Матрица Эйзенхауэра: как не погрязнуть в потоке дел и сосредоточиться на том, что важно

Что такое матрица Эйзенхауэра

Не все из нас умеют эффективно управлять своим временем. Многие склонны делать выбор в пользу далеко не самых важных задач. Иногда мы и вовсе впадаем в ступор от общего количество дел – их столько, что непонятно, за что браться в первую очередь. Справиться с этим помогут проверенные инструменты планирования, один из которых – матрица Эйзенхауэра.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – это метод тайм-менеджмента, который помогает планировать ваше рабочее и свободное время. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение. Считается, что матрицу придумал 34-й президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр для облегчения процесса принятия решений. Популярным этот метод стал в конце 1980-х благодаря коучу Стивену Кови, который описал его суть в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Цель матрицы Эйзенхауэра – быстро рассортировать дела и выделить среди них те, на которых следует сфокусироваться в первую очередь. Суть этого метода в распределении задач по важности и срочности. Все задачи по матрице Эйзенхауэра вносят в специальную схему, состоящую из четырех полей. У вас получится наглядный список дел, в котором они распределены по критерию приоритетности выполнения: от самых важных и срочных до имеющих наименьшую ценность. Так вы увидите, сколько всего задач, что необходимо сделать прямо сейчас, а что можно отложить на потом. Вам будет проще прикинуть, сколько времени потребуется на каждую из задач. Вы не будете отвлекаться на бесполезные дела и сосредоточитесь на том, что действительно важно в настоящий момент.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра в том, что это простой и при этом эффективный метод, которой не требует большого количества времени и специальной подготовки: достаточно составить общий список дел и рассортировать их по двум критериям. Матрица Эйзенхауэра позволяет быстро распределить задачи, даже если их очень много – это снижает эмоциональную нагрузку. Ее строят, чтобы облегчить работу над проектом, подготовиться к ремонту, переезду или путешествию, просто грамотно организовать свой ежедневный трудовой процесс. Этот способ подойдет всем, кто хочет навести порядок в личных и рабочих вопросах, а также научиться составлять расписание и управлять своим временем. Поработав какое-то время с матрицей Эйзенхауэра, вы в целом прокачаете свои навыки эффективного планирования, научитесь расставлять приоритеты и больше успевать.

Как выбрать распорядок дня и успевать вдвое больше

Выявить свои наиболее продуктивные часы и понять, какие задачи и в какое время лучше выполнять, поможет теория ученого Майкла Бреуса. Узнайте из рекомендации Системы Продажи, как определить свой хронотип, и получите оптимальное расписание рабочего дня, с которым ваша продуктивность вырастет вдвое.

Изучить метод

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Составьте список всех дел, которые необходимо выполнить. Затем найдите подходящее поле для каждого дела. Чтобы распределить задачи по матрице Эйзенхауэра, оцените их по двум критериям:

• Это важно.
• Это срочно.

Начинайте расставлять задачи по матрице Эйзенхауэра: внесите каждую из них в соответствующий сектор.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочно и важно.
2. Не срочно и важно.
3. Срочно и не важно.
4. Не срочно и не важно.

Рассмотрим подробнее каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант A: важные и срочные задачи

Эти дела занимают наивысшее место в шкале приоритетов. Их выполнение критически важно для достижения цели. Выполнить их можете только вы сами. Некоторые из них приходится выполнять не столько для достижения результата, сколько для поддержания стабильного состояния, избегания больших затруднений. Несвоевременное выполнение таких задач приводит к быстро наступающим негативным последствиям и ставит под угрозу работу всей команды, весь проект, безопасность, а порой здоровье и жизнь человека.

Эти задачи обычно имеют жесткие сроки (дедлайны). В этот сектор могут попасть и дела, которые изначально не были срочными. Но поскольку их вовремя не выполнили, например, забыли или сознательно оттягивали до последнего дня, они требуют внимания к себе прямо сейчас – дальше откладывать уже не получится. Вот только теперь их придется выполнять в спешке и панике. Сюда же, в сектор A, попадают разного рода форс-мажоры – непредвиденные задачи, которые появились внезапно и требуют неотложного решения.

Матрица Эйзенхауэра – примеры дел из квадрата A:

• подготовить отчет для срочного совещания;
• перезвонить крупному клиенту;
• успокоить разъяренного клиента;
• встретить инспектора из налоговой, который пришел с внеплановой проверкой;
• забронировать авиабилеты для сотрудника, который летит в командировку;
• подменить коллегу, который заболел;
• срочно пройти медицинское обследование при резких болях в сердце.

Как поступить с задачами из сектора A: выполнить прямо сейчас или в течение 1-2 дней, прежде всех других дел.  

