Как грамотно проводить ABC-анализ

302

Вопрос

Прошу прислать расширенную информацию по ABC-анализу, у нас огромная база контрагентов в 1С. Как правильно и грамотно сделать ABC-анализ?

Ответ

Павел Боровков,
генеральный директор «Консалтинговой фирмы “Партнеры и Боровков“»

По нашему опыту внедрений систем ABC-анализа, учетные базы многих компаний слабо подготовлены к его эффективному проведению. К примеру, как выглядит «обычный» справочник «Контрагенты» в базах 1С бухгалтерского или оперативного учета?

В нем можно увидеть следующее:

  1. Контрагенты не сгруппированы четко по своим типам: Клиенты, Поставщики, Банки, Госорганы и т. д., а разложены в папки произвольного характера: «Старые» и «Новые», «Клиенты менеджера Петрова», «НЕ удалять!», «Поставщики ООО Ромашка» и пр.
  2. Контрагенты, выступающие как покупателями, так и поставщиками, задублированы (иногда повторяются даже более двух раз).
  3. Некоторые юридические лица заведены по несколько раз, у каких-то наименования совпадают полностью, у других – отличаются на несколько букв, где-то указаны ИНН и КПП, а в другом месте – нет.

Описанная ситуация усугубляется в случаях, если:

  1. Мы говорим о консолидированной (корректнее говоря, «сводной») базе группы компаний, ведущих свой учет в отдельных базах и справочниках, а потом – сливающих их в одно хранилище.
  2. Имел место переход с базы одной версии на более продвинутую, и правила хранения данных в старом хранилище наслоились на правила новой базы.
  3. Учет отгрузок ведется в базе оперативного учета, а оплат и взаимных задолженностей – в бухгалтерской, между которыми есть обмен, но неполный.
  4. Плюс, конечно, комбинации всех описанных выше случаев. В итоге, получить наглядный отчет по ABC-анализу, где клиенты и продажи ранжированы должным образом, практически невозможно.

Рассмотрим по шагам, что нужно предпринять, чтобы базы 1С позволяли эффективно провести ABC-анализ:

  1. Внедрите единые правила ведения справочника «Контрагенты» во всех юридических лицах и всех их базах (оперативных, бухгалтерских, бюджетирования и CRM – если они стоят отдельно). Обязательны такие правила: a. Сгруппируйте контрагентов по четким типам, выделив всех клиентов в одну группу. b. Если контрагент выступает как покупателем, так и поставщиком, определите, какие из операций (продажи или закупки) являются для вас более существенными, и отнесите его в соответствующую группу. Не дублируйте! c. Не допускается внесение конкретного контрагента в базу более одного раза – только уникальные записи.
  2. Сделайте аналогичную выверку для связанных справочников: «Договоры контрагентов», «Заказы контрагентов», «Проекты», «Контактные лица контрагентов», поскольку в их разрезе также может проводиться анализ.
  3. Определитесь с методом проведения ABC-анализа. Прежде всего: a. По оплате или отгрузке считайте продажи для целей этого анализа. Возможно, это будут какие-либо специфические показатели: количество (а не сумма) продаж, средняя дебиторская задолженность или что-то еще; b. Определение аналитики (Контрагенты, Договоры, Заказы и т.д.) будет ключевым для проведения анализа. c. Определите, какие пороговые значения будут применяться для сегментирования. Классические – это 80 % (А), 15 % (В) и 5 % (С), но вы можете установить и свои границы. В таком случае хорошо бы понимать обоснования – почему именно такие. После структурирования исходных данных и уточнения метода анализа можно переходить к технике – получению отчета в конкретной конфигурации 1С.

Здесь возможны следующие варианты:

  1. Если вы опираетесь на данные оперативного учета (например, в конфигурации «1С: Управление торговлей»), то в таких продуктах есть свой типовой отчет «АВС-анализ продаж», в котором можно отрегулировать пороговые значения и ряд других параметров, после чего получить готовый результат.
  2. В случае использования бухгалтерской базы (например, конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия») лучше получить оборотно-сальдовую ведомость по счету 51 (при анализе «по оплате») или 90 (при анализе «по отгрузке), выгрузить результат в Excel и далее в нем произвести анализ его средствами.
  3. Если у вас есть какая-либо продвинутая управленческая конфигурация (например, «Инталев: Корпоративный менеджмент»), то в ней можно гибко настроить ABC-анализ любого вида с учетом специфики именно вашего бизнеса: по любым аналитикам, с разными пороговыми значениями, графиками и диаграммами. На этом подготовка анализа и получение отчетной формы завершается. Далее необходимо принимать решения о дальнейшем бизнесе с каждым клиентом в зависимости от того, в какой диапазон он попал: с кем развивать сотрудничество, кого переводить в «режим ожидания», а с кем, возможно, и завершать сотрудничество.
Сергей Корякин,
директор департамента постановки учетных систем «Альянс Консалтинг»

Если говорить упрощенно, ABC/XYZ анализ позволяет классифицировать ресурсы компании по степени их важности. В основном данный тип анализа и классификации применяют к товарному перечню и к контрагентам. Особенности данного анализа предполагают укрупненное деление массива данных на категории, поэтому не столь важно большой или небольшой у компании перечень номенклатуры и контрагентов.

