Целеполагание – методы, этапы, система

Вы узнаете:

• Что такое целеполагание.
• Как используется целеполагание в менеджменте.
• Какие методы целеполагания лучше всего позволяют достигать целей.
• Зачем нужны этапы целеполагания.

Что такое целеполагание

Целеполагание – это процесс выбора и постановки целей, определяющий жизненную и деловую стратегию развития человека и бизнеса. Мы можем использовать его как осознанно, понимая какие существуют  этапы целеполагания и применяя различные техники в нужный момент, или неосознанно, интуитивно чувствуя принципы целеполагания и внедряя их на практике.

При неосознанном целеполагании цели формируются спонтанно, в зависимости от текущих реалий, давления социальной среды, веяний моды или элементарных базовых потребностей. Безусловно, именно осознанное целеполагание деятельности, позволяет человеку быстрее и эффективнее достигать целей, которые действительно важны, что способствует успеху и процветанию в деловой среде и личной жизни.

В бизнесе процесс целеполагания подразумевает, что руководитель как минимум понимает, какие задачи он намерен решить:

Конечно, со временем цели могут измениться, это явление называется пластичностью. Оно может быть связано с переоценкой ценностей, сменой жизненных приоритетов, изменением внешнего рынка и других обстоятельств и форс-мажоров (как это в данный момент происходит во всей мировой экономике). Когда что-то не получается, часто означает, что в процессе целеполагания есть ошибка, приложено недостаточно усилий или не хватает мотивации. Возможно, вообще поставлена не та цель, которая нужна на самом деле руководству или потребителям.

Целеполагание – это непрерывный процесс. Несовпадение цели и реально достигнутого результата становятся основой переосмысления, возвращения к тому, что было в точке «А» и, возможно, поиска другого пути решения. Рефлексия о том, что можно было бы сделать по-другому или анализ нереализованных возможностей, ведут к постоянному и бесконечному целеполаганию и развитию бизнеса.

Способность к целеполаганию тесно связана с такими понятиями, как потребности и мотивы.

Потребность – это острая необходимость в чем-либо. Цели правильно ставить в зависимости от наиболее актуальных, в данный момент, потребностей: если для компании сейчас наиболее значима прибыль, то на первом месте в иерархии целей должна стоять задача – создать максимально маржинальный продукт или работать над снижением затрат. Если важно признание и охват рынка, то целью может стать федеральная PR кампания или работа с сервисной составляющей.

Мотив – это то, что побуждает сотрудников к активной деятельности. Цели, которые не вызывают желания действовать, трудно реализовать. Поэтому при осознанном целеполагании важно определить уровень мотивации исполнителей и верхушки. Применительно к компаниям часто говорят не о потребностях и мотивах, а о миссии и видении. Миссия раскрывает основную причину существования бизнес-структуры и отвечает на вопрос – какую ценность компания несет людям и обществу или в чем смысл ее существования. Видение – это образное представление организации в будущем. При внедрении в компании регулярного процесса целеполагания определение миссии и видения – это первый шаг.

Система целеполагания 

Это продуманный выбор целей, определенных внутренними мотивами, существующей ситуацией и ориентированных на достижение желаемых результатов. Компании без четко выстроенной иерархии целей развиваются стихийно, что ограничивает их шансы на успех и уменьшает конкурентоспособность. Грамотный процесс целеполагания решает комплекс проблем:

• Внедряет в организации или жизни конкретного человека слово «важно». То есть то, что ведет к достижению выбранных целей – это важно.
• Увеличивает результативность. Наличие четких целей, которые совпадают с ценностями, потребностями и мотивами сотрудников, помогает достигать больших результатов с меньшими усилиями.
• Позволяет управлять деятельностью во времени. Целеполагание предполагает планирование своих действий, для которых необходимо четко выделять соответствующие периоды времени.
• Повышает ощущение целостности жизни и системности в бизнесе. Когда цели начинают реализовываться, появляется радость и позитивный настрой, улучшается взаимодействие между подразделениями и сотрудниками.

Методы целеполагания

Существует множество методик целеполагания. Они предлагают разные подходы к выбору и постановке целей.

1. Технология целеполагания Глеба Архангельского очень актуальна именно сейчас. Ведь она эффективна, когда цель еще не найдена, а условия для ее реализации меняются со скоростью звука.

• Чтобы поставить цель, нужно определиться с жизненными ценностями, рассмотреть, на какие сферы они оказывают влияние, выяснить характер этого влияния.
• Поставленная цель не должна противоречить ценностям и приоритетам.
• Процесс достижения целей делится на несколько уровней. Текущие задачи и потребности всегда сравниваются с ценностями.
• Каждой цели отводится определенный временной промежуток.
• Дела разделяются на жесткие и мягкие. Первые имеют привязку ко времени или дате. Вторые планируются с учетом внешних обстоятельств.
• Дела и задачи группируются в кластеры – на стратегические, оперативные, тактические. Каждому из них отводится ограниченный период времени. 

2. Пожалуй, самая распространенная технология целеполагания – это SMART. Активно используется для четкой формулировки выбранных целей. Название SMART – это аббревиатура английских слов, определяющих ключевые характеристики целей:

• S – Specific. Конкретность и ясность цели – она должна быть ясной, актуальной и имеющей отношение к делу, бизнесу, учитывать его специфику. Вопросы для постановки и проверки: «Что именно мы хотим достичь/улучшить/изменить? Наша ли это цель?».

Пример: «Увеличить количество продаж такой-то продукции», «Выйти на новый рынок такого-то сегмента», «Реанимировать клиентскую базу такого-то года».

• M – Measurable. Измеримость цели – здесь нужно обозначить числовое определение, количество в абсолютном или процентном виде.

Вопросы: «Какие конкретно результаты покажут завершение цели? Сколько и чего мы хотим приобрести? Какие факты подтвердят, что цель по SMART оказалась достигнута?».

Пример: «420 миллионов рублей», «9 мастер-классов в месяц», «17% конверсии».

• А – Achievable. Достижимость целей – они должны быть одновременно и достижимы, и достаточно амбициозны, даже несколько на грани возможностей. Необходимо помнить про имеющиеся ресурсы, а то их может попросту не хватить на заявленные амбиции.

Вопросы: «Сможем ли мы достигнуть эту цель по SMART? Не слишком ли она сложная или может быть наоборот очень легкая? Что может помешать? Что – помочь?».

Пример: «Наши конкуренты имеют 21% доли рынка, мы, обладая такими-то ресурсами, можем занять все 30%».

• R – Relevant. Согласованность и важность целей – цель должна соизмеряться с основными целями компании и с ее планами. Действия цели по методу SMART должны помогать выполнению главной миссии предприятия. Важна также согласованность по ресурсам и сотрудникам.

Вопросы: «Для чего необходим этот результат? Мы это делаем, чтобы что? Соответствует ли эта цель стратегическим целям и миссии компании? Как сочетается и не противоречит ли эта цель другим задачам?».

Пример: «Именно отдел сопровождения договоров способен помочь исследовать запросы клиентов, чтобы повысить вторичные обращения в отдел продаж».

• T – Time bound. Определенность по срокам – при  целеполагании должен быть установлен конечный срок для промежуточных и для конечных итогов, по истечению которого будет ясно, насколько близок запланированный результат.

Вопросы: «Сколько времени нам нужно, чтобы добиться успеха? В какие сроки? Когда должен быть получен запланированный результат?».

Пример: «К 31 декабря 2020 года», «к дате экзамена в 6 семестре», «за 4 месяца с начала продаж», «за 1 год с начала запуска эфира».

3. Дерево целей. Эта схема целеполагания  разработана американскими исследователями Расселом Акоффом и Чарльзом Чэрчменом как инструмент системного анализа.

Ее суть заключается в том, чтобы определить генеральную цель, цели первого и второго порядка, подцели, проблемы, задачи, а также сформировать взаимосвязь между ними. Методика предполагает создание визуальной модели целей в виде дерева – важны последовательность, упорядоченность, наглядность. В верхней части на большом листе бумаги пишется главная цель, на втором уровне размещаете цели первого, а затем второго порядка, которые помогают ее достичь. Параллельно на каждом этапе прописываются ресурсы, которые необходимы для реализации целей. Этот инструмент хорошо использовать не только для индивидуальной работы с целями, но и для коллективного целеполагания, превратив его в отличную командную активность для круглого стола.

