Как оптимизировать бизнес-процессы в огранизации: методы и примеры

Что такое оптимизация бизнес-процессов

Понятие произошло от латинского термина «optimus», что в переводе означает наилучший. Это поиск самого выгодного положения среди взаимоисключающих условий. Впервые о понятии заговорили в 80-х годах прошлого века.

До этого в компаниях применялся функциональный метод руководства:

• компании делились на подразделения, исполняющие разные задачи;
• подразделения находились под строгим контролем руководства.

Достижение результата происходило медленно и хаотично. Поэтому позднее схема стала неэффективной. Менеджеры перестали тратить личное время и ресурсы на внутренние задачи подразделений и их поэтапную коммуникацию. Приоритетнее становится идея достижения лучшего результата.

Курс «Изменение бизнес-процессов в условиях пандемии»

Программа Школы генерального директора рассказывает о срочных антикризисных мерах для сохранения бизнеса.

Записаться на курс

Оптимизация бизнес-процессов отличается от термина «реинжиниринг»:

1. Оптимизация бизнес-процессов – это частичное улучшение внутренних задач, которое выполняется путем устранения видимых недостатков. Недостатками могут быть петли информации, повтор функций.
2. Реинжиниринг подразумевает резкое улучшение основных показателей фирмы, оптимизирование представляет непрерывную операцию, затрагивающую узкую область. Оно характеризуется постоянными рисками и нуждается в меньшем времени выполнения.

Оптимизация бизнес-процессов в организации подразумевает изменение ее организационной структуры, так как выполнятся перераспределение задач подразделений. Это непосредственная разработка и осуществление мероприятий по реорганизации направлений деятельности фирмы. Поэтому она должна подкрепляться соответствующей распорядительной документацией.

Оптимизация бизнес-процессов – это порядок действий, обеспечивающий:

• ускорение работы;
• упрощение деятельности;
• повышение эффективности;
• минимизацию издержек;
• повышение производительности;
• результативность;
• достижение побочных итогов.

Оптимизация бизнеса способствует улучшению взаимодействия между отделами, росту эффективности и конкурентоспособности.

Какие процессы можно оптимизировать

В целом оптимизировать можно любой процесс, если есть цель достижения эффективности или устранения проблемы.

Когда начинать оптимизацию

Методы оптимизации бизнес-процессов необходимы, когда компания нуждается в улучшении деятельности.

Например, фирма может нуждаться:

• в снижении издержек,
• в сокращении цикла производства,
• в сокращении управленческих несоответствий,
• в принятии неотложных решений по устранению кризиса.

Необходимость оптимизирования подтверждается, когда сотрудники обнаруживают следующие признаки:

1. неоправданное расширение кадрового состава;
2. увеличение количества подразделений;
3. разобщенность подразделений, филиалов, отделов;
4. отсутствие общего механизма обмена данными;
5. долгое принятие решений;
6. некачественные результаты;
7. отсутствие единого контроля или чрезмерный контроль;
8. повышение психологической неустойчивости сотрудников, вызванное неточным перечнем функций и обязанностей.

Соответственно модернизация выражается в получении лучших результатов при минимальных затратах.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Оптимизация процесса – это мероприятие, состоящее из нескольких этапов. 

Формулировка цели

Необходимо определить требуемый итог и параметры для измерения. Как правило, на этом этапе разрабатывается стратегическая карта, включающая систему целей фирмы и параметров измерения.

Необходимо ответить на следующие вопросы:

• Что для компании значит «оптимально»;
• Какой итог необходим;
• Как измерить полученный итог.

Обеспечение стабильности

Важным условием оптимизирования является стабильность. Достижение цели должно происходить согласно выбранному подходу. Если путь нестабильный (не соблюдаются сроки, возникают непонимания и конфликты), необходимо упорядочить и регламентировать задачи.

На этом этапе происходит сбор стихийно происходящий событий компании.

Контроль и учет итогов

Этап подразумевает ведение статистики и контроль промежуточных итогов для анализа результатов продвижения.

Изменение управленческой системы

Необходимо детально изучить задачу, подлежащую оптимизированию. Сначала меняются внутренние процессы, а затем система мотивации, учета и передвижения информации.

Оптимизирование

Оптимизирование должно происходить в определенном порядке:

• Сначала совершенствуются основные задачи, которые связаны с получением и исполнением заявок. Их совершенствование обеспечит необходимый результат.
• Далее идут управленческие и дополнительные задачи.
• Если дополнительные (вспомогательные) и управленческие задачи подразумевают большие затраты, то следует начинать с них.

Отслеживание результатов

Цикл последний трех этапов можно повторять несколько раз.

Чтобы проделанные этапы дали требуемый результат, обновленные процессы должны быть закреплены не только во внутренней документации, но и в системе управления.

Ошибки в оптимизировании

Ошибки, в том числе критические, происходят на любом этапе оптимизирования бизнес-процессов в компании. Особое внимание следует уделять первому этапу, который касается сбора данных об уже существующих задачах.

Модернизация каждого бизнеса – сугубо индивидуальная проблема. Не получится по единому макету наладить работоспособность всех без исключения компаний, всех агентств, сервисных ремонтных центров, фабрик и производств. С другой стороны, сложившиеся в отрасли образцы модернизации и информация о подходах конкурентов тоже следует учитывать. Возможно, внешняя информация поможет критически посмотреть на проблему и поменять что-то радикально.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Пример 1

Методы оптимизации процессов и обеспечения качества заметно ускоряют работу компании. Рассмотрим конкретный пример, где модернизация принесла заметную пользу:

Смысл модернизации состоит в следующем:

• раньше каждое обращение отправлялось официальным бумажным документом от общепрофильных специалистов до экспертов области, каждый раз задерживаясь «на столе» руководителей;
• теперь обращение напрямую направляется профильному специалисту, а его копия – руководителю (в специальную контрольную таблицу).

Сроки обработки сократились почти в два раза.

Пример 2

В фирме имелась проблема с формированием отчетов по внутренним договорам. Процесс не был построен и вызывал непонимания. Качество итога работы не было удовлетворительным.

Оптимизирование происходило в 3 этапа:

1. Разработалась новая форма отчетности, удовлетворяющая стандарты законов, но не требующая  внесения масштабных сведений (только дата внесения, номер документа и подпись). Другими словами избавились от необходимости ежемесячного подбора документов и написания текстов.
2. Выбранная форма согласована с каждым участником.
3. Согласованная была внедрена работу.

Ситуации, требующие оптимизирования, не всегда бывают такими простыми. Например, оптимизировать порой необходимо работу в нескольких подразделениях.

Пример 3

Фирма A изготавливает спортивные товары и снаряжения для отдыха.

На основе проведенного анализа текущего положения на рынке в фирме были сформулированы следующие задачи:

1. Минимизация издержек до 25 Евро в среднем на продукт.
2. Производство и доставка товара продукта по заказу потребителя в течение 5 суток с момента принятия заявки в магазине.
3. Поддержание номенклатуры товаров в объеме 1300 штук.

Руководство фирмы приняло предложение по изучению и модернизации процессов и, как результат проведенного анализа, сформировало соответствующие цели. Для достижения требуемых результатов было необходимо не только радикальным образом модернизировать процесс прохождения заявки, но и внести поправки в разработки товаров, организацию деятельности на участке монтажа, изменить функции сотрудников и организовать деятельность по сбыту. 

Методы оптимизации бизнес-процессов

Методы оптимизации бизнес-процессов могут быть различными, в зависимости от решения обнаруженных проблем. Представленная схема показывает возможные подходы по их улучшению.

Для каждого этапа необходимо выполнить определенное действие.