Заказ-наряд на выполнение работ в автосервисе – это документ, который составляется организацией, оказывающей услуги СТО в сфере ремонта автомобилей, замены комплектующих или диагностики транспортного средства. В связи с тем, что форма документа не регламентирована на законодательном уровне, многие предприниматели сталкиваются с затруднениями при их заполнении.
Заказ-наряд на выполнение работ в автосервисе
Заказ-наряд на ремонт транспортного средства представляет собой одну из форм документального подтверждения взаимодействия между клиентом и обслуживающим его сервисным центром. Такой документ относится к первичной бухгалтерской документации, поэтому его также используют для аудита и составления финансовой отчетности предприятия.
Положения, прописанные в заказ-наряде, гарантируют сервисному центру осуществление оплаты клиентом оказанных услуг, связанных с ремонтом автомобиля. Заказ-наряд позволяет провести финансовые операции между физическим и юридическим лицом при помощи банковского перевода или наличными средствами.
Форма заказ-наряда для автосервиса заменяет сразу несколько важнейших документов:
- Акт договорных обязательств. Это документ, где отражена информация о подтверждении обязательств сервисного центра осуществить услуги, а в случае с клиентом – его обязательство оплатить услуги и любые необходимые для ремонта запчасти. Акт заверяется подписями сторон.
- Расчет стоимости услуг сервисного центра. В этом бланке подробно описана вся информация, связанная непосредственно с выполненными работами специалистов сервисного центра. Здесь также указывают общую стоимость запчастей, которые были использованы при ремонте транспортного средства.
- Техническое задание. Отражает полный перечень услуг, которые будут оказаны клиенту, и список комплектующих.
В то же время необходимо подчеркнуть, что заказ-наряд ни в ком случае не может заменить акт о выполненных работах сервисного центра. Документ содержит либо планируемые работы, либо исполненные услуги СТО совместно со списком материалов для ремонта автомобиля. Таким образом, заказ-наряд, акт выполнения работы и получение-приемка транспортного средства – это три основных документа, которые должны использовать любые сервисные центры.
В перечень наиболее распространенных услуг, когда понадобится заказ-наряд, входят:
- Дилерское техническое обслуживание – это полный комплекс услуг, осуществляемый в рамках обслуживания в течение первых трех лет эксплуатации после приобретения автомобиля.
- Замена отдельных составляющих – установка новых агрегатов, генераторов, монтаж радиатора, замена свечей и др.
- Пакетное дооснащение – установка дополнительных модулей в штатную комплектацию транспорта.
Одно из главных преимуществ оформления такого документа заключается в том, что компания получает возможность обезопасить себя от потенциального риска столкнуться с мошенником в лице клиента, закрепляя с ним юридические отношения. То же самое относится и к клиенту. Таким образом, наличие заказа-наряда выгодно для обеих сторон. К другим преимуществам использования документа можно отнести следующие:
- Значительная экономия времени за счет упрощения документооборота.
- Возможность собрать базу данных для предоставления индивидуальных предложений в будущем.
- Оптимизация и ускорение бизнес-процессов сервисного центра.
- Гарантированная безопасность совершения сделки.
Когда можно не оплачивать некачественный ремонт
Что делать, когда контрагенты обещают быстро и качественно выполнить ремонт, но по итогам сдают объект с недостатками? Узнайте из редакции Системы Генеральный Директор, когда можно не оплачивать некачественный ремонт.
Заказ-наряд используют как в досудебном порядке, так и во время гражданских разбирательств в судебном зале. Приведем наиболее типичные ситуации:
- Сервисный центр использовал бракованные комплектующие во время ремонта. Заказ-наряд устанавливает, что СТО обязуется контролировать качество используемых им запчастей, поэтому возникновение дефектов или браков недопустимо. В то же время снимается ответственность с самого сервисного центра, если запчасти были доставлены клиентом и оказались некачественными.
- Сервисный центр получил грязный автомобиль. Проблема заключается в том, что грязь на отдельных элементах транспортного средства зачастую скрывает повреждения, которые и привели к возникновению поломки. Поэтому в заказ-наряде заранее прописывают, в каком состоянии автомобиль поступил в сервисный центр.
- Сервисный центр нарушил сроки ремонта или технического осмотра. Для того, чтобы избежать такой ситуации, в заказ-наряде указывают дату окончания ремонта, которая в свою очередь закрепляет права клиента на получение всех услуг. В случае, если они не были выполнены к указанному сроку, он имеет право на компенсацию за неустойку.
Заказ-наряд – это неотъемлемая составляющая документооборота для любого сервисного центра, который занимается обслуживанием транспортных средств, поскольку во много раз улучшает и оптимизирует взаимоотношения с клиентом.
Как доказать, что контрагент оказал некачественные услуги
Узнайте из редакции Системы Генеральный Директор, можно ли отказаться от договора и не платить, если вам оказали некачественные услуги.
Когда нужно и не нужно применять заказ-наряд
Использование заказ-наряда как одного из бухгалтерских документов сервисного центра для составления финансовой отчетности регламентировано ФЗ-54 от 22 мая 2003 года. Печатаются бланки заказ-наряда на ремонт автомобиля в ограниченном количестве, а пустые формы хранятся либо в бухгалтерии, либо у руководителя.
Документ оформляют, если речь идет об оказании сервисных услуг клиентам. Однако существуют также и определенные задачи, которые сотрудники сервисного центра могут выполнить и без составления заказ-наряда. Это прежде всего менее масштабные работы:
- мойка транспортного средства;
- диагностика автомобиля на предмет наличия неполадок;
- подкачка шин.