Квадрант B: важные, но не срочные задачи

Это повседневные дела, которые относятся к текущей деятельности на работе или дома. Они тоже важные и тоже имеют отношение к вашим целям, но долгосрочным. Выполнять их можно без спешки, в комфортном темпе. Выполнить дела из категории B можете только вы сами. Обычно они связаны с профилактикой, ростом и развитием. Это «инвестиция» в ваше будущее.

Риск в том, что у этих дел иногда нет конкретного срока выполнения, поэтому есть соблазн отложить их в долгий ящик. Они действительно не «горят», но забывать о них нельзя – иначе они рискуют перейти в квадрант А, и решать их придется в экстренном порядке. Например, если заранее не заказать билет на самолет, то покупать его придется по завышенной цене и невыгодному тарифу. Или вовсе не получится улететь в намеченную дату. Если пропустить плановый ежегодный визит к стоматологу, то идти к нему придется с острой болью. 

Примеры задач из сектора B:

• написать статью;
• создать регламент;
• актуализировать клиентскую базу;
• подготовиться к презентации, которая состоится через неделю;
• пройти учебный курс;
• оплатить коммунальные услуги;
• пройти плановый медосмотр.

Как поступить с задачами из сектора B: решить, когда вы их выполните, внести их в ежедневник и выполнять в спокойном темпе, не затягивая и помня про дедлайн.

Квадрант C: срочные, но не важные задачи

Эти дела «маскируются» под срочные. Их на самом деле легко спутать с задачами из квадранта A, но есть существенное отличие: выполнение дел из сектора C никак не приблизит вас к достижению цели и не скажется на результатах вашей работы. Наоборот: акцент на них снижает вашу эффективность. По сути это отвлекающие факторы, которые мешают сосредоточиться на действительно важных делах. Задачи из квадранта C не всегда необходимо выполнять лично и прямо сейчас. Они нередко связаны не с вашими собственными целями и планами, а с ожиданиями от вас со стороны других людей.  

Примеры задач из сектора C:

• проверить электронную почту;
• выслушать сотрудника банка, который звонит вам с «интересными условиями»;
• изучить коммерческое предложение, по которому «срочно ждут ответа»;
• «по дружбе» помочь коллеге, который отвлекает вас от вашей работы, хотя вполне мог бы справиться сам;
• договориться с соискателем о дате собеседования – это может сделать помощник руководителя;
• «срочно» посмотреть рецепты салатов, которые прислала мама.  

Как поступить с задачами из сектора C: отложить на потом или делегировать.  

Как управленцу повысить личную эффективность

Квадрант D: не срочные и не важные задачи

Это легкие и приятные дела, выполнение которых не приносит нам никакой пользы. Мы переключаемся на них, когда прокрастинируем или когда мозг перегружен и хочется расслабиться и отдохнуть. Примечательно, что именно эти дела отнимают больше всего времени – нередко мы часами «залипаем» на них. Опасность «поглотителей времени» в том, что они мешают выполнять задачи из квадрантов A и B. В долгосрочной перспективе они препятствуют достижению важных целей. Но и совсем без них нельзя – периодически необходимо отдыхать и отвлекаться от работы. 

Примеры занятий из сектора D:

• социальные сети;
• серфинг в интернете;
• компьютерные игры; 
• просмотр фильмов и роликов на YouTube;
• общение в мессенджерах;
• сортировка писем;
• разговоры с коллегами.

Как поступить с задачами из сектора D: отложить, не боясь каких-либо последствий, и выполнить, когда будет свободное время.

Как помочь сотрудникам справиться с выгоранием

Руководители, если замечают усталость персонала, стараются помочь, но не подозревают: «лечить» всех сотрудников одинаково – тупиковый путь. Метод, который подойдет одним, ускорит выгорание других. Чтобы обратить выгорание на пользу бизнесу, сначала определите с помощью теста (образец документа в материале Системы Продажи), на какой стадии профессионального истощения находится сотрудник. От этого будут зависеть способы «лечения».

Узнать способы

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов помогает визуализировать задачи и принять решение о том, за что браться в первую очередь.

Основная сфера применения модели – тайм-менеджмент. Ее используют, чтобы составить расписание для себя и всей команды. Кроме того, она помогает понять, на что вы в принципе тратите свое время. Когда вы распределите задачи по квадратам, посмотрите, сколько дел попали в каждый из них, нет ли перекосов. Последовательно разберитесь с каждой категорией матрицы Эйзенхауэра.

