Кадровое планирование персонала

Вы узнаете:

• Для чего проводится кадровое планирование.
• Что такое краткосрочное и долгосрочное кадровое планирование.
• Какие этапы проходит кадровое планирование.

Кадровое планирование персонала – это деятельность компании, целью которой является обеспечение нужного количества рабочих мест в нужное время, в соответствии с квалификацией, способностями и склонностями сотрудников, а также требованиями, которые предъявляет организация.

Кадровая политика предприятия требует периодической доработки и корректировки. Цели организации могут меняться. Само же кадровое планирование персонала, в сущности, является комплексной задачей и зависит от множества переменных – потребительского спроса, национальной и интернациональной конкуренции, инноваций, вмешательства в бизнес со стороны государства и прочих причин.

Кадровая политика IKEA и Burger King

Успех компании во многом зависит от того, способны ли сотрудники решать поставленные перед ними задачи. Это напрямую связано с тем, как в компании взаимодействуют руководители и подчиненные, как построена система мотивации и кадровая политика. 

Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий директор», какие виды кадровой политики используют компании, завоевавшие мировое признание.

Узнать больше

Первое, что нужно сделать – сформулировать задачи предприятия в области выпускаемой продукции, рынков сбыта и т.д.

Задачи кадрового планирования

С точки зрения производства, к задачам кадрового планирования можно отнести:

• Предоставление организации работников, которые требуются для достижения ее целей в данный момент времени.
• Урегулирование соответствия заданий.
• Обеспечение заданного уровня квалификации всех сотрудников.
• Мотивация деятельности исполнителей для более эффективного их участия в деятельности предприятия.

Перечисленные задачи решаются с помощью тщательного планирования персонала. В целом же эффективное планирование кадровых ресурсов отвечает на несколько простых вопросов:

• Какое количество работников могут потребоваться, когда и где это может произойти и какова должна быть их квалификация.
• Каким образом можно привлечь новых сотрудников, сократить старых или оптимизировать имеющихся.
• Как получить максимальную эффективность от использования сотрудников согласно их способностям, квалификации, мотивации.
• Как предоставить работникам оптимальные условия для дальнейшего развития.
• Сколько придется заплатить, чтобы воплотить в жизнь все мероприятия.

Виды кадрового планирования

По срокам планирование кадровой работы организации бывает:

1. Долгосрочное – от трех лет.
2. Краткосрочное – до года.

Иногда выделяют среднесрочное планирование – от года до трех.

Долгосрочное планирование

При долгосрочном кадровом планировании в организации оценивается спрос на труд, перспективные возможности предложения, внешнюю среду. Взаимодействие всех перечисленных факторов приводит к составлению плана человеческих ресурсов, в котором указывается, какое количество каких сотрудников потребуется в будущем.

В плане человеческих ресурсов прописывается следующая информация:

• Список мест и должностей, которые могут возникнуть, измениться или исчезнуть.
• Вероятность необходимости переподготовки или перестановки сотрудников.
• Вероятность и необходимость изменений на уровне руководящего состава, причем как среднего, так и высшего уровня.
• Требуется ли сотрудникам профессиональное обучение.
• Нужно ли набирать, сокращать или увольнять персонал.
• Меры, разработанные для устранения проблем, связанных с дефицитом или избытком сотрудников.
• Обратная связь при необходимости внесения корректировок в план.

Краткосрочное планирование

В основе краткосрочного кадрового планирования кадрового резерва лежит оперативный план, рассчитанный не более чем на год. На практике такой план встречается гораздо чаще, чем план человеческих ресурсов, рассмотренный выше.

Оперативный план работы с персоналом – это детализированный по ряду признаков план с тщательной проработкой оперативных действий с обоснованием и расчетами. Детализация осуществляется по времени (день, месяц, квартал), объекту (рабочее место, цех, предприятие в целом), структуре (наем, адаптация, переподготовка).

При разработке оперативного плана составляются анкеты, отражающие следующую информацию:

• Постоянный штат работников (ФИО, возраст, место проживания, дата поступления на работу).
• Структура персонала (удельный вес квалифицированных, неквалифицированных работников, инвалидов, мужчин, женщин и т.д.)
• Текучесть кадров.
• Непредвиденные временные затраты из-за простоев или болезней.
• Длительность рабочего дня – наличие сотрудников, оформленных на полставки, работающих в ночную смену, частично занятых и т.д.
• Заработная плата сотрудников – структура, надбавки, оплата в соответствии с тарифом и сверх него.
• Социальная политика компании.

Планирование потребности в персонале

Основной этап разработки кадрового планирования работников – планирование потребности в сотрудниках. Для этого нужно оценить информацию об имеющихся в наличии и запланированных на будущее рабочих местах, запланированных организационно-технических мероприятиях, плане замещения освободившихся должностей, штатном расписании.

Планирование потребности ведется по четырем категориям сотрудников. В отношении каждой из этих категорий руководство компании должно принимать совершенно определенные управленческие действия.

1. Действующий персонал. Это сотрудники, которые выполняют свои должностные обязанности в данный момент времени. Руководство компании должно:
1. оценивать производительность их труда;
2. распределять по участкам;
3. повышать квалификацию сотрудников всеми доступными способами;
4. Выплачивать достойную заработную плату и использовать иные способы мотивации;
5. Обеспечивать карьерный рост отличившимся сотрудникам.
2. Новички. Работники, только что пришедшие в компанию и еще не акклиматизировавшиеся. В отношении них компания предпринимает следующие шаги:
1. наем и отбор;
2. введение в должность. Знакомство с должностными обязанностями, первичный инструктаж на рабочем месте;
3. условия заключения контрактов;
4. адаптация. Сотрудник должен понять, подходит ли ему это место работы, и сможет ли он эффективно выполнять свои обязанности;
5. обучение. Обучением может заниматься как сторонняя компания, специализирующаяся на проведении тренингов, так и более опытный работник, обучающий новичка без отрыва от производства.

Как передавать знания новым сотрудникам

Обучение на рабочем месте – недорогое и оперативное. Работник учится именно тому, что ему может пригодиться в повседневной работе. Ключевые методы обучения без отрыва от производства – инструктаж, постепенное усложнение заданий, ротация, подключение работников к основному производственному процессу в качестве ассистентов, делегирование части функций.

Обучение в тренинговом центре считается более эффективным, но при этом придется смириться с определенными финансовыми затратами и отсутствием сотрудника на рабочем месте. К главным методам обучения относятся лекции, деловые игры, конференции, семинары.

3. Потенциальные сотрудники – те, кто заинтересовал руководство, но еще не работает в компании.
1. наем;
2. внешние связи. Компания должна знать, как можно связаться с потенциальным сотрудником при необходимости, и есть ли у него наработанные контакты;
3. оплата труда и бонусы. Потенциального сотрудника нужно заинтересовать. Для этого используются высокая заработная плата по умолчанию и интересные бонусы для персонала.
4. Сотрудники, покинувшие организацию. Текучесть персонала может происходить по разным причинам. В частности, вследствие выхода на пенсию отдельных сотрудников или по инициативе самой администрации. Нужно проанализировать, насколько оправдана текучесть, которая есть на данный момент на предприятии.

Во сколько обходится текучесть кадров и как ее снизить

Одним из главных вопросов, которые придется решать при планировании кадрового обеспечения на предприятии – трудовая адаптация. В процессе работник и компания приспосабливаются друг к другу, работник «встраивается» в новые для себя условия труда. Существует два направления трудовой адаптации:

Достоинства кадрового планирования

Среди основных плюсов системы кадрового планирования можно выделить:

• Готовность компании к изменениям внешней среды.
• Благодаря анализу будущих потребностей, компания находит новые эффективные способы управления кадровым планированием.
• Тщательное планирование позволяет избежать дефицита и избытка работников.
• Возможность создания эффективных программ обучения сотрудников.
• Возможность критически оценивать достоинства и недостатки сотрудников и кадровой политики компании.
• Возможность уйти от дублирования функций отдельных сотрудников и обеспечить их координацию в процессе работы.

Проблема дефицита кадров: причины и пути решения

Методы кадрового планирования

В стратегии кадрового планирования можно выделить количественные и качественные показатели. Количественное кадровое планирование использует три основных метода:

1. Балансовый. Располагаемые ресурсы соответствуют запланированным потребностям. План можно представить в виде двухсторонней бюджетной таблицы, в разных частях которой отражаются источники кадровых ресурсов, в другой – распределение.
2. Нормативный. Принцип метода заключается в том, что в план на заданный период должны включаться нормативы затрат ресурсов на единицу производимого продукта.
3. Статистический. Определяется зависимость отдельно взятого показателя от остальных.

В качественном планировании также можно выделить три основных метода:

1. Экспертная оценка. Привлекается собственный либо сторонний эксперт. В этом качестве может выступать специалист в области кадрового планирования либо руководитель с солидным стажем. Он анализирует планирование, выделяет проблемы, определяет переменные и величины, которые на них влияют. На основании экспертных рекомендаций формируются цели кадрового планирования организации.
2. Групповые оценки. Создаются рабочие группы. Внутри этих групп создаются планы мероприятий, направленные на решение конкретных задач.
3. Метод Дельфи. Смесь экспертного и группового подхода. Проводится опрос ряда независимых экспертов, затем результаты обсуждаются и анализируются в группе. На основе анализа и обсуждения принимаются определенные решения.

Этапы кадрового планирования

Планирование кадровых ресурсов на предприятии проводится в несколько этапов.

Планирование расходов на персонал

Доля затрат на персонал в себестоимости производимой продукции постоянно увеличивается. Это является следствием нескольких факторов:

• Нет непосредственной зависимости между производительностью труда работников и расходами на персонал.
• При внедрении инновационных технологий меняются требования к квалификации сотрудников. Возможно, их придется обучать или вводить новые штатные единицы. Как следствие, кадровые затраты увеличиваются.
• Внешние факторы – изменение трудового законодательство, повышение цен на социально значимые товары, появление новых налогов и тарифов.

При планировании кадровых затрат учитываются такие статьи, как основная и дополнительная зарплата, страховые отчисления, командировочные и служебные расходы, затраты на переподготовку работников.

При большой текучести кадров в компании появляются непредвиденные статьи расходов. Придется искать новых сотрудников, инструктировать и обучать их. Оставшиеся работники начинают работать сверхурочно, соответственно, растет оплата их труда, увеличивается производственный травматизм, брак и т.д. В конечном счете увеличиваются расходы на персонал, вследствие чего растет себестоимость и снижается конкурентоспособность продукции.