Проще говоря, если сервисный центр оказывает незначительные услуги или продает мелкие товары, то составлять заказ-наряд не потребуется. Использование документа оправдано только в том случае, если идет крупный расход материалов или осуществление серьезных услуг, требующих большого количества времени.
В противном случае СТО может ограничиться составлением документов, чтобы оформить заказ покупателя: квитанция или стандартный кассовый чек, выданные клиенту прямо в день совершения покупки. То же самое касается и ситуации, когда клиент сам пользуется оборудованием сервисного центра, например, самостоятельно подкачивает шины.
Как оформить кассовый чек
В законодательстве прописаны обязательные требования к реквизитам кассового чека и способам, как его оформить. Если чек оформить не по правилам, то могут посчитать, что вы нарушаете порядок применения ККТ, и выписать штраф. Узнайте подробнее о правилах оформления кассового чека в рекомендации Системы Генеральный Директор.
Как оформить заказ-наряд на ремонт автомобиля
Заказ-наряд как один из видов бухгалтерских документов позволяет проконтролировать процесс расхода денежных средств сервисного центра и его материалов, поэтому он содержит в первую очередь информацию о стоимости услуг и материалов, использованных при ремонте транспортного средства. Заказ-наряд оформляется и на производственных предприятиях, чтобы распланировать расход финансовых средств.
В сервисном центре заказ-наряд объединяет в себе сразу три ключевых документа: заявка на ремонт автомобиля, техническое задание и акт приема-передачи. Кроме этого, сервисный центр имеет право составить предварительный заказ-наряд на основе данных, полученных после первичной диагностики транспортного средства, а затем заполнить новый бланк, когда дефектовка автомобиля будет завершена. Станция технического обслуживания обязуется согласовывать с клиентом весь спектр предоставляемых услуг и материалов, запчастей, комплектующих, их общее количество и стоимость.
На данный момент российским законодательством не предусмотрено использование унифицированной формы заказ-наряда, поэтому его формат зависит от целей конкретного предприятия, его сферы деятельности и особенностей оказываемых услуг. В то же время документ должен содержать ряд обязательных пунктов.
Рассмотрим, как выглядит шаблон заказ-наряда для автосервиса:
- Номер и дата составления заказ-наряда – номер необходимо указать, ориентируясь на журнал, который ведут сотрудники станции технического обслуживания.
- Наименование и территориальное расположение СТО – это может быть юридическое название и адрес для организации, либо ФИО и сведения о государственной регистрации для индивидуальных предпринимателей.
- Данные о клиенте. Для физического лица – ФИО, адрес регистрации, контактные данные. Для юридического лица – полное наименование организации, адрес ее регистрации, ИНН и контактные данные.
- Данные о транспортном средстве, которое подлежит ремонту – его марка и модель, государственный номер, присвоенный в результате регистрации ГИБДД, номер VIN, год производства, пробег, комплектация.
- Сроки – дата приема заказа, сроки исполнения, а также промежуточные сроки завершения отдельных ремонтных работ при необходимости.
- Стоимость услуг и порядок их оплаты. При этом важно помнить, что клиент имеет право отказаться от выплаты работы, если они не согласованы с СТО.
- Перечень конкретных услуг и запчастей. Сервисный центр не имеет права включать в список дополнительные работы, если они не были заранее согласованы с заказчиком. Чтобы подтвердить этот факт, клиенту необходимо заверить заказ-наряд собственной подписью. Что касается запчастей и комплектующих, а также других вспомогательных материалов, то важно указать их общее количество и стоимость. Если клиент предоставил их самостоятельно, то сервисный центр оставляет за собой право попросить предоставления сертификатов соответствия таких запчастей или других документов, при помощи которых СТО может удостовериться в их качестве.
- Гарантийные сроки. Устанавливаются сервисным центром.
- Дополнительная информация. Дата принятия автомобиля для выполнения услуг, разновидность ремонта, данные о диспетчере и мастере, статус исполнения услуги.
- Должность и данные сотрудника, принявшего заказ, и подпись клиента.
Помимо основных данных в заказ-наряд можно добавить больше информации, если этого потребует клиент. То же самое может сделать и мастер, если во время ремонта он выявил больше неисправностей, о которых не знал клиент и ремонт которых не был оговорен в заказ-наряде. Их можно отразить в рекомендациях. Такой шаг позволит сервисному центру обезопасить себя в случае возникновения претензий со стороны клиента, а тот сможет запланировать для себя еще один визит в СТО.
Выполненные заказ-наряды компания хранит в отделе бухгалтерии в течение пяти лет. По истечении этого срока документы могут быть уничтожены, если это соответствует политике предприятия. Все это время заказ-наряды хранятся в специальном хранилище.
Составить заказ-наряд на ремонт автомобиля сотрудник автосервиса может как в Word, так и в Excel. В первом случае достаточно воспользоваться шаблоном офисного документа и при необходимости добавить в него блоки с дополнительной информацией. Однако Excel имеет больше преимуществ: так, функционал программы позволяет перечислить наименование ремонтных работ, комплектующих, запчастей, каждого исполнителя и стоимости в удобной таблице.
Заказ-наряд составляют в трех экземплярах:
- Первый экземпляр используется как первичный документ бухгалтерского учета. Отдел бухгалтерии применяет его для расчета полученных от клиента денежных средств и начисления заработной платы сотрудникам сервисного центра.
- Второй экземпляр заказ-наряда нужен для того, чтобы автосервис мог осуществить списание использованных материально-производственных запасов, которые были применены во время осуществления ремонтных работ.
- Третий экземпляр – это по сути квитанция, которую клиент сервисного центра получает вместо договора об оказании услуг.
Кроме этого, необходимо также сделать четвертый экземпляр, который является копией – этого требует налоговая служба.
