Наблюдение за сотрудниками: как за час решить проблему безделья

Наблюдение за сотрудниками все чаще используется компаниями практически любой сферы деятельности. По статистике, от работы отлынивают 7 из 10 сотрудников: общаются в социальных сетях, играют в игры, ходят по магазинам. Мы думали, пусть люди делают что хотят, лишь бы в целом результат был хороший. А потом присмотрелись и увидели, что продуктивность работы упала на 30%. Пришлось усиливать контроль действий сотрудников. Опасность потерять работу или часть зарплаты не заставила персонал собраться и начать лучше работать. Люди начали верить в худшее, ждать сокращений и производительность их труда резко упала. А за ней и финансовые результаты компании. Мы приняли решение контролировать, чем заняты сотрудники в рабочее время. Расскажу, как мы искали идеальное решение.

Мы попробовали две системы наблюдения за сотрудниками (см. Таблицу). И были близки к тому, чтобы признать задачу нерешаемой, когда узнали о третьей. «Фишка» программы Kickidler и главное УТП – видеозапись экранов сотрудников и онлайн-мониторинг того, чем прямо сейчас занимается коллектив.

• Аттестация персонала: как и чему учить сотрудников

Квадратор. Одна из главных особенностей системы. Помните, как выглядит экран системы видеонаблюдения? Он поделен на несколько квадратиков, на каждый транслируется изображение с одной из камер. Квадратор устроен также. Только вместо камер – мониторы сотрудников. Руководитель может заглянуть в экран каждому подчинённому, и если человек раскладывает пасьянс, можно подойти и поинтересоваться почему. Если активность сотрудника продуктивная, экран будет в зеленой рамке, если личные дела – в красной. Когда Вы наблюдаете одновременно за всем отделом, не нужно вглядываться в экран. Увидел красную рамку – картинку увеличил. Причем видны все открытые программы, а не только программы на переднем плане. Весь вводимый сотрудником текст доступен в виде бегущей строки внизу. Руководитель не может в течении всего рабочего дня наблюдать за персоналом, поэтому все действия на экранах записываются на видео.

Гистограмма нарушений. Предусмотрена, чтобы не просматривать видео всего рабочего дня. Если человек заходит на определенный потенциально вредный сайт или запускает программу, то на гистограмме возникает линия. Чем больше активности, – движения мышкой, нажатие на клавиатуру – тем толще линия на гистограмме. Если нарушен поиск работы и человек запустил непредусмотренный его работой сайт, то прямо на гистограмме выделяем мышкой временной промежуток и система показывает нам видео действий человека. И тут видео покажет, смотрел ли он вакансии для жены или размещал собственное резюме. Если сотрудник продолжал упорствовать в признании своей вины, выгружем видео в файл и смотрим вместе с виновником.

Программа поставляется с набором предустановленных нарушений, к которым можно добавлять собственные. Руководитель сам определяет, как интерпретировать то или иное нарушение. Для контроля за действиями сотрудников используются группы работников: если SMM­щик зайдет на Facebook, ему время будет помечено как продуктивное. А если программист – то нет.

• Директор по персоналу: должностная инструкция

Учет рабочего времени. Каждая активность (посещение сайта или работа в программе) делится на продуктивную или непродуктивную. Впоследствии всю эту информацию можно увидеть в отчете. Понравилось, что для того, чтобы определить к какой категории (продуктивное время или нет) относится конкретная программа или сайт, не нужно смотреть системные настройки или справочники. Достаточно в самом отчёте выбрать ресурс, нажать на ярлык – и можно выбрать категорию.

Внедрение программы наблюдения за сотрудникамия заняло около часа. Системный администратор установил центральный сервер за 15 минут. Еще столько же ушло на инсталляцию грабберов (агентов для сбора информации) на компьютеры сотрудников. Для этой цели использовалась стандартная доменная служба Windows Server, поэтому не пришлось копаться в каждом компьютере. Оставшееся время ушло на настройку системы наблюдения за деятельностью сотрудников, ввод информации о персонале, структуре компании.

Результат. Проанализировав действия рядовых сотрудников, выявили людей, не соблюдающих корпоративные стандарты, не следующих должностным инструкциям, не знающих тонкостей некоторых программных продуктов. В результате они совершали лишние действия или недостаточно эффективно и быстро выполняли свою работу. Необходимо было обучение, которое повысило бы эффективность таких сотрудников. Дело в том, что самим им было стыдно признаться в незнании. И только наблюдение выявило проблему. Например, один из специалистов по таможенному оформлению просто не знал правил округления при вычислении формул в Microsoft Excel. Он мучился, медленно выполнял свою работу, но признаться боялся. Когда к нему подошли и объяснили, бедняга вздохнул с облегчением. Расстались с двумя сотрудниками. Остальным настолько радикальные меры не понадобились. А поскольку производительность труда выросла, не пришлось нанимать новых.

Интенсивность работы логистического бизнеса зависит от сезона. В спокойное время дел у сотрудников немного, мы смотрим сквозь пальцы на пребывание в соцсетях. Но в пиковое необходимо быстро мобилизоваться и быстро обрабатывать заказы. Раньше мобилизация получалась не у многих. Из-за этого случались и простои вагонов и немалые убытки. Сейчас эти проблемы в прошлом. Программа экономит несколько десятков тысяч долларов в год.

• Поиск сотрудников: пошаговый алгоритм 

Выводы и рекомендации. К контролю люди привыкают быстро, если руководитель правильно его использует. Если хороший сотрудник видит, что по результатам контроля его поощрили, то он будет воспринимать систему как защитника своих интересов. К тому же это отличный способ снизить субъективность отношения начальства к подчинённым. Руководитель теперь точно знает, кто работает. Внедрение любого контроля вызывает отрицательную реакцию у тех, кто относится к работе спустя рукава. Однако эти люди способны взбаламутить здоровую часть коллектива и внушить им «страх и ненависть» перед новыми порядками. Поэтому мы сначала не сообщили персоналу, что теперь вся их активность на рабочих местах контролируется.

Информировать коллектив лучше позже, когда будет понятно, кто на самом деле работает, а кто делает видимость. Когда к бездельникам будут приняты административные меры, они уже не смогут заявлять о нарушении своих прав и свобод. К тому же и добросовестных сотрудников не сильно радует ситуация, когда они работают, а коллеги бездельничают за ту же зарплату. И когда хороший работник видит, что в результате деятельности системы мониторинга ему дали премию, а бездельника наказали, он будет относиться к контролю гораздо лояльнее, без необоснованных страхов. Мы перераспределяли премии от бездельников к тем, кто действительно работал.

Чтобы обезопасить компанию от возможных исков, перед внедрением программы подписали с сотрудниками дополнительное соглашение к трудовому договору. То есть мы прямо не заявили о немедленном внедрении системы контроля, но получили юридические разрешения для её использования. Помимо систем монторинга в этот пункт попадают системы контроля прохода в офис (карточные и биометрические), программное обеспечение установленное на компьютерах персонала и пр. Поэтому подписание дополнения расценивалось как некоторая рамочная возможность работодателя и не вызвало никаких подозрений.

Наблюдение за деятельностью сотрудников: подписываем соглашение

Работник дает свободное информированное согласие на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение любой информации, относящейся прямо или косвенно к работнику (персональных данных работника) с использованием средств автоматизации (включая специальные программы для ЭВМ) или без использования таких средств в целях обеспечения контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества работодателя.

Таблица. Традиционные системы контроля