь, чтобы скрыть факт опоздания на работу;
– просят коллег периодически включать компьютер.

Система слежения за сотрудниками во всех указанных случаях не будет считать использование рабочего времени эффективным. Система мониторинга реагирует лишь на активность внутри программы – на клики мыши и нажатие клавиш.

Информация об авторе и компании


Максим Синичкин, соучредитель, «КС Технолоджис». «КС Технолоджис» занимается продажей и монтажом систем видеонаблюдения и охранно-пожарных систем. Основные клиенты — ресторанные сети, магазины. Количество заказов в месяц колеблется от шести до десяти установок оборудования. В компании работает 7 человек. Официальный сайт —www.videomastera.ru

Валерия Дворцевая, генеральный директор, «Визави Консалт». «Визави Консалт» — кадровое агентство, занимающееся подбором и тестированием персонала, а также анализом изменений заработной платы. В разное время сотрудничало с такими компаниями, как ОАО «Газпром нефть», «СТС-медиа», «Акрон», ГК «Русагро», «Тройка-диалог». На рынке с 1997 года. Годовой оборот — более 40 млн руб. Штат — 32 сотрудника. Официальный сайт — http://vizavi.ru.

Александр Бочкин, генеральный директор компании «Инфомаксимум», Саранск. ООО «Инфомаксимум». Сфера деятельности: разработка высокопроизводительных сетевых IT-систем (бренд CrocoTime). Численность персонала: 17.  Рост годового оборота: в 10,7 раз (в 2014 году по сравнению с 2013-м). Основные клиенты: «Газпром», «Группа ГАЗ», «Панавто» (официальный дилер Yamaha), «Протек» «Ростех», «Тинькофф кредитные системы» и др.


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль