Как вести складской учет в Excel

Вы узнаете:

• Каким компаниям подходит ведение складского учета в Excel.
• Как составить шаблон для ведения учета.
• Как начать вести складской учет в Эксель.

Многие владельцы магазинов на начальном этапе своей деятельности стремятся к максимальной экономии и пытаются наладить ведение складского учета в Excel. Ниже расскажем об особенностях, преимуществах и недостатках такого подхода и дадим ряд советов по внедрению.

Достоинства и недостатки ведения складского учета в Excel

Главный недостаток ведения складского учета в Эксель – невозможность связать программу учета с кассовым программным обеспечением. Каждая продажа фиксируется вручную. Это возможно, если у вас небольшой магазин и практически не бывает очередей, однако при дальнейшем развитии лучше использовать одну из стандартных программ для учета товаров, подключенную к кассе.

Другие неудобства:

• Один файл не может использоваться одновременно двумя пользователями. Excel от Google Tables позволяет работать нескольким пользователям, однако плохо работает с большими файлами.
• Если кто-то из сотрудников случайно изменил одну или несколько цифр, что-то удалил, что-то добавил, сохранил и закрыл файл, найти ошибки будет проблематично. Выход – ежедневно сохранять копию файла, блокировать доступ лицам, не имеющим права на редактирование файла.
• Трудно планировать поставки, контролировать остатки по различным факторам, например, по сроку годности.
• Отсутствие автоматической проверки. В автоматическом режиме можно проверить лишь вид данных (буквенный, числовой и т.д.). 

Среди преимуществ ведения складского учета в Excel можно выделить:

• Множество шаблонов для Excel, которые можно найти бесплатно.
• Легкость в заполнении: если у вас есть готовый шаблон, научиться его заполнять можно и интуитивно.
• Если вы владеете всеми функциями и возможностями Excel, знаете формулы и готовы мириться с некоторыми ограничениями, можно создать полноценную складскую программу, включая отчеты по продажам, ведение статистики, аналитики. 
• Вести учет в Эксель можно с помощью стандартной карточки учета материалов по форме М-17.

Кто может вести складской учет в Excel

Если в компании большой ассортимент товара и множество покупателей, имеет смысл установить полноценную складскую программу. Ведение складского учета в Эксель подходит юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при выполнении следующих условий:

• Небольшая номенклатура. Таблицей можно пользоваться, пока ассортимент не превысил 20-30 позиций. Если счет идет на сотни, пора переходить на более серьезные решения.
• Число продаж в течение одной смены – не более нескольких десятков.
• Продавцы имеют достаточно времени для внесения изменений в таблицу. Программа не работает с кассовым оборудованием, каждая продажа фиксируется вручную. Также вручную забивается товар, пришедший от поставщиков, списывается продукция и т.д.

Кроме этого, ведение складского учета в таблицах Эксель используется в случае, если в магазине отсутствует интернет-соединение, либо оно есть, но работает крайне нестабильно. Многие современные системы учета товаров используют в своей работе облачные технологии и хранят данные на серверах, потому их использование возможно лишь при наличии стабильного подключения к сети.

Также следует учесть, что ведение складского учета в Excel возможно, если этой работой занимается один человек. Максимум – двое. В противном случае возникает путаница.

Пример таблицы складского учета в Excel

Пример таблицы складского учета на базе Excel

Открыть в большом размере

При ведении складского учета товаров на производстве в Excel очень важно выбрать или составить удобный шаблон. К примеру, в таблицу имеет смысл включить следующие графы:

• Артикул. Можно взять по данным производителя, можно разработать собственную нумерацию. Артикул позволяет максимально быстро выбрать нужный товар в списке.
• Наименование товара. Название и мини-описание. Можно взять описание у производителя (например, «телевизор Samsung UE32T4500AUXRU»). Описание должно быть достаточно полным для того, чтобы не перепутать товар с возможным аналогом. 
• Единица изменения. Штуки, граммы, килограммы, погонные метры – в зависимости от того, учет чего ведется в таблице Excel.
• Остаток на складе. В этой графе указывается наличие товара на складе на момент продажи или отпуска.
• Цена закупочная. Стоимость, по которой товар пришел на склад от поставщика. 
• Сумма в закупочных ценах.
• Поставщик. Производитель или оптовый склад, предоставивший товар.

Как вести складской учет в Экселе

Для ведения товароучета в таблицах Эксель можно воспользоваться готовыми шаблонами. Можно скачать складской учет в Excel из интернета или разработать собственную базу.

При ведении учета товаров в Эксель нужно учитывать несколько нюансов:

• Перед тем, как вносить в документ первичные остатки, нужно провести инвентаризацию и сверить количество товара по отчетам с фактическим наличием.
• Все данные вводятся максимально точно. Это позволит избежать ошибок, приводящих к пересортице и недостаче. 
• Если магазин реализует продовольственные товары, в таблице складского учета Эксель появляется графа «Срок годности». Ответственный сотрудник ежедневно проводит сверку, при необходимости списывает просроченный товар.
• При ведении складского учета критически важна хронология. Отгрузка товара учитывается только после того, как он был принят на склад. Если хронология нарушится, это повлечет за собой искаженную аналитику и графики прихода, расхода и остатка товаров в текущем месяце.
• Если магазин работает с несколькими поставщиками, имеет смысл сделать отдельную страницу и внести туда всю информацию о каждом контрагенте.
• Нельзя забывать о дополнительной информации. В случае появления проблем с заказом или клиентом важно знать, кто продавал и доставлял данный товар.

Как начать вести складской учет в Эксель

Однозначного ответа, как внедрить складской учет в Excel, не существует. Каждый склад имеет собственную специфику, и единственно верного решения нет. Можно выделить несколько общих рекомендаций.

Чтобы вести складской учет в Excel, нужно сформировать рабочую книгу из трех листов.

Первый лист – «Приход». Здесь ведется учет прибытия товаров на склад. Рекомендуемые графы – артикул, наименование товара, количество товара, закупочная цена, сумма, поставщик. В конце дня при необходимости подбивается промежуточный итог, затем начинается новый день. В конце месяца суммируются промежуточные суммы. Дополнительно можно проставить наименование поставщика, должность и ФИО сотрудника, ответственного за прием конкретной товарной позиции.

Второй лист – «Расход». Здесь ведется учет выбытия товаров со склада. Рекомендуемые графы – артикул, наименование товара, количество выбытия по каждой позиции, цена закупки, цена продажи (при наличии), сумма по закупочным ценам, сумма по ценам продажи. В конце дня подбивается промежуточный итог, в конце месяца суммируются промежуточные суммы. Дополнительно можно проставить наименование поставщика, должность и ФИО сотрудника, ответственного за выбытие товарной позиции.

Третий лист – «Текущее состояние склада». На этом листе Excel ведется учет складских остатков.