В большинстве систем оперативного учета компании 1С предусмотрена возможность проведения ABC/XYZ-классификации и анализа. Проще всего описать принцип этой классификации на примере номенклатуры.

Использование ABC/XYZ-классификации номенклатуры для компании позволяет решить следующие задачи:

  • проанализировать оборачиваемость товаров, стабильность расходов;
  • улучшить показатели оборачиваемости товаров;
  • исключить дефицит материальных ресурсов;
  • оценить запасы товаров;
  • снизить затраты предприятия на покупку и хранение товаров;
  • снизить потребности в оборотных средствах;
  • спрогнозировать дополнительные закупки.

ABC-классификация позволяет разделить все товары на три категории: товары А-класса – с большим объемом продаж; товары В-класса – с более умеренным объемом продаж; товары С-класса – наименее ходовые.

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировке объектов по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации). Для этого метода нужно выбрать параметр, по которому будет проводиться анализ (например, количество проданного товара), определить период и число периодов для изучения. Важно, что, чем больше число периодов, тем более показательными будут результаты. При этом сам период должен быть не меньше горизонта планирования, принятого в компании.

В результате анализа все товары будут отнесены по выбранному параметру к одному из трех классов: Х-класс, Y-класс, Z-класс. Если в качестве параметра был выбран показатель количества проданного товара, то трактовать классификацию можно так: Х-класс — это стабильно продаваемые в анализируемые периоды времени товары; Y-класс — это товары с меньшей стабильностью продаж, Z-класс — редко продаваемые товары.

Если результаты АВС- и XYZ-анализа совместить, то получатся девять групп объектов анализа. Они будут сгруппированы по двум критериям: степень влияния на конечный результат (АВС) и стабильность/прогнозируемость этого результата (XYZ).

ABC/XYZ-классификация номенклатуры позволяет разделить товары на следующие группы:

  • АХ, ВХ — товары отличаются высоким товарооборотом и стабильностью. Необходимо обеспечить их постоянное наличие, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этих групп стабилен и хорошо прогнозируется.
  • AY, BY — товары этих групп при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода. Как следствие, чтобы обеспечить постоянное наличие, для них необходимо увеличить страховой запас.
  • AZ, BZ — товары этих групп при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие всех товаров данных групп только за счет избыточного страхового запаса приведет к тому, что средний товарный запас торгового предприятия значительно увеличится.
  • CX товары этой группы характеризуются низким товарооборотом, однако отличаются высокой стабильностью потребления. Для таких товаров можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью.
  • CY товары этой группы характеризуются низким товарооборотом и низкой стабильностью потребления. Для таких товаров можно использовать систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас исходя из имеющихся у торгового предприятия финансовых возможностей.
  • CZ в эту группу попадают все новые товары, товары непостоянного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть из них можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые запасы, из-за которых торговое предприятие несет потери.

Проведение ABC/XYZ-классификации номенклатуры можно разделить на следующие этапы:

  • настройка параметров ABC/XYZ-классификации,
  • выполнение ABC-классификации номенклатуры,
  • выполнение XYZ-классификации номенклатуры;
  • анализ ABC/XYZ-номенклатуры.

АВС и XYZ классификация контрагентов производится аналогично. Как пример, можно анализировать за определенный период времени на основании анализа данных о продажах товаров клиентам: выручки, прибыли и количестве оформленных документов продажи. Параметры для проведения АВС и XYZ классификации клиентов задаются в настройках параметров учета. Для каждого клиента можно посмотреть динамику изменения показателей АВС и XYZ классификации клиентов. Обобщенные данные можно посмотреть в соответствующих отчетах для анализа клиентской базы.

В учетных системах 1С помимо стандартных средств можно произвести дополнительную классификацию партнеров с помощью так называемых «дополнительных свойств». Для каждого профиля партнера (клиенты, поставщики, конкуренты) можно создать свой набор свойств, дополнительных реквизитов и сведений. Далее на основе этих дополнительных свойств можно проводить ABC и XYZ анализ.

Важная новость для подписчиков!

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Коммерческий директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 45%>>>
    Ваша персональная подборка

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль