Акт на списание материалов – что это такое и как его подготовить

Материально-производственные запасы и процедура их списания

Активы организации, которые используются как ресурсы для производства товаров, выполнения работ, оказания услуг клиентам, для потребностей самого предприятия – все это называют материально-производственными запасами или товарно-материальными ценностями. Необходимость отражать такие ресурсы в бухгалтерском учете регламентирует ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утвержден Приказом Минфина от 15 ноября 2019 года №180н).

К материально-производственным запасам любых организаций относятся следующие элементы:

1. Материалы и сырье – объекты, которые участвуют в производстве той или иной продукции.
2. Готовые товары, полученные в результате производственных процессов – реализуются на рынке без дополнительных финансовых затрат, поскольку они прошли через все основные этапы производства, отраженные в нормативных документах предприятия.
3. Незавершенное производство – объекты производства еще не завершены, поэтому не обладают конкретными потребительскими свойствами и не могут быть выпущены на рынок.
4. Запасы, которые компанией не используется, а хранятся на складе.

Работа бизнеса вне зависимости от отрасли его деятельности базируется на использовании различных материальных ценностей и ресурсов. Однако при возникновении тех или иных обстоятельств бизнес сталкивается с необходимостью списать материалы. Именно в этом случае и составляют акт на списание материалов, будь эта сфера строительства, сельского хозяйства производства или любые другие отрасли.

Существует ряд наиболее распространенных причин, по которым компания может организовать списание товарно-материальных ценностей. В первую очередь в акте на списание указывают следующие причины:

1. Бизнес продает собственные материалы и ресурсы физическим или юридическим лицам.
2. Материально-производственные запасы претерпели моральное устаревание.
3. Материалы стали непригодны для эксплуатации в связи с истечением сроков их хранения.
4. Были выявлены факты порчи материалов и ресурсов (хищение, аварийные ситуации, стихийные бедствия).
5. Материалы были запущены в производство.

Все вышеперечисленные операции необходимо оформить в бухгалтерских документах, а также составить акт о списании материально-производственных запасов. При этом компании имеют право составлять акт в произвольной форме либо пользоваться унифицированным вариантом для предприятий государственного сектора, согласно приказу Минфина РФ от 30 марта 2015 года №52н.

На что обратить внимание при покупке оборудования

Николай Витязев, эксперт Системы Генеральный Директор

В решении Системы Генеральный Директор – три шага, которые сведут к минимуму риски при покупке оборудования. Рекомендации основаны на практическом опыте российских управленцев.

Как закупить оборудование

Как организовать процедуру списания материалов

В бухгалтерском учете для списания материалов обращаются к ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», в котором, согласно пункту 16, предусмотрены три методики для списания. Они ориентированы на среднюю себестоимость каждой единицы товаров, среднюю себестоимость всей продукции, а также себестоимость первых по моменту приобретения материально-производственных запасов.

В налоговом учете действуют идентичные методы списания, что отражено в статье 254 «Материальные расходы», пункта 8 Налогового Кодекса РФ.

1. Метод средней себестоимости единиц товаров. При использовании данного метода форма продукта не играет важной роли: любая единица может быть подобрана в зависимости от потребностей самого предприятия, однако в большинстве случаев используется дробление на равные части – килограммы, штуки, коробки.
2. Метод средней себестоимости продукции. Такой подход к списанию материалов считается наиболее распространенным среди большинства компаний, поскольку он позволяет охватить большое количество объектов за короткий срок. Средняя стоимость рассчитывается на основании общей цены потерянных материалов.
3. Метод ФИФО. Еще один способ, который приобретает популярность в силу своей высокой эффективности, поскольку включает все затраты при расчете себестоимости: приобретение ресурсов и их переработка, приобретение услуг, выплата заработной платы сотрудникам.

Для того, чтобы организовать списание материальных ценностей, организации понадобится созвать особую комиссию, в состав которой будут входит ответственные лица из различных подразделений. Их главная функция – своевременно находить любые повреждения, браки и дефекты техники, инструментов, инвентаря и оборудования, которые принимают участие в производстве конечной продукции. Зафиксировав их, комиссия переходит к составлению акта.

Списание материально-производственных запасов происходит по следующему алгоритму:

• Шаг 1. Создание комиссии, в которую входят ответственные за материальные ценности сотрудники из внутренних подразделений предприятия, а также его руководитель, если есть такая необходимость.
• Шаг 2. Издание приказа о создании комиссии, где перечисляют все лица, входящие в состав комиссии, а также делают ссылку на указание составить перечень материально-производственных ценностей организации, которые будут списаны.
• Шаг 3. Исследование ценностей комиссией, а также определение конкретных причин списания – возникновение дефектов, естественное снижение количества материалов. Во время исследования важно также определить, кто является виновником возникновения браков, и какие действия понадобится предпринимать по отношению к списанным материально-производственным запасам.
• Шаг 4. Исследование и анализ документов комиссии. Речь идет о тех документах, которые свидетельствуют о текущем состоянии материалов – отчеты, затрагивающие финансовое состояние, расходы организации, ее калькуляцию.
• Шаг 5. Составление акта на списание материалов, где приведены все вышеперечисленные данные, а также есть подписи каждого из членов комиссии. Впоследствии такой акт передают на утверждение руководителю компании.
• Шаг 6. Организация всех необходимых проводок бухгалтером, а также проставление собственных бухгалтерских отметок в финансовых документах и отчетах.
• Шаг 7. Уничтожение списанного имущества и осуществление контроля над этой процедурой со стороны комиссии, если в этом возникает необходимость.

