Бесплатный доступ к журналу

Коммерческий директор

Как рассчитывать налог на прибыль, если компания обеспечивает сотрудника жильем?

  • 9 октября 2018
  • 69

Вопрос

Согласно трудовому договору гендиректору положена выплата компенсации за наем жилья. Если срок трудового договора с 21 августа, а фактически квартиру он занимает с 16-го августа, с какого числа проводить оплату? Если оплатить с 16 августа, то как учесть эти расходы при расчете налога на прибыль?

Ответ

Маргарита Есипова,
руководитель проектов направления «Налоги и право» Группы компаний SRG

Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Таким образом, с точки зрения трудового законодательства данная выплата правомерна и носит характер компенсации, связанной с выполнением работником трудовых обязанностей.

В связи с этим такие расходы можно классифицировать по п. 25 ст. 255 НК РФ как иной расход на оплату труда, предусмотренный трудовым договором. Перечень таких расходом является открытым.

Вместе с тем не стоит забывать о том, что в неденежной форме может выплачиваться не более 20 % начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ). Таким образом, стоимость найма жилого помещения, возмещаемую работнику, организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 % от суммы заработной платы, установленной работнику. Это должно быть зафиксировано в трудовом договоре и документально подтверждено. Иначе рассматриваемая компенсация стоимости найма жилого помещения не будет обладать для целей налогообложения признаками заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Тем самым без соблюдения указанных выше ограничений такие расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций можно было бы учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако согласно позиции Минфина России расходы, связанные с удовлетворением социально-хозяйственных потребностей работника, не могут рассматриваться как осуществленные в рамках деятельности самой организации (письмо Минфина России от 12 января 2018 г. № 03-03-06/1/823). Такие выплаты могут осуществляться только в качестве системы оплаты труда, принятой в организации (оплата труда в натуральной форме).

С учетом этого компенсация расходов работника по найму жилого помещения может учитываться для целей налогообложения прибыли организаций как расход на оплату труда. Следовательно, его правомерно учитывать только с даты действия трудового договора.

Отнесение же на прочие расходы данных затрат в период с 16 по 21 августа может вызвать разногласия с контролирующими органами, так как расходы будут осуществлены ни в связи с исполнением трудовых обязанностей генерального директора, ни в связи с производственной необходимостью самой организации.

Споры с работниками: семь нелепых ошибок, из-за которых компании проиграли


Алексей Манахов,
эксперт «Контур.Школы», учебного центра компании «СКБ Контур»

Компенсацию за наем жилья выплачивайте с 21 августа.

В расходах можно учесть компенсацию только на тех сотрудников, с кем заключен трудовой договор. Об этом ФНС сообщила в письме № ГД-4-11/20938 от 17.10.2017.

Обратите внимание: для внештатных или будущих сотрудников расходы на наем жилья списать не получится (письмо Минфина от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369).

Чтобы учесть компенсацию в расходах, соблюдайте два условия:

  • Пропишите такое правило в трудовом или коллективном договоре. Отметьте, что жилищная компенсация – это составляющая часть системы оплаты труда;
  • Соберите с сотрудника подтверждающие документы (акт приема-передачи жилья, договор с собственником, платежные документы).

Если учитываете компенсацию за аренду жилья как оплату труда, соблюдайте лимиты. Ежемесячная сумма компенсации не должна превышать 20 процентов от зарплаты.

Об этом написано в статье 131 ТК. Если возместите большую сумму, налоговики при проверке могут снять расходы на сверхнормативную часть компенсации (письмо Минфина от 27.05.16 № 03-03-07/30694).

Начислите с компенсации страховые взносы. Сумма возмещения за наем жилья не указана в закрытом списке необлагаемых взносами выплат (ст. 422 НК). С НДФЛ ситуация сложнее. Если сможете объяснить инспекторам, что аренда квартиры производится в интересах организации, подоходный налог не удерживайте (письмо ФНС № ГД-4-11/20938). Например, такую необходимость можно обосновать тем, что сотрудник тратит на дорогу более 2 часов в день. Если он будет жить ближе, то принесет организации большую прибыль, чем сумма оплаты за наем жилья. Зафиксируйте объяснение в служебной записке. Если доказать плюсы компании в возмещении жилищных расходов работнику невозможно, удержите НДФЛ со всей суммы выплаты.

Если не будете включать сумму на аренду жилья в состав зарплаты, можете возмещать такие расходы отдельно и не облагать их НДФЛ и взносами. Но будьте готовы, что данная выплата может привлечь внимание инспекторов и организации придется доказывать свою правоту в суде.


Влада Твердая,
консультант по правовым вопросам

Многое зависит от того, как именно сформулированы положения о компенсации за наем жилья. Давайте предположим, что трудовой договор содержит следующее положение: работодатель компенсирует генеральному директору понесенные им расходы за наем жилья. В этом случае данная обязанность возникает у компании только после вступления в силу трудового договора, т.е. с 21 августа.

Возместить расходы генерального директора, понесенные им до вступления в силу трудового договора организация не имеет права. Так как согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. А возмещение расходов генерального директора до вступления в силу трудового договора будет являться необоснованным. Соответственно организация не сможет принять эти затраты (компенсация за наем жилья с 16 по 20 августа) в качестве расходов при расчете налога на прибыль. Для того, чтобы выйти из создавшейся ситуации и все-таки возместить расходы генерального директора, необходимо на эту сумму расходов придумать какое-то иное основание. Например, возместить расходы директора, связанные с переездом или с поиском жилья для найма.

При этом необходимо учитывать, чтобы это было предусмотрено трудовым договором Например, сделать соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором дополнить договор положением о возмещении и иных затрат, связанных с переездом или поиском жилья и иметь документальное подтверждение (чеки, подтверждающие понесенные директором расходы, акт о выполнении услуг по подбору квартиры и т. п.).

Также можно заключить с гендиректором договор на оказание услуг в период с 16 по 20 августа, по которому оплатить оказанные директором до вступления в силу трудового договора услуги, вознаграждение по которому будет равно сумме, оплаченной директором за эти 5 дней. Но это в том случае, если директор сам платит, а организация лишь возмещает его расходы на жилье, переводя денежные средства на его счет. Если организация оплачивает напрямую арендодателю жилья, то тогда первый вариант – заключение договора на оказание услуг, в котором предусмотреть возмещение расходов за наем жилья и вознаграждение, ну и, конечно, отчетные документы по договору.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.