Вариант универсального дерева целей (на примере риэлтерской фирмы):

4. Технология интеллектуальных карт. Ее также называют майндмэпингом (от англ. «mind maps»). Методика целеполагания разработана британским психологом Т. Бьюзеном. Он предложил ставить цели с помощью прямых ассоциаций. Ассоциативное мышление, основанное на образах, сенсорике и интуиции, генерирует идеи быстрее и точнее. Вот как это работает при целеполагании: надо изобразить главную цель на бумаге. Например, если цель – купить автомобиль, его рисуют как можно детальнее. Затем также ярко и образно изображается то, что поможет достичь цели. В случае с авто это денежные средства, место на парковке, поход в автосалон, свежие знания ПДД и т.д. С каждой подцелью делается то же самое: изображаются ассоциативные образы, которые помогут ее реализовать. Например, деньги на авто могут ассоциироваться с новой работой, кредитом, выигрышем в лотерею и т.д. Рисовать надо как можно подробней и выразительней, стараться оформить мысли коротко и ясно, соблюдать иерархию, использовать номерную последовательность.
5. Колесо баланса. Еще один метод, основанный на визуализации. Предложен Полом Майером. Заключается в следующем: рисуется круг, а внутри его линии, проходящие лучами через центр. Это шкалы ценностей — те сферы, где необходимо достичь определенных целей: здоровье, состояние, семья, отношения с коллегами и т.д. Названия и число шкал вы определяете сами. Это может быть что угодно – перечень партнеров фирмы, названия компаний конкурентов или разные подразделения, с которыми надо наладить кросс-коммуникацию. Далее по 10-бальной шкале оцениваются достижения или уровень удовлетворенности проработкой каждого луча (вопроса), на соответствующем расстоянии от центра ставится точка.  Отмеченные на шкалах точки соединяются замкнутой линией. Внутри круга должна получиться фигура, которую следует заштриховать. Область, оставшаяся незакрашенной, – это зоны роста для постановки целей. Для этой области необходимо написать подробный action-план по изменению ситуации.

6. Метод Брайана Трейси. Американский бизнес-тренер предложил простой способ, как выбирать приоритеты. Составляется список значимых целей и обязательно фиксируется на бумаге. На этом этапе важны конкретность и четкость формулировок. Когда список готов, человек перечитывает каждую цель и представляет ситуацию, будто она уже реализована. Внимательно следит за своими ощущениями, запоминает их. Те цели, которые вызывают наиболее яркие впечатления, приятные чувства и в большей степени изменяют жизнь или бизнес в лучшую сторону, следует включить в число приоритетов.  Это значительно повышает мотивацию на выполнение даже сложных задач  и отлично используется как инструмент целеполагания не только для руководства, но и для линейного персонала.
7. Метод Айви Ли. Айви Ли считается основателем направления связей с общественностью – Public Relations (PR – пиар). Метод считается простым и эффективным, поэтому часто используется в менеджменте. Ли в доступной форме объясняет, как достичь максимальной продуктивности в организации. Хотя многих смущает такая простота, но психологически это объяснимо – люди пытаются усложнить свою жизнь, поэтому способы решения проблем ищут достаточно сложные. Между тем все гениальное – просто. В конце каждого дня нужно составлять список самых важных дел на завтра, не более шести. Распределить дела в порядке значимости. Утром следующего дня не распыляться, сосредоточиться на первой важной задаче. Пока она не будет решена, не следует браться за следующую. Затем решаются следующие запланированные задачи по мере их важности. Если остаются какие-то дела нерешенными, они переносятся в список важных дел на следующий день.
8. Целеполагание по системе сбалансированных показателей (BSC). Авторы – Дэвид Нортон и Роберт Каплан, привязали к каждой цели компании конкретные показатели. Методика применима к компаниям в рамках стратегического подхода управления бизнесом по целям. Такой подход позволяет понять, насколько на данном этапе развития реализована цель. Схематично реализация технологии BSC выглядит так: стратегические цели компании конкретизируются и разделятся на подзадачи, которые связываются между собой в стратегической карте. К каждой задаче подбирается свой измеримый показатель. Методика достаточно сложна, но результативна.

