text
Коммерческий директор

Как построить систему хранения документов компании?

  • 26 июля 2018
  • 79

Вопрос

Сейчас пытаемся решить вопрос с внутренним документооборотом. Есть ли образы решения данного вопроса по построению системы хранения документов компании, файлового хранилища, схему взаимодействия папок для хранения документов компании?

Ответ

Алексей Парфентьев,
ведущий аналитик «СёрчИнформ»

Как бы ни был организован документооборот – в бумажном или электронном виде – это всегда набор файлов. Система их хранения должна обеспечить удобный доступ к документам, прозрачность и безопасность обмена ими, как с точки зрения интересов компании, так и с точки зрения закона о защите персональных данных.

Для движения документов внутри компании достаточно такой схемы. Папки отделов хранятся в сетевых хранилищах (NAS), файловых серверах компании, в облачных хранилищах, подконтрольных компании (не «Гугл.диск», «Яндекс.диск» и т. д.). К ним имеют доступ сотрудники отдела и руководство организации. Там же целесообразно разместить общие папки с доступом для всех, это документы, не содержащие коммерческую тайну, например, банкетное меню на корпоратив. При грамотной настройке пользователь будет видеть только те папки, к которым у него есть доступ. На компьютерах сотрудников коммерческая информация храниться не должна, даже бланки и образцы документов. Обмен файлами с клиентами должен производиться через сетевые ресурсы с парольным доступом. В идеале документы должны быть защищены, это поможет избежать потерь при утечке логина и пароля.

Для более удобной организации нужны специализированные системы. Какую выбрать, будет зависеть от объема документооборота и задач, которые решает компания. Для крупной потребуется СЭД. Хотя и в 1С, которая работает в любой компании, реализован необходимый функционал, чтобы автоматизировать движение документов. Правда для его корректной работы придется потратиться на его настройку. Задачи более мелкой компании решит CRM-система. Тем более, если вы оказываете услуги.

Все эти программные комплексы позволяют настраивать уровни доступа, но это недостаточная защита от утечек данных. Если в компании стоит современная система защиты (например, DLP – Data Leak Prevention, система защиты от утечек информации, SIEM-система и т.д.) она поможет отследить, если кто-то из сотрудников пытается получить несанкционированный доступ к документам или пытается вынести их из компании.

В самых продвинутых системах реализован контентный поиск, благодаря которому видно, не создана ли теневая копия содержания документа, к которому у сотрудника нет доступа. Например, сотрудник не может скачать документ из CRM и перепечатал его содержание в «ворде» – такой факт руководитель или служба безопасности не пропустят.


Светлана Белодед,
руководитель департамента по работе с персоналом

Все документы нашей компании (регламенты, приказы, распоряжения и т. п.) существуют в электронном виде. Хранение документации исключительно на бумажных носителях, на мой взгляд, не отвечает современным реалиям. В традиционном формате ведутся личные дела сотрудников, но и эти документы для надёжности обязательно сканируются.

Мы используем систему электронного документооборота «Тезис», которая позволяет управлять всем жизненным циклом документов в компании, начиная с их регистрации и заканчивая исполнением прописанных в них условий. Большинство рутинных операций в рекрутинге проводятся в E-Staff. Этот программный продукт значительно облегчает процессы поиска кандидатов, приглашения на собеседование, отслеживания эффективности работы рекрутеров и многое другое. Логика всего бизнес-процесса у нас выстраивается с помощью CRM-системы. Это набор инструментов, с помощью которого регулируются взаимоотношения между разными департаментами. Кроме того, CRM позволяет отследить и оптимизировать деятельность отдельных подразделений, например, управления продаж и клиентского обслуживания. В ней фиксируется история взаимоотношений с партнёрами, проведённые переговоры, сделки и многое другое. CRM помогает постоянно совершенствовать деятельность каждого сотрудника и организации в целом.

Документы, касающиеся деятельности инвестиционной группы, находятся на сетевых дисках. Каждый департамент имеет свой диск-хранилище, к которому, как правило, нет доступа ни для сотрудников других подразделений, ни тем более для третьих лиц.

Налаживая внутренний документооборот, крайне важно позаботиться о защите информации. В обязательном порядке с соискателей и клиентов мы получаем разрешение на обработку персональных данных. Вся информация используется только по прямому назначению.

Сегодня очень опасно недооценивать риски, связанные с утечкой информации. Для обеспечения бизнес-процессов компании и защиты от киберугроз применяются современные технологии. Уверена, ни в коем случае нельзя экономить на качестве работы IT-департамента, поскольку от его работы зависит судьба всего бизнеса.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.