Квадрат A

В секторе «важное и срочное» матрицы Эйзенхауэра в норме должно быть не более 2-3 задач. Если большая часть ваших дел попадает в квадрат А, это сигнализирует о проблемах с расстановкой приоритетов и делегированием, неумении верно оценивать время, необходимое на каждую задачу. Вы берете на себя больше, чем в состоянии выполнить. Задачи копятся, сроки истекают, вы впадаете в отчаяние. Так недолго заработать хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над своей жизнью. Честно себе признайтесь: вы не успеваете. Действительно ли все эти дела необходимо вносить именно в квадрат важности и срочности? А может, от части проектов и вовсе стоит отказаться – совсем или на время? Все равно вы не успеете закрыть их в срок.

Бывает так, что в квадрат А регулярно поступают задачи извне – от коллег или начальства. В этом случае необходимо поговорить с руководством, отладить рабочий процесс, поменять рабочий план, перераспределить нагрузку.

15 секретов управления временем, Кевин Круз

Скачайте обзор книги о планировании времени в Системе Продажи.

Скачать бесплатно

Квадрат B

Если большинство задач попали в этот сектор, все идет хорошо: вы спокойно и последовательно, без авралов и нервотрепки, работаете над тем, что важно для вашего развития. Старайтесь и дальше поддерживать такое положение дел. Чтобы не забывать про задачи из квадрата B, внесите их себе в расписание и настройте напоминания. В конце каждой недели отмечайте, что удалось выполнить и что остается на следующую неделю.

Квадрат С

Помните, что эти дела сбивают с пути: они только кажутся важными. Часто мы беремся за эти мелкие задачи вместо выполнения важных дел из категорий A и B. При этом создается иллюзия занятости и продуктивности, но по факту – бессмысленная суета. Вас накрывает состояние «белки в колесе»: вроде бы весь день что-то делаете, но почему-то нет результата и нет удовлетворения. Решение: минимизировать время, которое вы отводите на дела из этого квадрата. Установите для себя четкие правила: например, проверять почту два раза в день – утром и во второй половине дня. Чтобы не отвлекаться, отключите уведомления от мессенджеров. По возможности старайтесь делегировать эти задачи – личным ассистентам, подрядчикам. Помогает и автоматизация процессов.

Квадрат D

Если вы занимаетесь преимущественно этими делами, то это эскапизм, прокрастинация и бегство от проблем. В этом случае необходимо разобраться с причинами и четко ограничить время на эти занятия в течение дня. Но с этим квадратом бывает иная проблема – зачастую он оказывается пуст. Это характерно для гиперответственных трудоголиков, которые считают неприемлемым тратить свое время на отдых и разного рода глупости. Да, бывает и так, что при прохождении сложного периода действительно нужно напрячься и поработать интенсивно. Например, во время сдачи готового проекта. Но пребывание в таком состоянии всю жизнь чревато серьезными проблемами со здоровьем: долгое отсутствие отдыха приводит к снижению мотивации, выгоранию, тревожным и депрессивным расстройствам. Все-таки необходимо вносить пару дел в квадрат D и без зазрения совести уделять им свое свободное время.

Советы по работе с матрицей планирования Эйзенхауэра

1. Если ситуация экстренная и на первый план выходят сроки, начинайте заполнение матрицы с важных и срочных задач (A). Далее заполните сектор B (работу по текущим вопросам и проектам) и только после этого оставшиеся поля. При нормальном рабочем процессе заполнять матрицу начинают с сектора B и потом смотрят, какие из дел можно перенести в сектор A.
2. Установите лимит для каждого сектора. Например, не больше 5 задач (в секторе A – не больше 2-3). Не добавляйте новую задачу, пока не выполните одну из текущих.
3. Не заполняйте под завязку категорию A. Обязательно оставляйте «окно» на случай форс-мажора.
4. Помните, что самый значимый результат приносят дела из группы B – важные, но не срочные. Это те цели, которые влияют на успех бизнеса или проекта в долгосрочной перспективе. 
5. Квадрат C наглядно покажет вам, что (кто) отвлекает вас от намеченного курса. 
6. Помните, что не все дела нужно выполнять самостоятельно. У вас как у руководителя есть ресурсы – ваши сотрудники. Если вам трудно дается делегирование, сравните стоимость рабочего времени руководителя и рядового сотрудника – если задачу будет решать сотрудник, это обойдется компании в 1,5-2 раза дешевле.
7. Задачи из одного квадрата могут переходить в другой, если меняется ситуация или ваши жизненные приоритеты. Это нормально. Если вы выгорели и чувствуете, что вам срочно необходим отдых, то дела из сектора D вполне могут быть перемещены в сектор A.

Чтобы правильно распределить задачи по квадрантам, нужно правильно оценить их приоритетность. Приоритет задач по матрице Эйзенхауэра может определить только тот, кто ее составляет, исходя из своего опыта и личных оценок. В этом заключается главная трудность: как правило, мы склонны преувеличивать и считать, что большинство наших дел – важные и срочные. В результате они вносятся не в те секторы таблицы приоритетов, в которые следовало бы.