Этапы целеполагания

Независимо от того, какая методика будет выбрана руководителями для достижения целей компании, нужно будет пройти следующие этапы целеполагания:

• Определить потребности и мотивы – подумать, что больше всего «заводит», что дает энергию и вызывает интерес. На этом этапе необходимо сформулируйте основные жизненные ценности. У компаний целеполагание может начинаться с определения миссии, видения и описания текущей ситуации.
• Выбрать подходящую технологию целеполагания. Лучший способ сделать это – попробовать несколько методик или сразу все.

• Определить важные задачи и действия, которые нужно сделать для достижения целей. Внести эти задачи в календарь с указанием срока выполнения. Это позволит занять время в календаре для выполнения важных задач и сосредоточиться на их выполнении. Планирование дисциплинирует, организует и повышает ресурсность.

• Реализовать методику, отмечая сложности и победы, с которыми придется столкнуться, чтобы использовать полученный опыт в дальнейшем. Этот этап предусматривает анализ реализации плана. Если цели в нем долгосрочные, проводить ревизию результатов рекомендуется с периодичностью в 90 дней: с одной стороны, этот срок позволяет увидеть прогресс; с другой, за это время еще не успеет сместиться фокус с цели.
• Обстоятельства меняются, что требует изменений в плане: содержании выбранных действий и их последовательности. Для успешной реализации целей необходимо регулярно контролировать промежуточные результаты, проводить апдейт (обновление) действий, контролировать выполнение и корректировать план, если это необходимо. Есть специальные платформы и приложения, позволяющие делать это в режиме онлайн.

Система целеполагания – принципы

1. Любой вид деятельности изначально – это неосознанная потребность. Простой пример – сон, дыхание или прием пищи. Это базовые потребности, без удовлетворения которых человек не сможет жить. Каждая цель имеет мотив. В его роли выступают осознанные потребности. В какой-то момент мотивы начинают соперничать между собой. В такие моменты человеку нужно выбрать один, самый главный или же приоритезировать их. Тот, что будет на первом месте, и является целью.
2. Цель появляется только после того, как намерение приобретает четкие очертания. Возможно, поначалу они не будут иметь ничего общего с реальностью и будут похожи на мечты. Для выбора цели используются привычные внутренние механизмы прогнозирования. Здесь не помешает оценка рисков  и вариативность планов достижения целей. Спрогнозированный результат часто отличается от достигнутого и это нормально.
3. Целеполагание требует составления плана по достижению цели. Но здесь также сложно что-то предсказать со 100% точностью. Вероятно, появятся трудности и препятствия – отнестись к ним надо не как к проблемам, а как к новым задачам. В процессе достижения целей могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Поэтому составить идеальный план невозможно.
4. Четкие цели имеют бОльшую мотивацию. Чем сильнее мотивация вначале, тем больше исказится субъективная вероятность цели позже. Многим кажется, что если сильно захотеть, можно достичь любой цели. Однако на самом деле это утверждение работает только для краткосрочных желаний. С долгосрочными желаниями ситуация обстоит гораздо сложнее. Процесс достижения может вызвать усталость и разочарование. Чем ближе цель, тем сильнее мотивация, тем больше усилий прикладывает человек. В психологии это явление называется градиентом цели.
5. Цели должны иметь конкретную формулировку и не должны дублировать друг друга, при формулировании целей не используйте предлог «не». Пример, неправильной формулировки: хочу не болеть в новом году. Пример хорошей формулировки: хочу быть здоровым в новом году.
6. Целей первого порядка не должно быть больше четырех, в идеале не более трех, цели делятся на подцели и задачи, каждая цель должна иметь срок исполнения. Цели, подцели и задачи должны быть зафиксированы на бумаге или в электронном виде.

Нарушение целеполагания, планирования, оценки и самоконтроля часто приводят к хаосу и бесполезным сверхусилиям в бизнесе или жизни. Компании или отдельно взятый человек просто плывут по течению и не достигают тех результатов, которые могли бы быть достигнуты при уже вложенных ресурсах. Целеполагание – это упорная, продуманная деятельность, которая в итоге приведет к желаемому результату. 

Как мотивировать себя к достижению жизненных целей

Узнать больше из журнала «Коммерческий директор»