Важно учитывать, что провести списание материально-производственных запасов можно только в том случае, если у бизнеса есть на это основания и документальные подтверждения. Организовывать такой процесс без веских оснований невозможно. В качестве подтверждающих документов могут использоваться отчеты о произведенных товарах за определенный промежуток времени, отчеты об использованных бизнесом ресурсах, документы, подтверждающий расход материалов свыше нормы и его обоснование, калькуляция по нормам материальных затрат для производства единицы продукции, а также другие вспомогательные учетные документы.

Перед проведением списания материально-производственных ценностей предприятия необходимо организовать инвентаризацию. Далее рассмотрим, как составить акт о списании материалов, кто его подписывает, и кем он утверждается.

Как составить акт на списание материалов

Российское законодательство не регламентирует использование унифицированного образца для составления акта на списания материалов, поэтому компания имеет право самостоятельно сформировать его образец, который впоследствии понадобится подтвердить через выпуск отдельного приказа главы предприятия. При этом важно учитывать, что форма акта также может быть представлена как приложение к учетной политике компании.

Акт на списание материалов – это документ бухгалтерского учета, поэтому, несмотря на отсутствие унифицированной формы, в соответствии с законодательством, в бланке понадобится указать обязательные реквизиты (согласно Федеральному закону №402 «О бухгалтерском учете»). К ним относятся:

• Наименование документа, номер и дата его составления: «Акт №… о списании материальных запасов».
• Наименование организации и ее ИНН.
• Структурное подразделение и материально ответственное лицо.
• Состав комиссии (ФИО и должность каждого из них).
• Ссылка на приказ (распоряжение) о назначении состава комиссии.
• Содержание акта: материальные запасы, их порядковый номер и наименование; единица измерения; фактические израсходованные материально-производственные запасы (количество, стоимость единицы и общая сумма), направление расходов, а также дебет и кредит.
• Общая сумма списанных материалов в соответствии с актом.
• Подпись руководителя организации.

Документ составляют либо на простом листе бумаги А4, но компания также может воспользоваться собственным фирменном бланком. Ставить печать не требуется, поскольку акт списания – это документ, который относится к внутреннему документообороту предприятия.

В акте подробно описывают и раскрывают весь перечень списываемых материально-производственных материалов, в том числе причину их списания, их количество, поштучную и общую стоимость. После того, как все эти данные внесены, каждый из членов комиссии ставит собственную подпись, заверяя информацию. Акт о списании материалов утверждается руководителем организации.

Как оценить эффективность управления запасами

Неэффективное управление запасами оборачивается для компании либо дополнительными затратами на хранение и обездвиженными в складских остатках деньгами, либо недополученной прибылью. Узнайте из решения Системы Генеральный Директор, как определить степень эффективности управления.

Как оценить

Такому документу присваивают юридический статус в связи с тем, что, используя его, сотрудники отдела бухгалтерии отражают балансовую стоимость списанных материалов и исключают прибыль в связи с их утратой. Такие данные используются в налоговом учете компании.

В основной части акта списанные материально-производственные запасы приводятся в таблице, состоящей из таких важнейших деталей, как стоимость единицы продукции и ее общая стоимость, количество и единица измерения. В отдельном столбце указывают следующие бухгалтерские проводки для списания материалов:

Отдельно строить рассмотреть два направления в предпринимательстве – это строительство и сельское хозяйство, поскольку эти отрасли обладают специфическими чертами при оформлении. Так, при составлении акта на списание материалов в строительстве понадобится использовать целый ряд документов для подтверждения процедуры. К ним относятся:

1. Ежемесячные отчеты о расходе материально-производственных материалов.
2. Локальные и объектные сметы, в которых указан сметный расход ресурсов в зависимости от видов работ.
3. Отчеты, предоставленные материально ответственными лицами (прорабы, мастера, руководители участков).
4. Производственные нормы расхода основных строительных материалов, которые были утверждены руководством организации.
5. Журналы учета выполненных работ в каждом строительном объекте.

Еще одна особенность строительной сферы состоит в том, что она требует ежемесячного анализа израсходованных материалов открытого хранения – это песок, гравий, щебень и другие виды сыпучих материалов, используемых строительными организациями. Поскольку их расход не оформляют в течение месяца, то для того, чтобы определить фактический расход таких материалов, понадобится организовать инвентаризацию. Именно ее результаты будут использованы при списании материально-производственных запасов.