Недостаток работы с матрицей Эйзенхауэра в том, что она требует навыков постановки целей и знания своих жизненных ценностей. Без этого вы рискуете большую часть дел вписать в квадраты A и B и эмоционально выгореть от такого количества срочных и важных дел. Если ваши ценности и цели формируются под влиянием мнения окружающих, то многие задачи также могут попасть в квадраты A и B, тогда как на самом деле они не важны для вас и в лучшем случае заслуживают места в квадрате C.  

Дадим пару советов о том, как определять действительно важные задачи по матрице Эйзенхауэра:

1. Не спешите сразу вносить задачу в сектор A и бросаться ее выполнять. Возьмите паузу. Вероятно, что по ее истечению вы посмотрите на эту задачу другими глазами. 
2. Чтобы оценить степень важности задачи, вы должны четко знать свои основные цели и ценности на данный момент. Например, финансовое благополучие, здоровье, восстановление после тяжелого периода. Если задача соотносится с вашими ценностями и ведет к достижению определенных вами целей, то она важная.
3. Для того чтобы определить срочность задачи, оцените последствия «неделания»: что произойдет, если ее не выполнить вовремя? Не выполнять совсем? Если никого не уволят, не остановится производство, не случится наплыв недовольных клиентов, не закроется фирма, все останутся живы и здоровы – задача не такая уж и срочная.
4. Если у вас остаются сомнения, вспомните, как вы решали аналогичные задачи. Задайте себе три вопроса:

• Что бы случилось, если бы я не решил эту задачу в срочном порядке?
• А была ли она при этом важной?
• Кроме меня ее мог решить кто-то другой?

Цели и задачи по SMART: как поставить и когда использовать

Николай Витязев, эксперт Системы Генеральный Директор (Актион Управление)

SMART – это стандарт постановки целей, с помощью которого вы сможете поделить цель на подцели и выстроить понятный алгоритм их достижения. Кроме того, он позволяет мониторить точки контроля. В решении Системы Продажи вы узнаете, как ставить цели по технологии SMART, для каких случаев она подходит и почему не всегда работает.

Узнать подробнее

В каких программах можно построить матрицу Эйзенхауэра

Самый простой вариант – начертить схему от руки на листе бумаги или на планшете. Матрицу Эйзенхауэра можно составить и в виде таблицы Excel – главное, чтобы именно вам было удобно ей пользоваться. Для наглядности каждый из четырех секторов можно выделить разными цветами. Внутри секторов задачи можно дополнительно промаркировать с точки зрения приоритетности: А1, А2, В1, В2 и так далее.

Существуют специальные онлайн-сервисы для создания матриц:

• Trello. Есть разные форматы – to-do-list, канбан-доска, календарь, таблица, карта. По форме это не матрица Эйзенхауэра, но сервис позволяет составить список дел с дедлайнами и отмечать приоритеты с помощью меток. По меткам можно фильтровать карточки с заданиями, чтобы просматривать только нужные вам.
• Evernote. Есть специальный шаблон матрицы Эйзенхауэра. Чтобы работать с ним, необходимо зарегистрироваться.
• Todoist. В сервисе можно маркировать задачи с помощью меток @важно и @срочно.
• Notion. Есть шаблон на английском языке. Необходимо зарегистрироваться и скопировать шаблон у автора.
• Eisenhower.me. Есть бесплатное веб-приложение и шаблон в pdf.

Для командной работы удобнее именно онлайн-сервисы. Дополнительно в них можно отслеживать ход выполнения задач.

Есть и приложения для смартфонов:

• E-matrix;
• Todo List;
• Improve My Life;
• Focus Matrix (для айфонов).

Как выглядит готовая матрица Эйзенхауэра: шаблон и пример

Создадим матрицу Эйзенхауэра для Project Manager, который руководит командой по разработке нового продукта. Проект находится в начальной стадии. Готовая матрица выглядит так:

Матрица Эйзенхауэра – простой и наглядный инструмент планирования, который помогает разобраться даже с большим количеством дел. Она помогает выделить важные дела и не тратить время на второстепенные. Суть метода в том, чтобы расставить приоритеты и рассортировать задачи на четыре категории:

• важные и срочные (A);
• важные, но не срочные (B);
• срочные, но не важные (C);
• не срочные и не важные (D).

Вы получаете удобный список дел, из которого видно, за что браться в первую очередь. Матрицу применяют в тайм-менеджменте. Она просто в использовании, но необходимы навыки в определении целей, расстановке приоритетов и верной оценке срочности задач.